MAPPEI® – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Vertretungssituationen mit MAPPEI entspannt meistern

Vertretungssituationen mit MAPPEI entspannt meistern

Urlaubsvertretung im Büro: mit MAPPEI bestens vorbereitet

Sommerzeit ist für viele eine beliebte Urlaubszeit. Doch oftmals kehrt sich die Vorfreude auf den heiß ersehnten Urlaub in pures Grauen, wenn man an den chaotischen Schreibtisch nach seiner Rückkehr denkt. Unerledigte Aufgaben, Poststapel und volle E-Mail-Eingänge... Sie kennen das: Ihre Erholung ist dann leider viel zu schnell dahin!

Wer beruhigt in den Urlaub starten und seine Urlaubsvertretung optimal vorbereiten möchte, der hat zuvor einige Dinge zu meistern. Checklisten helfen hier die Übersicht zu behalten. Häufig jedoch vertreten sich die Kollegen im Team wechselseitig. Daraus resultiert ein erhöhter Arbeitsaufwand für den betreffenden Kollegen. Neben den eigenen Aufgaben hat die Urlaubsvertretung nun zusätzliche Aufgaben zu bearbeiten. Was dann passiert ist klar – nur die wirklich wichtigen und dringenden Vorgänge können miterledigt werden. Die restlichen Aufgaben bleiben dem Urlauber zur Nacharbeit liegen.

Doch wie bekommt man diese extreme Arbeitssituation geregelt und bleibt auch noch entspannt dabei? Eine gute Vorarbeit ist natürlich das A und O. Darüber hinaus empfiehlt sich eine für alle Arbeitsplätze einheitliche und transparente Organisation vorhandener Dokumente. So vereinfachen Sie immer wiederkehrende Vertretungssituationen ganz enorm. Das Team kann motiviert und entspannt den anfallenden Aufgaben nachgehen.

Gute Vorarbeit, optimale Vertretung

Um die Kollegen in der Vertretungszeit zu entlasten, gilt es im Vorfeld zunächst alle "brennenden" Aufgaben abzuarbeiten. Denn was erledigt ist, muss nicht mehr übergeben werden. Ein durchdachter Übergabeplan macht "fit" für die anstehenden Aufgaben und Routinearbeiten.

Wichtigste Voraussetzung für eine optimale Vertretung ist aber eine einheitliche und transparente Organisation der Informationen. Sind alle Übergaben und Aufgaben besprochen, dann müssen sämtliche Informationen hierzu auch verfügbar sein. Kollegen können ihren Job schließlich nur dann gut machen, wenn sie wissen, WO sie WAS finden. Eine klare und eindeutige Ablagestruktur ist also zwingende Voraussetzung für schnelles Auffinden und zügige Weiterbearbeitung.


Nutzen Sie eine transparente Wiedervorlage!

Ein weiterer Knackpunkt für eine reibungslose Urlaubsvertretung ist eine transparente Wiedervorlage. Alle wichtigen Termine und die dazugehörigen Vorgänge sind mit dem Wiedervorlage-System von MAPPEI übersichtlich organisiert und sofort griffbereit. So fällt es der Urlaubsvertretung sehr leicht auch in der Abwesenheit des Kollegen alles im Überblick zu behalten.


Teams, die bereits mit der MAPPEI-Methode arbeiten und ihre Vorgänge transparent und einheitlich organisieren, haben enorme Vorteile! Jeder kann das richtige Dokument, am richtigen Ort, in kürzester Zeit und zu den niedrigsten Kosten ablegen und wiederauffinden.

Die 6 Prinzipien der Methode sorgen dafür, dass Sie zeit- und platzsparend arbeiten und alle wichtigen Informationen sicher und schnell im Zugriff haben, indem Sie

  • sofort Ordnung schaffen
  • logische Einheiten bilden
  • eindeutige Kennzeichnungen wählen
  • von der schnellen und sicheren Loseblatt-Ablage profitieren
  • eine Stehorganisation für die beste Übersicht nutzen
  • Vorgänge durchweg einheitlich organisieren.

Wie funktioniert das?

Alle Vorgänge in Papierform werden direkt bei der Entstehung übersichtlich zusammengefasst und sofort in sog. Einstellmappen gelegt. Diese werden mit farbigen Reitern eindeutig gekennzeichnet. Die Mappen stellen Sie in handliche Ordnungsboxen ein. Von der einmal geschaffenen Ordnung profitieren Sie nicht nur an Ihrem eigenen Arbeitsplatz, sondern auch bei der abteilungsübergreifenden Teamarbeit – und ganz besonders in Vertretungssituationen, wenn ein Kollege wegen Urlaub oder krankheitsbedingt ausfällt.

Leistungsfähiger und effizienter

Mit dem MAPPEI-System wird Wissen geteilt und zugänglich gemacht. Dies macht alle bei der Bearbeitung deutlich leistungsfähiger und effizienter!

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