MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Die Ablage

Quelle:
Katharina Münk für working@office – das Magazin für professionelles Büromanagement

Die Ablage – Sind Sie eine Hochstaplerin?

Ablage, ein Thema, das uns auch im digitalen Zeitalter in mehr oder weniger großen Abständen beschäftigt, wie ein sich näherndes Tiefdruckgebiet über den Azoren. Am besten, man erwähnt es erst gar nicht... Aber dafür gibt es ja meine Kolumne. Also Augen zu und durch. Außerdem ist Ferienzeit. Ferienzeit ist Ablage-Zeit: Wenn der Chef mit dem Plastik-Eimerchen des Juniors im Schlick am Strand sitzt, stehen wir vor den Schränken.

Beginnen wir mit der grundsätzlichen Frage: Wen soll man eigentlich für die Ablage verantwortlich machen? Wo steckt die Wurzel des Übels? Bei Johannes Gutenberg? Bill Gates? Ablage geht und kommt wie das Wetter, analog wie digital, und ihre Ursprünge reichen weit zurück. Hat Nero Rom in Brand stecken lassen, weil er ganz einfach die ganzen Akten nicht mehr sehen konnte? Wenn ja, dann hat das nicht lange vorgehalten. Noch heute sichten, sortieren, entfernen wir Blätterberge von Schreibtischen und Sideboards, von Fensterbänken und Fußböden. Wir sind die Ghostbusters des Papiers. Parallel filtern wir überfüllte Mail-Accounts wie Walhaie den Indischen Ozean. Ja, auch wenn es um Ablage geht, sind wir in fast allen Elementen zu Hause.

Wir stellen uns dieser Mission mit durchaus unterschiedlich ausgeprägtem Elan. Die Speerspitze bilden Kolleginnen mit einer wahrscheinlich angeborenen Liebe zu Ordnung und Struktur – die Sofort-Abhefterinnen. Ihnen ist der intuitive Griff zu Locher und Ordner in Fleisch und Blut übergegangen. Da mag das digitale und analoge Chaos unserer reizüberfluteten, schnellen Welt um sie herum toben – sie heften ab, mit der Überzeugung "Ich hefte, also bin ich" – oder ganz pragmatisch – "Was weg ist, ist weg." Dass das Ablegen eines Schriftstücks sage und schreibe sechzehn Mikro-Arbeitsschritte erfordert, die in derselben Anzahl nochmals anfallen, wenn der Chef zwei Stunden später "den Bericht von eben" noch einmal braucht, nehmen Sofort-Abhefterinnen achselzuckend in Kauf.

Eine weitere Spezies sind die Hochstaplerinnen, die Ablage aufschichten und vor sich her schieben wie die nächste Parodontose-Behandlung. Sie leben und arbeiten im Hier und Jetzt, vielleicht auch ein bisschen in der Zukunft. Aber auf gar keinen Fall in der Vergangenheit. Für Ablage, wenn sie denn schließlich unumgänglich geworden ist, werden ganze Tage geblockt, flache Schuhe und Jeans angezogen, als gelte es, den Dachboden einer Gründerzeitvilla zu entrümpeln. Da werden Mulden ins Büro gerollt und Ordner auf dem Fußboden verteilt, Handflächen knallen auf Tacker und donnern nieder auf Locher, Ordnerklemmhebel werden aufs Papier gepresst, als gelte es, das absolute Luftvakuum zu schaffen.

Die meisten von uns werden Ablage-Mischtypen sein, doch für fast alle gilt: Ablage ist letztendlich befreiend, aufgestaute Energie entweicht. Feng Shui fürs Büro. Solange es noch keine Such-App oder Suchfunktion für Papier in Schränken und Containern gibt, kommen wir nicht herum um aufgekrempelte Ärmel. Doch was nutzt ein 1A aufgeräumtes, nahezu papierfreies Büro bei fünftausend Mails im Posteingang. Was nutzt das ausgefeilteste Ablagesystem, wenn im Büro nebenan jemand sitzt, der Sammler ist, wo er doch von Natur aus eigentlich Jäger sein sollte? Der zu Häufchenbildung neigt und parallel sechzig Mails bekommt, kaum, dass man ihn eine Stunde allein im Büro lässt? Der an ausgedruckten E-Mails hängt, als könne man daraus ein Netz mit doppeltem Boden basteln. Der sagt: "Print first and think later." Das gute alte Ablagekörbchen hat ja oft schon längst ausgedient. "Mein Material passt in keine Körbchengröße dieser Welt", hat ein Chef irgendwann mal zu mir gesagt.

Ich habe einer Assistentin einmal geraten, sich alle zwei Wochen gleich morgens von 08:00 bis 09:00 Uhr ein Zeitfenster für Ablage zu schaffen, um anschließend befreiend den Tag angehen zu können. Ihr Chef hatte leider parallel dieselbe Idee, nur anders herum – er trennte sich zeitgleich von fünfhundert Mails, ließ aber etwa fünfzig Anhänge sicherheitshalber nochmals ausdrucken. Tja, so sieht das Rad des Lebens aus, auch ablagetechnisch. Sie sind nicht allein!

Die MAPPEI-Methode erleichtert Ihnen die Ablage enorm! Sie sparen Zeit und arbeiten deutlich entspannter! Jetzt testen!


Aktuelle Buchempfehlung:

zurück
Nach oben