MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Ihr individuelles Ordnungssystem für eine einheitliche Organisationsstruktur

Arbeitsplatzorganisation mit MAPPEI

Probleme einer nicht einheitlichen Organisation

Es mag sein, dass sich manche Menschen auch in einer objektiv betrachtet chaotischen Ablage zurechtfinden. In einigen Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die auch aus den höchsten Papierstapeln bei Bedarf sofort das gesuchte Dokument herausziehen können ("Das Genie beherrscht das Chaos"). Das ist jedoch eher die Ausnahme! Dies kann im Einzelfall funktionieren, wenn alleine gearbeitet wird. Probleme treten aber spätestens auf, wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen Schriftstücke zugreifen müssen. Eine bekannte Situation sind Vertretungsfälle. Was tun Kollegen, wenn das "Genie" auf Dienstreise ist, Urlaub hat oder krankheitsbedingt ausfällt? Häufig beginnt dann das große Suchen. Schnell entsteht Ärger auf den Kollegen, dessen Papierberge durchwühlt werden müssen...

Organisation für die gesamte Abteilung

Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Ordnungssystem, das genau den Anforderungen Ihrer Abteilung entspricht. Hierbei wird Ihre Organisationsstruktur berücksichtigt und analysiert, welche Wege die Dokumente in Ihrem Unternehmen gehen. Anschließend wird ein möglichst einfacher Aktenplan speziell für Ihre Abteilung bzw. Ihr Unternehmen erstellt.

Vorteil einer einheitlichen Organisation in der gesamten Abteilung

Durch ein einheitliches, und dennoch individuelles Ablagesystem sowie Regeln für das Anlegen und das Nutzen von Akten stellen Krankheits- und Urlaubsvertretungen kein Problem mehr dar. Auch am Arbeitsplatz der Kolleginnen und Kollegen werden alle Unterlagen schnell gefunden.

Bei Verwendung der MAPPEI-Methode werden alle Unterlagen in Ordnungsmappen eingelegt, die farblich eindeutig gekennzeichnet sind. So können Sie gezielt auf die gerade benötigten Unterlagen zugreifen, anstatt zeitaufwändig Ordner zu wälzen.

Für die Dokumente werden schon vor der eigentlichen Bearbeitung Ordnungsmappen angelegt. Der große Vorteil: Während der gesamten Bearbeitungsphase, in der Ablage am einzelnen Arbeitsplatz, in der Wiedervorlage und sogar im Archiv profitieren Sie von der einmal geschaffenen Ordnung. Die Unterlagen können in der Ordnungsmappe bleiben und müssen nicht umsortiert werden. Bei Bedarf können sie sogar ohne zusätzlichen Aufwand aus dem Archiv in die Bearbeitung zurückgeführt werden.

Einheitliche Organisation mit MAPPEI

"...Durch MAPPEI müssen Akten nicht mehr gesucht werden, und die Arbeitszeit wird effektiver genutzt. Aufgrund der hohen Transparenz des Ablagesystems und der Wiedervorlagen sind Vertretungen viel einfacher geworden..."

(Asklepios Klinik Harburg)

Projektbericht Asklepios

"...Insbesondere in der Neustrukturierung der Abteilungen haben Sie kompetente Lösungen vermittelt und gemeinsam mit uns aufgebaut. Das System hat sich in allen Bereichen bewährt und unsere Erwartungen vollends erfüllt..."

(Wagener Technik GmbH, Kassel)

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