MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Hängemappen und bessere Alternativen

Hängemappen + Chaos

Organisieren Sie noch mit Hängemappen?

Die Hängemappe als Ordnungsmittel für Dokumente ist in der Bürowelt noch weit verbreitet – obwohl es bessere Alternativen gibt. Diese Form der Aufbewahrung wurde erstmals 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert. Weil Hängemappen aus relativ alterungsbeständigem Karton bestehen und sich in Hängeschränken einhängen lassen, eignen sie sich grundsätzlich für die Langzeitarchivierung von Dokumenten.

Hängemappen und Hängehefter gibt es in zahlreichen unterschiedlichsten Ausführungen. Als "Hängemappen" werden meist unten geschlossene Mappen mit zwei an den Oberkanten befestigten Hängevorrichtungen bezeichnet. Oft werden Hängemappen mit einer Hängeregistratur gleichgesetzt.

Es gibt aber für Hängeregistraturen auch andere Anwendungsmöglichkeiten, die ohne Hängemappen funktionieren. Eine bessere und platzsparende Alternative sind die einhängbaren Ordnungsboxen mit Einstellmappen von MAPPEI.

Nachteile von Hängemappen

Gegenüber Einstellmappen haben Hängemappen und Hängehefter zahlreiche, zum Teil auch gravierende, Nachteile:   

  • Hängemappen benötigen immer spezielle Hängevorrichtungen für die Unterbringung. Hierdurch ist man bei der Anwendung relativ unflexibel. Bearbeitet man z.B. mehrere Vorgänge, bilden sich in der Regel Stapel auf dem Schreibtisch. Die Übersicht geht verloren!

  • Der Raumbedarf ist aufgrund der integrierten Hängeschienen hoch.

  • Hängemappen eignen sich aus Platz- und Kostengründen nur bedingt für die Endarchivierung. Häufig entsteht ein gravierender Mehraufwand, wenn die Inhalte für die Archivierung aus den Hängemappen entnommen und in anderen Behältnissen archiviert werden.

  • Sehr dünne Vorgänge lassen sich mit Hängemappen nicht wirklich effizient erfassen und aufbewahren.

  • Bei vollen Hängeheftern können Schriftstücke sogar aus der Heftung herausreißen, da das Gewicht "nach unten zieht".

  • Der Mappeninhalt wird meist mit sog. Einschiebeschildchen gekennzeichnet, deren Anwendung häufig schwierig und zeitaufwendig ist. Auch die Platzierungsmöglichkeiten der Schildchen sind oft begrenzt, so dass die Übersicht verloren geht.

Vorteile von Einstellmappen 

Im Vergleich zu den Hängemappen sind die Einstellmappen einfacher zu nutzen und mit größeren Vorteilen verbunden:

  • Einstellmappen benötigen keine speziellen Hängevorrichtungen für die Unterbringung. Sie werden einfach in Ordnungsboxen abgestellt, die alternativ auf den Schreibtisch oder auf Regalböden gestellt oder aber in Hängeregistraturen eingehängt werden können.

  • Der Raumbedarf ist sehr gering. Die Einstellmappen passen sich flexibel ihrem Inhalt an.

  • Einstellmappen eignen sich auch besonders gut für die Endarchivierung – hierfür können sie einfach in Archivschachteln abgestellt und gelagert werden. Die einmal geschaffene Organisation bleibt erhalten. Systembrüche werden vermieden.

  • Auch dünne Vorgänge können mit Einstellmappen effizient und einfach erfasst und aufbewahrt werden. Je schlanker der einzelne Vorgang, desto leichter und schneller der Zugriff auf die gewünschte Information.

  • Die Kennzeichnung der MAPPEI-Ordnungsmappen erfolgt in der Regel mit Selbstklebereitern. Sie ist einfach möglich. Die Reiter werden alphabetisch oder numerisch genau positioniert. Das führt zu einer optimalen Übersicht und senkt die Zugriffszeiten enorm.

  • MAPPEI hat für die unterschiedlichsten Anforderungen die jeweils passenden Ordnungsmappen. Ganz gleich, ob die Mappe für wenig Papier oder für sehr umfangreiche Vorgänge verwendet wird und ob eine Unterteilung für die Gliederung nötig ist: Einstellmappen von MAPPEI bieten viele, auch ganz individuelle, Möglichkeiten.

Interessiert an einer Alternative zu Hängemappen?

Testen Sie selbst, wie einfach und effektiv die Ablage mit Einstellmappen nach der MAPPEI-Methode funktioniert. Optimieren Sie jetzt Ihre Papierorganisation und sparen Raum, Zeit und Kosten ein.

Aktuell bieten wir Unternehmen und Gewerbetreibenden zum Testen ein kostenloses Geschenk(t)-Paket an!

B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation

B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation

Mehr Infos...

Hängemappen

Informationen zu Hängemappen

Einstellmappen

Informationen über Einstellmappen

Einstellmappen

Geschenk(t)-Paket für Gewerbetreibende und Unternehmen

Jetzt kostenlos testen!

Jetzt kostenlos testen!
Nach oben