MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Verschiedene Varianten von Hängeregistraturen

Hängeregistratur in verschiedenen Ausprägungen

Die Hängeregistratur

Die „Hängeregistratur“ ist ein sehr geläufiger Begriff im Bürobereich. Der Begriff umfasst jedoch zahlreiche Varianten, wie Sie Akten verwalten und Schriftgut in Papierform "hängend ablegen" können. Es gibt Hängemappen, Hängetaschen, Hängeordner/-hefter, Hängesammler und Pendelakten – und diese in sehr unterschiedlichen Ausführungen. Außerdem gibt es die sogenannten Einstellmappen, die man in einhängbaren Ordnungsboxen abstellen kann.

Wie unterscheiden sich die verschiedenen Hängeregistratur-Varianten im Hinblick auf ihre Verwendung? Nachfolgend eine kurze Übersicht, wie sich das Schriftgut organisieren lässt.

Hängeregistratur-Varianten im Vergleich

Hängeboxen - nehmen Einstell- bzw. Ordnungsmappen auf
  - sehr flexible Organisationsform
  - können auf den Tisch gestellt oder mitgenommen werden
  - schnelle Ablage und Entnahme von Dokumenten
  - einzelne Schriftstücke können neu zusammengestellt werden
  - ungeheftete Unterlagen jederzeit griffbereit
   
Hängetasche - für loses und ungelochtes Schriftgut
  - hat seitliche Gewebetaschen (sog. Frösche)
  - schnelle Ablage und Entnahme von Dokumenten
   
Hängemappe - für loses und ungelochtes Schriftgut
  - schnelle Ablage und Entnahme von Dokumenten
  - einzelne Schriftstücke können neu zusammengestellt werden
  - ungeheftete Unterlagen jederzeit griffbereit
   
Hängesammler - ähnlich wie Hängemappe, aber mit breitem Boden
  - für sehr umfangreiche Unterlagen
  - schnelle Ablage voluminöser, gebundener Drucksachen
   
Hängeordner/-hefter - für gelochtes Schriftgut
  - mit Heftmechanik
  - für Akten, die häufig bearbeitet werden
  - als Kunststoff-Ordner oder als Hängehefter aus Karton
   
Pendelakte - für gelochtes Schriftgut
  - laterale Hängeregistratur
  - mit Rückenbeschlag zum Einhängen in Schiene
  - mit Heftmechanik
  - häufig im Archiv im Einsatz


Vertikale und laterale Hängeregistraturen

Es werden zwei Arten von Hängeregistraturen unterschieden – die vertikale und die laterale (d.h. seitliche) Hängeregistratur. Bei der vertikalen Hängeregistratur werden Dokumente meist in Hängemappen oder -heftern mit einer sog. Zwei-Punkt-Aufhängung organisiert. An den Mappen bzw. Heftern ragen an der Oberseite "seitliche Nasen" heraus, an denen die Ordnungsmittel zur Aufbewahrung in Auszugs- und Schubladensysteme eingehängt werden. Die einzelnen Mappen oder Hefter sind durch aufgesetzte Kunststoff-Reiter gekennzeichnet und senkrecht hintereinander angeordnet. Der Zugriff auf die abgelegten Ordnungsmittel erfolgt hier von oben.

Mit dieser Organisationsform können zwar schon einige schmale Einzelakten relativ übersichtlich angeordnet werden, aber gegenüber dem MAPPEI-System besteht dennoch ein entscheidender Nachteil: der große Platzbedarf. Vertikale Hängeregistraturen mit Hängemappen oder -heftern nehmen allein aufgrund der Hängevorrichtung an jeder Mappe und der meist schrägen Reiter sehr viel mehr Platz in Anspruch als Ordnungsmappen zum Einstellen in Ordnungsboxen. Selbst bei Akten mit nur wenig Papierinhalt verschenken Sie bei der Organisation mit Hängemappen oder -taschen wertvollen Raum. Mit MAPPEI organisieren Sie die Dokumentenablage viel platzsparender und zudem übersichtlicher, weil Sie viel mehr Möglichkeiten zur Platzierung der Reiter an der Organisationsleiste haben. Dagegen ist die Anzahl der möglichen Reiterpositionen für die Einschiebe-Etiketten an den Hängemappen/-heftern in der Regel sehr begrenzt.

Eine laterale Hängeregistratur mit Pendelmappen oder -akten nutzt die sog. Ein-Punkt-Aufhängung. Die Organisationsmittel werden nicht auf seitlich aus den Mappen herausragenden Nasen in Schienen eingehängt, sondern haben einen zentral angebrachten Rückenbeschlag mit einer Einkerbung. Diese Einkerbung wird in eine Führungsschiene eingehängt. So lassen sich zahlreiche Pendelakten dicht nebeneinander hängend lagern.

Ein großer Nachteil der Pendelakten ist jedoch das Handling. Das Einhängen der Ordnungsmittel bedarf einiger Übung. Da die Mappen zum Ein- und Aushängen "gekippt" werden müssen, wird verhältnismäßig viel Platz in der Höhe benötigt. Außerdem besteht bei Pendelmappen und -akten die Gefahr, dass einzelne Schriftstücke aus der Heftung ausreißen, da das Gewicht des Schriftguts nach unten zieht. Nachteilig bei diesem Ordnungsmittel ist auch, dass an der Schmalseite nur relativ wenig Platz zur Beschriftung und Kennzeichnung der Akte bleibt. Darunter leidet die Übersicht. Eine nutzerfreundliche Aktenordnung mit schnellen Zugriffszeiten wird erschwert. Die Chancen, eine einmal "falsch" abgehangene Pendelakte in diesem System wieder zu finden, stehen schlecht. Insgesamt betrachtet ist die laterale Organisationsform nicht besonders platzsparend und übersichtlich.

Bewertet man ganz allgemein die Hängeregistratur und wägt dabei ihren Platzbedarf und die Zugriffszeiten im Vergleich zu anderen Systemen ab, so sollte man genau schauen, ob Hängemappen, -taschen, -ordner, -sammler, Pendelakten, -mappen oder Hängeboxen mit Einstellmappen verwendet werden. Qualitätsaussagen, dass Hängeregistraturen für eine effiziente Papierorganisation per se schlechter geeignet seien, sind deshalb genauer zu differenzieren. 

Mehr Flexibilität – packen Sie MAPPEI in Ihre Hängeregistratur 

Wenn Sie nach der MAPPEI-Methode arbeiten und MAPPEI-Ordnungsmappen für Ihre Aktenführung nutzen, können Sie diese mit den hängenden Ordnungsboxen auch in einer vorhandenen Hängeregistratur einsetzen. Sie verbinden die Vorteile der vertikalen Registratur mit größtmöglicher Übersicht und klarer Ordnung, mit schnellen Zugriffszeiten, einer optimalen Raumausnutzung und hoher Flexibilität. Die Ordnungsboxen mit Einstellmappen lassen sich zum einen ganz problemlos in die Hängevorrichtung einhängen. Wenn Sie die Unterlagen am Schreibtisch oder unterwegs benötigen, können Sie zum anderen die Ordnungsboxen einfach aus der Hängevorrichtung nehmen und auf den Tisch stellen oder in Ihre Tasche stecken. So flexibel und leicht können Sie Ihr Schriftgut nur mit MAPPEI organisieren!

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Mit MAPPEI die perfekte Hängeregistratur - Zeit- und platzsparend

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