MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Farbiger Aktenplan: Effizienter durch einheitliche und einfache Ablageregeln

Der MAPPEI-Aktenplan hilft Ihnen die Übersicht zu behalten

Nutzen Sie für Ihre Ablage einen einheitlichen und einfachen Aktenplan?

Oder kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor: Sie suchen dringend einen bestimmten Aktenvorgang und er ist nicht direkt auffindbar? Dann ist Ihr Aktenplan und somit Ihr System für die Aktenverwaltung und -bearbeitung zu unübersichtlich und nicht effizient

Mangelnde Übersicht schränkt Ihre Arbeitsleistung enorm ein. Ohne einen einheitlichen und möglichst einfachen Aktenplan und ohne ein logisches Ablagesystem werden Sie immer wieder feststellen, wie mühsam die Suche nach Dokumenten ist. Der MAPPEI-Aktenplan bzw. die MAPPEI-Farbstruktur hilft Ihnen die Übersicht zu gewinnen und zu behalten – ganz einfach und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten! Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre logisch aufgebauten Themen optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet. So einfach schaffen Sie eine effiziente und übersichtliche Ablageorganisation.

MAPPEI-Aktenplan bzw. Farbstruktur ("eindimensional")

Aktenplan mit MAPPEI

 

Eine optimal funktionierende Aktenorganisation benötigt einheitliche Regeln – und genau so funktioniert die MAPPEI-Methode. Wer sich einen guten und eindeutigen Aktenplan bzw. eine Farbstruktur erarbeitet hat, nach dem die Unterlagen abgelegt werden, kann wesentlich schneller auf benötigte Dokumente zugreifen. Dies verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzorganisation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team. Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen geteilt und "zugänglich" gemacht wird. All dies macht Sie leistungsfähiger und effizienter!

Wie erstellt man einen MAPPEI-Aktenplan bzw. eine Farbstruktur oder auch eine Ordnerstruktur?

Optimieren Sie Ihre Ablage, indem Sie gemeinsam mit allen Mitarbeitern eine einheitliche Ablagestruktur entwerfen. Ihren MAPPEI-Aktenplan entwickeln Sie aus Ihrer Berufspraxis heraus. Orientieren Sie sich dabei an abteilungsübergreifenden Strukturen oder an bereits genutzten Ordnerstrukturen. Legen Sie für alle übergeordneten Themenbereiche jeweils eine Farbe fest. Tragen Sie die Themen in die Farbkarte ein. Diese können Sie z. B. aufhängen, in Ihre Schreibtischunterlage schieben oder ganz vorn in eine Ordnungsbox stellen, damit Ihre Farbstruktur immer gut sichtbar ist.

Individuelle und komplexere Strukturen? Wir unterstützen Sie gern!

Bei großen Organisationen erstellen wir gern mit Ihnen einen für Ihr Unternehmen passenden und übersichtlichen Aktenplan. Komplexere Strukturen lassen sich z. B. auch mit einer zweidimensionalen Farbstruktur abbilden. Wir machen uns zunächst ein Bild von Ihrer aktuellen Organisation und analysieren ggf. einen bereits vorhandenen Aktenplan. Dabei wird die Organisation an den einzelnen Arbeitsplätzen, in den Abteilungen und ggf. auch in Ihrem Archiv berücksichtigt. Es werden zudem Ihre persönlichen Anforderungen an eine optimale Ablage erfragt.

Berücksichtigt werden dann nur die Bereiche, die für Sie tatsächlich relevant sind. Mit dem Aktenplan werden alle Vorgänge nach Funktionen und Unterfunktionen strukturiert. Dahinterliegende Akten sind durch klar definierte Bezeichnungen schnell identifizierbar und durch eine einheitliche Farbcodierung in der Papierablage sofort zu finden. Die geschaffene Struktur lässt sich bei Bedarf auch in die EDV bzw. digitale Ablage übertragen.

Vorteile eines einheitlichen Aktenplans bzw. einer Farbstruktur:

  • einheitliche Aktenkennzeichnung für alle Bearbeitungsstellen (abteilungs- oder firmenspezifisch)
  • bessere Übersicht und Arbeitsplanung für die zuständigen Mitarbeiter
  • gesteigerte Arbeitseffizienz durch optimierte und zeitsparende Dokumentenverwaltung
  • schnellere Aktenzugriffe über die gesamte Organisationseinheit
  • verbesserte Zusammenarbeit im Team durch objektiv nachvollziehbaren Informationsfluss
  • erleichterte Vertretungssituationen

Unser Ziel: ein möglichst einfacher Aktenplan, der für Sie und Ihre Mitarbeiter verständlich und praktikabel ist!

Wir unterstützen Sie und Ihr Unternehmen gern bei der Erstellung Ihres individuellen Aktenplans bzw. Ihrer Farbstruktur! Hier finden Sie unser Anfrageformular.

Gern lassen wir Ihnen auch eine am Rechner ausfüllbare Farbkarte (dynamische PDF) zukommen.

 

Einfache MAPPEI-Farbkarte

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B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation

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Beispiel einer zweidimensionalen Farbstruktur mit MAPPEI

Beispiel einer zweidimensionalen Farbstruktur

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