Professionelles Dokumentenmanagement mit Methode
Das Prinzip der "Sofort-Ordnung"
Trotz Trend zur Digitalisierung von Informationen und Dokumenten ist das papierlose Büro im Unternehmensalltag meist noch Utopie! Aktenberge, Aktenchaos, Zettelwirtschaft und die Papierflut beschäftigen uns nach wie vor... Aber wie können Sie effizienter mit dem anfallenden Papier umgehen?
Professionelles Dokumentenmanagement mit der MAPPEI-Methode ist grundsätzlich einfach: Durch das Prinzip der "Sofort-Ordnung" entstehen aufgeräumte Arbeitsplätze – ohne zahlreiche Ablagekörbe, übervolle Pultordner, Aktenordner und hohe Papierstapel. Dies erleichtert die tägliche Arbeit ganz enorm – sowohl für jeden einzelnen Mitarbeiter als auch für die gesamte Abteilung. Unzufriedenheit durch lange Suchzeiten, Falschablagen von Vorgängen sowie schwierige Vertretungssituationen gehören mit MAPPEI der Vergangenheit an.
Wie können Sie mit der MAPPEI-Methode die Dinge geregelt kriegen?
Ganz einfach: mit dieser Methode können Sie
- das richtige Dokument
- am richtigen Ort
- in kürzester Zeit
- zu den niedrigsten Kosten
ablegen und wiederauffinden. Im Vergleich zu anderen Ordnungssystemen gewährleistet die MAPPEI-Methode einen wesentlich schnelleren Zugriff durch eine übersichtliche und platzsparende Aktenorganisation (s. auch MTM-Studie). Somit bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
Die MAPPEI-Methode - erklärt in 90 Sekunden
Erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach Zeit und Platz im Büro sparen!
Mit sechs Prinzipien führt Sie die MAPPEI-Methode zum Erfolg
Vergessen Sie Sichthüllen, Vorordner, Briefkorb, Aktenordner etc. – beginnen Sie sofort mit dem MAPPEI-System! Organisieren Sie alle Vorgänge und Informationen schon vor der eigentlichen Bearbeitung. Und das geht so einfach: Das eingehende Dokument sofort klassifizieren, einer Ordnungsmappe zuordnen und die eindeutige Kennzeichnung anschließend dauerhaft nutzen. So haben Sie von Anfang an die Sicherheit, jedes Schriftstück sofort wiederzufinden. Sie brauchen sich keine Sorgen mehr zu machen, dass ein Schriftstück im Papierstapel untergehen könnte.
Alle Dokumente und Informationen werden zu sachgerechten und logischen Einheiten des jeweiligen Arbeitsbereiches zusammengefasst und übersichtlich gegliedert. Wird ein Vorgang zu dick? Teilen Sie ihn auf mehrere Ordnungsmappen mit unterschiedlichen Unterbegriffen auf oder verwenden Sie die mitwachsenden VARIO-Dehnmappen.
Tipp: Keine Sammelmappen
Vermeiden Sie dicke, unhandliche Sammelmappen! Halten Sie Ihre Vorgänge möglichst schlank und arbeiten Sie mit einer "Dünnaktenablage". Je kleiner die Bearbeitungseinheit, desto schneller finden Sie benötigte Unterlagen.
Eine eindeutige und einfach wahrzunehmende Kennzeichnung aller Unterlagen gewährleistet einen schnellen Zugriff. Jeder Vorgang wird daher in eine eigene Ordnungsmappe mit Reiter oder Beschriftungsläufer abgelegt. Hierauf schreibt man einen eindeutigen Begriff oder eine bestimmte Nummer (z. B. Auftragsnummer). Somit sind die Vorgänge eindeutig und übersichtlich gekennzeichnet und im Bedarfsfall sofort griffbereit. Im Rahmen der MAPPEI-Methode werden alle Dokumente nach Haupt- und Unterthemen sortiert und farblich voneinander abgegrenzt. Farben sind für das Auge schnell zu identifizieren und daher eine ausgezeichnete Organisationshilfe! Wählen Sie also vorab für jedes Hauptthema eine Farbe aus (z. B. Kunden = Grün, Lieferanten = Gelb). Bei der Entwicklung Ihrer individuellen Ablagestruktur können Sie gern unsere Hilfe in Anspruch nehmen.
Tipp: Eindeutige Kennzeichnung
Die Kennzeichnung für jeden Vorgang (Begriff oder Nummer) sollte möglichst kurz und eindeutig und nicht zu allgemein sein. So lassen sich kleine Einheiten bilden, die schnell auffindbar sind.
Die sichere Loseblatt-Ablage von MAPPEI spart Zeit und Platz. Keine unnötigen Mechaniken, keine Hängeschienen, nur Dokumente und Ordnungsmappen. Schriftstücke können problemlos hinzugefügt und entnommen werden. Statt einen Locher zu suchen, zu lochen, zu heften und sich zu ärgern, legen Sie alles schnell, sicher und bequem in unseren Ordnungsmappen mit Seitenklappen ab. Ihre Dokumente sind vor dem Herausrutschen geschützt, denn die Seitenklappen fixieren das Papier in der Mappe.
Tipp: Nur die untere Seitenklappe verwenden
Verwenden Sie bei häufig benötigten Unterlagen zur Sicherung der Schriftstücke nur die untere Seitenklappe. So können Sie bequem in den Dokumenten blättern.
Für die laufende Bearbeitung stellen Sie die Ordnungsmappen übersichtlich und griffbereit in Ordnungsboxen. Diese Stehorganisation garantiert eine optimale Raumausnutzung bei gleichzeitig bester Übersicht über Ihre Vorgänge. Diese einmal geschaffene Ordnung lässt sich sehr flexibel nutzen – auf oder im Schreibtisch, im Schrank, in der Hängeregistratur, im Home-Office oder auch unterwegs.
Tipp: Sortierung der Vorgänge
Sortieren Sie Ihre Vorgänge von "A" hinten nach "Z" vorne. So sind die Anfangsbuchstaben auf den Reitern bestmöglich lesbar, und die Reiter verdecken sich nicht gegenseitig.
Die MAPPEI-Methode schafft durch eine einheitliche Form der Dokumenten-Organisation Ordnung ohne Stress. Vom Eingang bzw. von der Vorgangsentstehung über diverse Arbeitsplätze oder Abteilungen bis zum Archiv und ggf. wieder zur erneuten Bearbeitung: Die Dokumente sind immer in derselben Mappe mit derselben Kennzeichnung – Sie müssen sie nie wieder umordnen oder umheften! Wer die MAPPEI-Methode arbeitsplatz- und abteilungsübergreifend einsetzt, hat den größten Nutzen. Arbeiten alle Mitarbeiter nach der MAPPEI-Methode und mit einer einheitlichen Aktenstruktur, dann findet man sich schnell am Arbeitsplatz des Kollegen zurecht. Vertretungssituationen – wie sie im Unternehmensalltag immer wieder vorkommen – fallen den Mitarbeitern so deutlich leichter.
