MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Aktenplan: Effizienter durch einheitliche und einfache Ablageregeln

Der MAPPEI-Aktenplan hilft Ihnen die Übersicht zu behalten

Nutzen Sie für Ihre Ablage einen einheitlichen und einfachen Aktenplan?

Oder kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor: Sie suchen dringend einen bestimmten Aktenvorgang und er ist nicht direkt auffindbar? Dann ist Ihr Aktenplan und somit Ihr System für die Aktenverwaltung und -bearbeitung zu unübersichtlich und nicht effizient.

Mangelnde Übersicht schränkt Ihre Arbeitsleistung enorm ein. Ohne einen einheitlichen und einfachen Aktenplan und ohne ein logisches Ablagesystem werden Sie immer wieder feststellen, wie mühsam die Suche nach Dokumenten ist. Der MAPPEI-Aktenplan hilft Ihnen die Übersicht zu gewinnen und zu behalten – ganz einfach und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten! Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre logisch aufgebauten Themen optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet.

Aktenplan mit MAPPEI

 

Eine optimal funktionierende Aktenorganisation benötigt einheitliche Regeln – und genau so funktioniert die MAPPEI-Methode. Wer sich einen guten und eindeutigen Aktenplan erarbeitet hat, nach dem die Unterlagen abgelegt werden, kann wesentlich schneller auf benötigte Dokumente zugreifen. Dies verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzorganisation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team. Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen geteilt und "zugänglich" gemacht wird. All dies macht Sie leistungsfähiger und effizienter!

Wie erstellt man einen solchen Aktenplan?

Entwerfen Sie – am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter/innen – einen abteilungsübergreifenden Aktenplan mit Ihren Ablageregeln. Entwickeln Sie die Ablagestruktur aus Ihrer Berufspraxis heraus. Legen Sie zuerst Hauptthemen fest. Diese Einteilung sollte sich an Ihren individuellen Anforderungen, z. B. an den charakteristischen Betriebsabläufen Ihres Unternehmens orientieren:

  • Kernprozesse (z. B. Vertrieb, Produktion, Service)
  • Stützprozesse (z. B. Einkauf, Aus- und Weiterbildung, Liquiditätsplanung)
  • Führungsprozesse (z. B. strategische Unternehmensentwicklung, Qualitätspolitik)

Das Gute: MAPPEI lässt Sie hierbei nicht allein!

Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung Ihrer individuellen Ablagestruktur!

Bei großen Organisationen erstellen wir gern mit Ihnen einen für Ihr Unternehmen passenden und übersichtlichen Aktenplan. Hiermit können Sie Ihre Dokumente und deren Ablage strukturieren. Wir machen uns zunächst ein Bild von Ihrer aktuellen Organisation und analysieren ggf. einen bereits vorhandenen Aktenplan. Dabei wird die Organisation an den einzelnen Arbeitsplätzen, in den Abteilungen und ggf. auch in Ihrem Archiv berücksichtigt. Es werden zudem Ihre persönlichen Anforderungen an eine optimale Ablage erfragt.

Berücksichtigt werden dann nur die Bereiche, die für Sie tatsächlich relevant sind. Mit dem Aktenplan werden alle Vorgänge nach Funktionen und Unterfunktionen strukturiert. Dahinterliegende Akten sind durch klar definierte Bezeichnungen schnell identifizierbar und durch eine einheitliche Farbcodierung in der Papierablage sofort zu finden. Die geschaffene Struktur lässt sich bei Bedarf auch in die EDV bzw. digitale Ablage übertragen.

Vorteile eines einheitlichen und einfachen Aktenplans:

  • einheitliche Aktenkennzeichnung für alle Bearbeitungsstellen (abteilungs- oder firmenspezifisch)
  • bessere Übersicht und Arbeitsplanung für die zuständigen Mitarbeiter
  • gesteigerte Arbeitseffizienz durch optimierte und zeitsparende Dokumentenverwaltung
  • schnellere Aktenzugriffe über die gesamte Organisationseinheit
  • verbesserte Zusammenarbeit im Team durch objektiv nachvollziehbaren Informationsfluss
  • erleichterte Vertretungssituationen

Unser Ziel: ein möglichst einfacher Aktenplan, der für Sie und Ihre Mitarbeiter verständlich und praktikabel ist!

MAPPEI kann Ihnen einen einfachen Aktenplan für Ihre relevanten Bereiche anbieten. Aber wir können auch noch mehr: Ein Aktenplan sollte möglichst langfristig funktionieren und für das Unternehmen praktikabel sein. Er muss auch flexibel erweiterbar sein, da sich Strukturen und Aufgaben im Unternehmen im Zeitverlauf verändern. Unsere Beratung hilft Ihnen dabei, auch komplexe, mehrdimensionale Strukturen in Ihrer Ablage abzubilden.

Sprechen Sie uns einfach an! Wir unterstützen Sie gern bei der Erstellung Ihres individuellen Aktenplans!

 

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