MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Das papierlose Büro bleibt in vielen Fällen Utopie

Eine transparente Papierorganisation ist mit zahlreichen Vorteilen verknüpft

Das papierlose Büro bleibt in vielen Fällen Utopie.
Über elektronische Aktenführung wird viel gesprochen und geschrieben. Die Realität sieht oft anders aus. In den meisten GaLaBau-Unternehmen muss täglich eine Flut an Papieren verwaltet werden: Angebote, die nachgefasst werden müssen, Aufträge, die erledigt werden wollen, Projekte, auf die immer wieder zugegriffen wird...

Die Dokumentenverwaltung hat selbst keinen wirtschaftlichen Nutzen – im Gegenteil: Sie belastet, nimmt Zeit in Anspruch und hält von der Erledigung der Kernaufgaben ab. Wie die Akten abgelegt und organisiert werden, interessiert den Kunden kaum. Schnelle Auskunftsfähigkeit durch kurze Zugriffszeiten ist hingegen mit direktem Kundennutzen verbunden!

Die Methode macht den Unterschied

Ein bewährtes System für die Papierorganisation ist die MAPPEI-Methode. Unterlagen werden hierbei nicht in sperrigen Ordnern abgeheftet, sondern möglichst ungelocht in Ordnungsmappen eingelegt. Eine Loseblatt-Ablage ist effizient, da keine Zeit durch mühsames Ein- und Ausheften der Papiere verschwendet wird. Um gezielt auf Dokumente zugreifen zu können, erhält jeder Vorgang eine eigene Mappe. Die Mappen werden – ähnlich wie Karteikarten – in Ordnungsboxen abgestellt. Die Boxen bieten eine hohe Flexibilität: Sie können auf den Schreibtisch gestellt, in Hängevorrichtungen eingehängt, auf Regalböden platziert oder auch zu Kundenterminen und Besprechungen mitgenommen werden. Jede Mappe wird mit einem Reiter gekennzeichnet. Durch eine farbige Gliederung nach Themen und die alphabetgenaue Positionierung der Reiter ist der Zugriff auf Unterlagen ohne Suchzeiten möglich.

Die Wiedervorlage von MAPPEI

Es soll Unternehmen geben, in denen sich Angebote irgendwo stapeln und kaum systematisch nachgefasst werden. Oder es wird mit Wiedervorlagen in Pultordnern gearbeitet, in denen die Angebote "verschwinden". Kommt es zu Rückfragen, muss oft die gesamte Wiedervorlage durchblättert werden. Das kostet Zeit und Nerven. Der potenzielle Kunde muss zunächst vertröstet und später zurückgerufen werden...

Eine gute Organisation und eine optimierte Angebotsverfolgung sind häufig direkt mit der Chance auf mehr Aufträge und somit mehr Umsatz verbunden. Die Wiedervorlage von MAPPEI wird sinnvoll nach Monaten und Tagen gegliedert. Mit dieser klaren Einteilung können Dokumente (z. B. Angebote), die strukturiert und eindeutig gekennzeichnet sind, termingenau einsortiert werden. Durch das rollierende System steht immer der aktuelle Monat und Tag ganz vorn. Sie sehen auf einen Blick, was heute zu tun ist, und die benötigten Unterlagen sind sofort griffbereit. Am Ende des Tages wird die Tages-Leitkarte hinter die des Vortages im Folgemonat gestellt. So stehen am nächsten Tag wieder die aktuellen Vorgänge vorn. Der entscheidende Vorteil der Wiedervorlage mit MAPPEI: Alle Vorgänge sind unabhängig vom Termin sichtbar und sofort über die Reiterfarbe und die alphabetische Ordnung zu finden. So haben Sie alle Dokumente im Zugriff und sind auch bei unvorhergesehenen Zwischen- und Rückfragen immer auskunftsfähig.

Kunden-Feedback

Zahlreiche GaLaBau-Unternehmen profitieren bereits von den Vorteilen der MAPPEI-Methode. Frau Wiese von der Ferdinand Wiese & Sohn GmbH in Hamburg berichtet über ihre Erfahrungen: "Die Umstellung auf MAPPEI hat sich sehr schnell rentiert. Wir haben nun alle Vorgänge im Griff und müssen nicht mehr nach ihnen suchen. Die tägliche Arbeit mit den Papieren ist deutlich entspannter und einfacher geworden. Die Angebotsverfolgung konnte verbessert werden. Außerdem sparen wir mit MAPPEI auch noch Platz ein. Die Unterstützung und Beratung durch unsere Organisationsberaterin ist eine große Hilfe und sehr empfehlenswert.

Artikel als PDF herunterladen

Berater finder