MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Warum eine liegende Ablage nicht die beste Lösung ist...

Liegende Ablage

Nutzen Sie eine "liegende Ablage"?

Eine Form der täglich aufkommenden Papierflut zu begegnen ist die liegende bzw. horizontale Ablage. Hierdurch geht jedoch die Übersicht verloren und der Suchaufwand erhöht sich immens.

Durch das Übereinanderliegen scheint der vorhandene Platz zwar auf den ersten Blick gut genutzt, denn die Dokumente lassen sich als Loseblatt-Ablage recht zügig auf Stapel ablegen. Zur Bearbeitung müssen dann aber eben diese Stapel (evtl. komplett) bewegt werden. Das ist sehr umständlich und zeitaufwändig. Auch kann das Schriftgut Schaden nehmen. Knicke, Risse, Verbleichen oder Verschmutzung sind dann unerwünschte Nebenwirkungen. Wer sich trotzdem für diese Art der Ablage entscheidet, der nutzt häufig bestimmte Organisationsmittel, um Dokumente nach Vorgängen zu bündeln: Aktendeckel, Sichthüllen, Sammler, Schnellhefter, Ablagefächer, Ablage- bzw. Postkörbchen, Pultordner etc.

Damit gelingt es jedoch nur ansatzweise das vorhandene Papier nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Es kann zwar alphabetisch, nummerisch oder thematisch (z.B. Unterscheidung von Eingangs-/Ausgangspost, nach Arbeitsbereich oder Zuständigkeit etc.) liegend abgelegt werden, aber eine wirkliche Übersicht ist damit nicht zu erreichen.

Häufig handelt es sich bei der liegenden Ablage nur um eine "temporäre Zwischenablage" für Dokumente, die sich aktuell noch in Bearbeitung befinden. Aber gerade in dieser Phase würde man von einer optimalen Übersicht am meisten profitieren! Im ungünstigsten Fall wird die liegende Ablage zum echten Dokumenten-Friedhof. Diesen Informationsverlust kann sich keine Organisation erlauben. Daher findet eine rein liegende Ablage aus guten Gründen heute nur selten Anwendung.

Nachteile der liegenden Ablage

  • großes Risiko für Unordnung am Arbeitsplatz durch Turm-/Stapelbildung
  • unpraktischer Zugriff auf einzelne Dokumente 
  • unübersichtliche und unsystematische Ablage
  • zeitraubende Suche nach Dokumenten
  • platzraubende Papierstapel
  • verleitet dazu die "eigentliche Ablage" hinaus zu zögern
  • nur temporär nutzbar, d.h. eignet sich nur kurzfristig für eine geringe Anzahl aktueller Dokumente, z.B. Postein- und -ausgang
  • ungeeignet für umfangreiche Vorgänge, langfristige Ablage und Archiv (daher entstehen "Systembrüche")
  • ungeeignet für Vorgänge, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen

Für eine effiziente Papierorganisation ist eine liegende Ablage daher nicht zu empfehlen. Mit der bewährten MAPPEI-Methode legen Sie Ihre Dokumente viel zeit- und platzsparender ab. Sie arbeiten deutlich effizienter! Alle Nachteile der liegenden Ablage kehren sich mit dieser Arbeitsmethode in Vorteile um.

11 Vorteile der stehenden Ablage mit MAPPEI

Auch in Zukunft werden viele Unternehmen und Menschen weiterhin mit Papier arbeiten und es organisieren müssen. Bislang wurden jedoch die Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der papierbasierten Dokumentenverwaltung häufig unterschätzt. Aktuelle Studien belegen, dass im Büro insbesondere durch die Suche nach benötigten Dokumenten nach wie vor sehr viel Zeit verschwendet wird.

Wo und wie Sie Ihre Dokumente ablegen ist also ein wichtiger Erfolgs- und Kostenfaktor! Die stehende Ablage mit Ordnungsmappen hat sich bewährt. Im Vergleich zur liegenden Ablage besticht sie mit zahlreichen Vorteilen:

  • durch das Prinzip der "Sofort-Ordnung" finden alle Dokumente direkt den richtigen Ablage-Platz
  • es entstehen aufgeräumte Arbeitsplätze, die konzentriertes Arbeiten unterstützen
  • die sichere Loseblatt-Ablage (d.h. ohne Lochen, ohne Heften) spart im Rahmen dieser Methode viel Zeit
  • übersichtliche und systematische Ablage nach Stichwort oder Nummer
  • sichert jederzeit schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente
  • zeitsparende Ablageform, da sich die Suchzeiten enorm reduzieren
  • kein Dokumentenverlust in Papierstapeln
    (je Vorgang direkt eine eigene Ordnungsmappe anlegen, treffendes Stichwort oder entsprechende Vorgangsnummer vergeben und Reiter beschriften)
  • eignet sich auch hervorragend für eine umfangreiche Ablage, weil die Methode eine differenzierte und sehr feine Strukturierung erlaubt
  • platzsparende Organisation, weil Ordnungsmappen quasi nur so viel Platz beanspruchen, wie die Dokumente, die eingelegt sind (Mappe ist nur so dick wie ihr Inhalt)
  • flexible und mobile Organisation von Vorgängen:
    in Ordnungsboxen auf Schreibtischen, eingehängt oder eingestellt in Schubladen, zur Mitnahme an verschiedene Arbeitsorte, im Home-Office, im Außendienst oder Entnahme einzelner Ordnungsmappen für Besprechungen... Das MAPPEI-System bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten.
  • auch Kolleginnen und Kollegen finden sich im Vertretungsfall schnell zurecht (optimierte Teamfähigkeit)

Mit einem cleveren Ordnungssystem reduzieren Sie den Zeitaufwand für Ihr Dokumenten-Handling enorm! Organisieren auch Sie Ihre Dokumente nach der MAPPEI-Methode, damit Sie immer das richtige Dokument, am richtigen Ort, in kürzester Zeit und zu den niedrigsten Kosten ablegen und finden.


Möchten Sie Ihr Ablagesystem optimieren? Sie können die MAPPEI-Methode jetzt ganz einfach testen! Unternehmen und Gewerbetreibende können ein kostenloses Geschenk(t)-Paket anfordern. Für private Interessenten bieten wir günstige Starter-Sets an.

Stehende Ablage mit MAPPEI

Die MAPPEI-Methode

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