MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Viele dünne Aktenvorgänge platzsparend organisieren

Kassettenregistratur von MAPPEI

Wann ist eine Kassettenregistratur sinnvoll?

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen sehr viele, aber relativ dünne und "gleichartige" Einzelvorgänge sinnvoll organisieren? Dann ist die Kassettenregistratur eine besonders platzsparende Möglichkeit. Die Kassettenregistratur nutzt für die Vorgänge sog. Einstellmappen, in die das Schriftgut ganz einfach ungelocht eingelegt wird. Bei den Mappen handelt es sich um Aktendeckel aus Karton, deren Beschriftung bzw. Kennzeichnung am seitlichen Mappenrand erfolgt – meist mit speziellen Etiketten. Die Kassettenregistratur fällt daher auch in die Kategorie der lateralen Stehregistratur, denn die Einstellmappen stehen in einer Kassette bzw. lateralen Ordnungsbox. Dabei zeigt der geschlossene Mappenrücken nach unten und die Schmalseite mit der Beschriftung zeigt nach vorn, von wo aus der Zugriff auf den einzelnen Vorgang erfolgt.

Das TABCOLOR-System von MAPPEI

Das TABCOLOR-System von MAPPEI ist eine besondere Form der lateralen Stehablage, die sich in der Praxis speziell für die Organisation von vielen gleichartigen Dünnakten bewährt hat. Das Besondere hieran: das TABCOLOR-System beruht auf einer sehr schnell wahrnehmbaren Farbcodierung der einzelnen Vorgänge. Hierdurch lassen sich einzelne Vorgänge blitzschnell finden und auch Falschablagen fallen sofort ins Auge.

Kassettenregistraturen sind besonders gut als Gruppenablage und für die Archivorganisation einsetzbar, d.h. überall dort, wo mehrere Personen auf eine große Anzahl von Kunden-, Patientenakten u. ä. zugreifen müssen. Bei der Vielzahl von Vorgängen bilden sich durch die Farbcodierung des TABCOLOR-Systems Farbreihen, die rein optisch bereits für mehr Überblick sorgen. Die Bearbeiter schätzen dabei die stark vereinfachte Suche und den gezielten Zugriff auf gewünschte Informationen.

Vorteile der Kassettenregistratur

Die Kassettenregistratur hat in Amerika den herkömmlichen Aktenordner fast völlig verdrängt. Und das zu Recht, denn die enormen Vorteile des schlanken Ablagesystems sprechen für sich:

  • Zeitersparnis
  • Raumersparnis
  • optimaler Überblick und Zugriff
  • insgesamt kostengünstige Registratur

Für den Fall, dass Sie keine große Anzahl an gleichartigen Vorgängen zu organisieren haben, sondern eher unterschiedliche Einzelvorgänge bearbeiten, empfehlen wir hingegen die MAPPEI-Methode

Zeitersparnis

Akten, die in einer Kassettenregistratur abgelegt werden, sind fast immer relativ dünne Vorgänge. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: schlanke Vorgänge bringen im Handling einen enormen Zeitvorteil mit sich. Vorgänge mit nur wenigen Blatt Schriftgut lassen sich sehr schnell, unkompliziert und ohne Lochen oder Heften ablegen. Meist beträgt die Aktenstärke max. 1 cm, d.h. ein Vorgang hat einen Umfang von ca. 50 bis 100 Blatt. Die Loseblatt-Ablage erspart meist unnötige Arbeitsschritte wie Lochen, Heften oder Tackern und ermöglicht einen schnellen gezielten Zugriff auf die benötigte Information.

Durch die Farbcodierung des TABCOLOR-Systems wird eine gute Übersicht über alle Vorgänge erzielt. Das System spart Suchzeiten ein, beschleunigt den Zugriff auf Unterlagen und ermöglicht eine fokussierte und konzentrierte Bearbeitung der anfallenden Aufgaben.

Raumersparnis

Eine Kassettenregistratur zeichnet sich gegenüber herkömmlichen Ablagesystemen durch ihren sehr geringen Platzbedarf aus. Etwa 1.500 bis 2.200 Dünnakten passen in ein Regal (Abmessungen: 1m breit und 2,20m hoch). So lässt sich sehr viel Schriftgut auf wenigen Quadratmetern unterbringen und gleichzeitig mit größter Übersicht organisieren.

Die dünnen Einstellmappen werden in eine Kassette, einen Stehsammler bzw. Ordnungsbox eingestellt. Je nach Mappen-Umfang passen etwa 20 bis 40 Vorgänge in eine Kassette. Die Kassetten stehen platzsparend dicht nebeneinander. Auf diese Weise können in handelsüblichen Regalen bis zu 8 Ebenen übereinander mit Kassetten gefüllt und meist auch ohne Hilfsmittel, wie z.B. eine Leiter, bedient werden. Diese optimale Raumnutzung senkt gleichzeitig die Lagerkosten der Aktenhaltung.

Optimaler Überblick und Zugriff

Bei der Unterbringung und Ablage von großen Mengen Schriftgut ist es wichtig, dass Sie immer den Überblick behalten. Mit der Kassettenregistratur – und speziell mit dem TABCOLOR-System – ist es besonders leicht, die Vorgänge von Anfang an übersichtlich und logisch zu organisieren. Eine gut Übersicht erleichtert letztlich auch den schnellen und direkten Zugriff auf gewünschte Informationen.

Die Ablage mit dem TABCOLOR-System bietet individuelle Möglichkeiten, die Einstellmappen zu kennzeichnen. Hierzu lässt sich der vorstehende "Signalisierungsrand" an den Mappen mit Farbetiketten bzw. einer Kombination aus Farbcodes mit Volltext und Ziffern versehen. 

In der Konsequenz führt die so geschaffene gute Übersicht dazu, dass...

  • sich Suchzeiten nach Dokumenten enorm verringern
  • der Zugriff deutlich schneller möglich ist
  • Fehlablagen direkt ins Auge fallen.

Aufgrund der Farb-Logik des TABCOLOR-Systems lassen sich einzelne Mappen sehr einfach zu vorhandenen Dokumentengruppen zuordnen und auch optisch leicht von anderen Gruppen abgrenzen. Dies macht das Dokumenten-Handling sehr einfach und komfortabel.

Kostengünstige Registratur

Die Kassettenregistratur für die Organisation von vielen Dünnakten ist eine relativ kostengünstige Registraturform. Die Einstellmappen sind recht preiswerte Organisationsmittel, um insgesamt große Mengen Schriftgut zu vereinzeln und übersichtlich sowie effizient zu organisieren. In der Praxis wird die eigentlich entscheidende Ersparnis durch das einfache Dokumenten-Handling leider immer noch weit unterschätzt. Denn bei ineffizienten Arbeitsabläufen in der Aktenhaltung und langwieriger Suche nach Dokumenten steigen die Personalkosten schnell in die Höhe.

Eine Kassettenregistratur bzw. die Schriftgutverwaltung mit dem TABCOLOR-System bringt hier viele Vorteile:

  • Kosteneffizienz bei der Raumnutzung und Lagerung von Vorgängen
  • Einsparpotenzial durch schnelles Handling und sofortigen Zugriff
  • Relativ geringe Folgekosten für Organisationsmittel
  • Vorhandene Registraturmöbel meist nutzbar

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