MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Loseblatt-Ablage: einfach, sicher, schnell

Zeitersparnis durch Loseblatt-Ablage

Das beste Ablagesystem für Ihr Papier/Schriftgut

Leider wird das „Loseblatt-Prinzip“ oft verknüpft mit dem Gedanken an „fliegende Blätter“ und an eine ungeordnete oder gar chaotische Sammlung von Unterlagen. Das ist jedoch wirklich unbegründet. Mit der Losenblatt-Ablage nach der MAPPEI-Methode legen Sie Ihre Schriftstücke einfach und sicher in eine Ordnungsmappe ab. Diese Form der Loseblatt-Ablage bewährt sich sowohl im Büroalltag wie auch bei der privaten Ablage zuhause. In beiden Fällen geht es schließlich darum, die zahlreichen täglich eingehenden Schriftstücke möglichst zeitnah und schnell abzulegen und zur späteren Bearbeitung auch rasch wiederzufinden. Dies geht ganz problemlos und vor allem sehr sicher mit den Ordnungsmappen von MAPPEI: Mappe auf, Schriftstück(e) einlegen, Mappe mit einem präzisen Stichwort auf dem Reiter beschriften und dann übersichtlich in Ordnungsboxen einstellen – fertig ist die Ordnung! So einfach geht übersichtliche Dokumentenaufbewahrung heute.

Bei Überlegungen zu den Kosten für eine effektive Dokumentenaufbewahrung werden häufig die Personalkosten viel zu wenig berücksichtigt. Aber gerade dieser Kostenblock ist fast immer mit Abstand der größte. Ein bislang ungenutztes Potential für Einsparungen. Die Loseblatt-Ablage nach der MAPPEI-Methode spart unproduktive Arbeitsschritte, wie z.B. Lochen und Heften, ein und ermöglicht so einen deutlich schnelleren Umgang mit den Dokumenten. Aktenvorgänge werden stark „vereinzelt“, d.h. zu jedem Vorgang legt man eine eigene Mappe zum raschen Wiederauffinden an. Durch eine präzise Benennung der einzelnen Vorgänge minimieren Sie außerdem Ihre Suchzeiten ganz enorm. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Arbeitszeit, die Sie für weit wichtigere Aufgaben brauchen.

Im Büroalltag wird oft noch aus Gewohnheit geheftet, auch weil man das Gefühl hat, dass die Schriftstücke so „sicherer abgelegt“ und vor Verlust geschützt sind. Doch auch eine geheftete Ablage schützt nicht vor Fehlablagen! Sie verbringen garantiert viel mehr Zeit damit, einen dicken Ordner nach einem „falsch abgehefteten Dokument“ zu durchsuchen, als in einer dünnen Ordnungsmappe einzelne Blätter vor Verlust zu sichern. Auch eine Loseblatt-Ablage bietet sichere Möglichkeiten, die Dokumente vor dem Herausrutschen zu schützen. Eine Ordnungsmappe von MAPPEI bietet z.B. Seitenklappen, die über das eingelegte Papier geschlagen werden und so ein Herausfallen verhindert. Gegenüber der gehefteten Ablage hat die Loseblatt-Ablage viele überzeugende Vorteile.

Vorteile der Loseblatt-Ablage mit MAPPEI

  • Einfachster Weg, um Ihr Schriftgut zu organisieren.
  • Keine unnötigen zeitraubenden Arbeitsschritte mehr – kein Lochen und Heften.
  • Manche Dokumente sollen wegen Ihrer Wertigkeit gar nicht gelocht werden, dann ist das Loseblatt-Prinzip angebracht.
  • Wenn Sie eingehende Dokumente sofort und schnell wegsortieren, dann behalten Sie Ordnung und verlieren nie die Übersicht.
  • Studien belegen eine deutliche Zeitersparnis durch die Loseblatt-Ablage (z.B. MTM-Studie)
  • Chronologie in der Ablage entsteht fast wie von selbst – neuestes Dokument liegt oben auf.
  • Schriftstücke können problemlos zur Ordnungsmappe hinzugefügt oder entnommen werden (z.B. um eine einzelne Seite zu kopieren)
  • Sie sparen enorm Platz ein – Ordnungsmappen sind quasi nur so dick wie Ihr „lose eingelegter Inhalt“.
  • Platzersparnis auch, weil Ordnungsmappen für die Loseblatt-Ablage keine unnötigen Mechaniken oder Hängeschienen benötigen. So bekommen Sie auf der gleichen Ablagefläche viel mehr Akten unter als bspw. in herkömmlichen Aktenordnern.
  • Kostenersparnis im Hinblick auf Personalkosten und Verwaltung, da mit der Losenblatt-Ablage viel Zeit und Raum beim Dokumentenhandling gespart wird.

Sollte ein Aktenvorgang im Zeitverlauf doch an Blatt-Umfang wachsen, so gibt es auch hier passende Produkt-Lösungen innerhalb der MAPPEI-Methode. Wenn von Anfang an absehbar ist, dass eine Akte umfangreicher wird, dann lassen sich mitwachsende VARIO-Dehnprodukte mit ausziehbarem Rücken einsetzen. So bleibt auch eine umfangreichere Akte immer nur so dick wie Ihr Inhalt. Wenn eine Akte als Einheit erhalten werden muss, aber zur besseren Übersicht in verschiedene Rubriken unterteilt werden soll, dann bieten sich sog. Fächermappen an. Damit erreichen Sie auch in sehr umfangreichen Akten bestmögliche Übersicht.

Möchten Sie einen Aktenvorgang im Einzelfall doch aus wichtigen Gründen abheften? Kein Problem: Sie können auch Ordnungsmappen mit Heftung verwenden bzw. nachträglich eine flexible Schlauchheftung in eine bereits vorhandene Mappe integrieren. All dies geschieht innerhalb der Methode und ohne Systembruch.

Vergleich zur Papierablegung – Ordnungsmappe und Aktenordner

Hier sehen Sie direkt auf einen Blick, wie viele Arbeitsschritte Sie mit der Loseblatt-Ablage einsparen können. Erhalten Sie Informationen über weitere Vorteile der MAPPEI-Methode oder lassen Sie sich von uns beraten!

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