MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Das Wiedervorlagesystem von MAPPEI: die Lösung für Ihre Wiedervorlage

Das übersichtliche Wiedervorlagesystem von MAPPEI

Die Wiedervorlage von MAPPEI hilft Ihnen Ihre Terminverwaltung in den Griff zu bekommen.

Wie organisieren Sie Ihre Wiedervorlage?

Wir speichern täglich eine Menge Termine und Aufgaben. Viele Menschen versuchen, sich mit Kalendern zu entlasten und notieren dort wichtige Termine und Aufgaben. Das ist unübersichtlich und aufwendig. Kommt es zu Terminverschiebungen, wird durchgestrichen, überschrieben oder neu eingetragen. Die Vorgänge zu den Terminen liegen irgendwo.

In zahlreichen Büros wird auch mit Wiedervorlagen in Pultordnern oder Hängemappen gearbeitet, in denen die Dokumente verschwinden. Kommt es zu Rückfragen, muss oft die gesamte Wiedervorlage durchgeblättert werden. Das kostet Zeit!

Das übersichtliche Wiedervorlagesystem von MAPPEI bietet Ihnen die Lösung.

Die Wiedervorlage von MAPPEI wird sinnvoll nach Monaten und Tagen gegliedert (mit Hilfe von Leitkarten oder PVC-Wiedervorlagemappen). Mit dieser klaren Einteilung können Sie Ihre Dokumente, die übersichtlich in Einzelvorgänge strukturiert und eindeutig beschriftet sind, termingenau einsortieren.

Durch das rollierende System steht immer der aktuelle Monat und Tag ganz vorn. Sie sehen auf einen Blick, was heute zu tun ist, und die benötigten Unterlagen sind sofort griffbereit. Am Ende des Tages wird die Tages-Leitkarte bzw. PVC-Wiedervorlagemappe hinter die des Vortages im Folgemonat gestellt. So stehen am nächsten Tag wieder die aktuellen Vorgänge vorn. Falls Vorgänge erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden, werden die Mappen hinter die entsprechende Monats-Leitkarte bzw. PVC-Wiedervorlagemappe gestellt.

Der große Vorteil der Wiedervorlage und Terminverwaltung von MAPPEI:

Alle Vorgänge sind unabhängig vom Termin sichtbar und sofort über die Reiterfarbe und die alphabetische oder numerische Ordnung zu finden. So haben Sie alle Dokumente direkt im Zugriff und sind auch bei unvorhergesehenen Zwischenfragen immer auskunftsfähig.

Beispiel für die Wiedervorlage mit MAPPEI:

Sie schreiben ein Angebot für einen Kunden. Nach 10 Tagen soll der Kunde angerufen werden, um ein Feedback und möglichst den Auftrag zu erhalten. Der Ausdruck bzw. die Kopie des Angebotes wird in eine Ordnungsmappe gelegt. Die Mappe wird mit einem Reiter, auf den der Kundenname geschrieben wird, gekennzeichnet. Nun wird die Mappe 10 Tage weiter terminiert und hinter die entsprechende Leitkarte/PVC-Mappe gestellt. Durch das rollierende System erscheint die Mappe nach 10 Tagen ganz vorn in der Wiedervorlage. So ist sichergestellt, dass Sie nichts mehr verpassen.

Falls sich der Kunde aber schon vorher meldet und Rückfragen zum Angebot hat oder bereits den Auftrag erteilen möchte, haben Sie den Vorgang sofort zur Hand - ohne den gesetzten Termin für das Nachtelefonieren kennen zu müssen. Dank der alphabetischen und farbigen Kennzeichnung sowie die Reiterplatzierung ist der Vorgang über den Kundennamen sofort zu finden. Die direkte Auskunftsfähigkeit wird den Kunden sicherlich beeindrucken.

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„…Die Terminierung von Projekten, Sitzungen etc. lässt sich jetzt ohne Papierberge auf dem Schreibtisch bewältigen und man findet jeden Vorgang schnell und er ist terminlich übersichtlich abgelegt…“

(RUDOLF WÖHRL AG)

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