MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

MAPPEI – Papierorganisation in Zeiten der Digitalisierung

Veröffentlicht in der C.ebra 06/17

Das papierlose Büro bleibt in vielen Unternehmen Utopie. Papierdokumente türmen sich auf den Schreibtischen und die Archive quellen über – teilweise trotz digitaler Ablage- und Archivlösungen. Eine zeit- und platzsparende Papierorganisation ist also auch in Zeiten der Digitalisierung mit spürbarem Nutzen verbunden.

Die Ursache für das "Überleben" des Papiers sind vielseitig: rechtliche Unsicherheit im Hinblick auf digitale Dokumente, mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen, hohe Kosten und Folgekosten für die Digitalisierung. Hinzu kommt die emotionale Ebene bei Nutzung der digitalen Ablage wie beispielsweise in der Cloud. Laut einer Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom bevorzugen 44 Prozent der Befragten Papierdokumente aus Angst, dass Fremde bei der digitalen Übertragung auf die privaten Dokumente zugreifen könnten. Jeder Fünfte befürchtet, dass Dokumente bei der elektronischen Übertragung verloren gehen.

Das Verwalten, die Ablage und insbesondere das Wiederauffinden von Papierdokumenten kostet viel Zeit, Arbeitskraft und somit auch Geld. Eine transparente Papierorganisation kann daher ein großes Optimierungspotenzial mit sich bringen.

Eine Möglichkeit stellt die MAPPEI-Methode dar, die durch sachgerechte logische Vorgangseinheiten und durch die eindeutige und farbliche Kennzeichnung aller Dokumente Ordnung schafft. Wenn die gewählte Farbstruktur einheitlich und durchgängig über verschiedene Bearbeitungsphasen und Abteilungen hinweg genutzt wird, werden zudem die Arbeit im Team sowie Vertretungssituationen vereinfacht.

MAPPEI empfiehlt, alle Vorgänge und Informationen schon vor der eigentlichen Bearbeitung zu organisieren. Das eingegangene Dokument wird klassifiziert, in eine Ordnungsmappe eingelegt und eindeutig mit einem farbigen Reiter sowie einem Suchbegriff gekennzeichnet. Vom Eingang bzw. von der Vorgangsentstehung über diverse Arbeitsplätze und/oder Abteilungen bis ins Archiv und gegebenenfalls wieder zur erneuten Bearbeitung: Die Schriftstücke bleiben immer in derselben Mappe mit derselben Kennzeichnung.

Durch die vertikale Loseblatt-Ablage können im Vergleich zu anderen Ordnungsmitteln, wie etwa dem Aktenordner, bis zu 40 Prozent Platz eingespart werden. Zur Archivierung der Vorgänge wird der komplette Inhalt einer Ordnungsbox (Ordnungsmappen inklusive Reiter) herausgenommen und in eine Archivschachtel gestellt.

Viele Mitarbeiter kämpfen nach wie vor mit großen Mengen an Papierdokumenten – die vertikale Loseblatt-Ablage von MAPPEI kann wieder für Ordnung sorgen.

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