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Pultordner als Unterschriftenmappe und für die Terminierung?

Ist der Pultordner ein gutes Hilfsmittel?

Pultordner und sinnvolle Alternativen

Pultordner existieren in unterschiedlichen Varianten. Es gibt Pultordner für relativ kleine Papiermengen und Pultordner mit einem dehnbaren Rücken, in denen sehr viel Papier einsortiert werden kann. Pultordner gibt es aus Plastik oder fester, stabiler Pappe. In einem Pultordner können lose DIN-A4-Blätter sortiert bzw. vorsortiert werden. Neben unbeschrifteten Pultordnern sind vor allem drei unterschiedliche bedruckte Varianten gängig:

  • mit alphabetischer Beschriftung: Buchstaben A bis Z
  • mit nummerischer Beschriftung: Zahlen 1 bis 31
  • mit Datumsfächern: Monate Januar bis Dezember.

Es gibt auch Pultordner, bei denen die Fächer individuell beschriftet werden können. Diese Varianten haben in der Regel nur ca. 20 Fächer. Die meisten Pultordner sind mit Löchern in den Zwischenblättern bzw. Trennblättern versehen. Hierdurch kann man erkennen, ob sich in einem hinteren Fach noch Dokumente befinden. Durch die unterschiedlichen Varianten gibt es diverse Einsatzmöglichkeiten. Der mit Buchstaben versehene Pultordner wird zum Beispiel häufig als Unterschriftenmappe eingesetzt. Die mit den Zahlen 1 bis 31 oder Monaten Januar bis Dezember versehenen Varianten werden insbesondere als Wiedervorlage verwendet.

Es gibt sinnvolle Alternativen zum Pultordner. Insbesondere für die Wiedervorlage bietet MAPPEI Ihnen eine übersichtliche, schnellere und bessere Lösung!

Nachteile der Wiedervorlage mit Pultordnern

Für die Wiedervorlage (aber auch bei anderen Einsatzmöglichkeiten) haben Pultordner erhebliche Nachteile gegenüber der Lösung mit MAPPEI:   

  • Die Dokumente "verschwinden" einfach im Pultordner und einzelne Vorgänge sind nicht mehr erkennbar. Man verliert sehr schnell den Überblick über enthaltene Dokumente. Auch das Führen einer separaten Übersichtsliste ist keine Hilfe, weil die Aktualisierung viel zu zeitaufwendig ist.
  • Kommt es z. B. bei der Terminierung zu Zwischenfragen und man weiß nicht unter welchem Datum der Vorgang eingelegt wurde, muss man ggf. den gesamten Pultordner durchblättern. Hierdurch entstehen lange Suchzeiten und der Gesprächspartner muss warten, vertröstet oder später zurückgerufen werden...
  • Einige Pultordner-Varianten haben Fächer, die sich wie ein "Blasebalg" ausdehnen können. Hierdurch kann man in Versuchung kommen, eine große Anzahl an Dokumenten im Pultordner "verschwinden" zu lassen.

Vorteile der Wiedervorlage mit MAPPEI gegenüber dem Pultordner:

  • Bei Anwendung der MAPPEI-Methode werden die Dokumente übersichtlich in Einzelvorgänge strukturiert und klar gekennzeichnet.
  • Das Abstellen der Vorgänge in die Wiedervorlage ist einfach und unkompliziert.
  • Alle Vorgänge sind zu sehen und direkt zur Hand, wenn sie benötigt werden.
  • Auch bei eventuellen Zwischenfragen sind Sie sofort auskunftsfähig. Such- und Wartezeiten entfallen.
  • Durch ein rollierendes System steht der aktuelle Tag immer vorn. Somit ist sofort erkennbar, was heute zu erledigen ist.

Ihr Organisationsberater erläutert Ihnen gern, wie Sie die Wiedervorlage für Ihre individuellen Anforderungen im Büro nutzen können.

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