MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Papierorganisation für Banken und Sparkassen

Kreditakten, Baufinanzierungen, Originaldokumente aus Kreditverträgen, Sicherheiten ….Auch in Banken läuft der Arbeitsalltag noch nicht völlig papierlos. Täglich werden hochsensible Kunden-Dokumente bearbeitet und verwaltet. Eine perfekt funktionierende und vor allem sichere Papierorganisation ist hier besonders wichtig.

Mit der MAPPEI-Methode lässt sich der Aktenzugriff besonders einfach und effektiv optimieren. Dabei reduzieren sich die Zugriffs- und Ablagezeiten um ca. 50 Prozent. Wie funktioniert das? Die Grundidee der Methode ist es, Akten so stark zu vereinzeln, um möglichst gezielt auf kleine Informationseinheiten zugreifen zu können. Alle Unterlagen werden hierzu in Ordnungsmappen abgelegt, die wie Karteikarten in Ordnungsboxen abgestellt werden. Zugehörige Dokumente können sehr schnell – ohne Lochen und Heften – in die Mappen geordnet werden. Zur Kennzeichnung des Inhalts werden sachlogische Stichwörter auf Reiter geschrieben, die Alphabet genau an der Mappe positioniert und angeklebt werden. Ein ausgeklügeltes Farbsystem hilft dabei, Unterlagen noch schneller zu finden und Fehlablagen zu vermeiden. Lange Suche in Aktenbergen hat somit ein Ende – diese Zeit kann besser in die Betreuung und Beratung der Kunden investiert werden.

MAPPEI-Anwendungsbereiche

Es gibt zahlreiche Anwendungsbereiche in Banken, bei der das MAPPEI-System im Tagesgeschäft sehr gezielt und effizient unterstützen kann. Das bewährte System spart durch die hervorragende Übersicht viel Zeit bei der Suche nach Informationen und dem Akten-Handling ein. Durch die äußerst platzsparende Unterbringung der Akten sparen Sie zudem bis zu 40 Prozent wertvollen Raum ein. Gegenüber einer traditionellen Papierorganisation (Ordner, Hängeregister etc.) bietet die MAPPEI-Methode durch seine größere Effizienz das Potential für eine Kostenersparnis von bis zu 50 Prozent. Davon profitieren u.a. folgende Bereiche:

Arbeitsplatz-/Schreibtisch-Organisation

Mit MAPPEI werden Dokumente von Beginn an klassifiziert, gekennzeichnet und diese einmal geschaffene Struktur bleibt über die gesamte Bearbeitungszeit bis zur Archivierung erhalten. Die übersichtliche Ordnung entsteht durch eine Verknüpfung mit Farben (je Thema = 1 best. Farbe). Lästige Suche nach Vorgängen hat ein Ende und gleichzeitig werden Fehlablagen verhindert. Mit den verschieden B.O.S.S.-Modulen starten Sie am Arbeitsplatz effizient durch.

Kreditakten/Restakten

Im Tagesgeschäft bleiben mitunter Akten und Originale in Papierform übrig. Diese Papierdokumente können Sie mit dem MAPPEI-System prima ordnen und somit für eine spätere Digitalisierung vorbereiten. Unterschiedliche Kreditakten (wie Bau Finanzierungen, gewerbliche Kredite, Kleinkredite, etc.) können Sie ganz systematisch in VARIO-Dehnhefter organisieren. Dieser Mappen-Typ ist innen mit einem Register untergliedert und passend für wenige Dokumente bis zu einem Aktenvolumen von 6 cm. Dieser einheitliche Aufbau erleichtert die aktuelle Bearbeitung enorm. Jede Akte ist vollständig und enthält alle Verträge, Sicherheiten, Bilanzen, Urkunden… Riesenvorteil dabei ist der geringe Suchaufwand: Jeder Mitarbeiter findet alle Informationen, auch im Vertretungsfall bei Abwesenheit des Bearbeiters.

Sicherheiten

Belege (z.B. Urkunden, Abtretungen etc.) werden z.T. als „Kopie in Kreditakte“ abgelegt und im „Original in Sicherheitsakten“ aufbewahrt. Die Lagerung dieser wichtigen Original-Dokumente erfolgt in feuerfesten und diebstahlsicheren Schränken. Dies ist sehr teurer Raum, der mit der platzsparenden MAPPEI-Methode weit besser genutzt wird als z.B. mit Hängeregister bzw. Hängeordner.

Akten für vermögende Privatkunden

Neben digitalen Dokumenten kommen bei der Betreuung von vermögenden Kunden oft auch noch Papierdokumente zum Einsatz. Mit MAPPEI lassen sich solche Kundenakten (z.B. in Fächermappen) sehr einheitlich strukturieren. Verträge und andere wichtige Schriftstücke sind übersichtlich und vollständig in nur einer Ordnungsmappe organisiert. Sie sind mit einem Griff sofort auskunftsfähig.

Immobilien

Auch im Immobilienbereich wird in Banken nach wie vor noch auf Papier gesetzt. Bei Beratungs- oder Besichtigungsterminen mit Kunden gilt es wichtige Informationen zur Hand zu haben. Z.B. Fotos zur Immobilie, technische Zeichnungen, Pläne oder Verträge etc. lassen sich mit MAPPEI besonders übersichtlich sortieren und aufbewahren.

Gebäudemanagement

Das eigene Gebäudemanagement einer Bank ist häufig auch ein Thema, das eine strukturierte Ablage erfordert. Wichtige Unterlagen wie z.B. Pläne, Verträge zu eigenen Gebäuden oder neu angekauften Immobilien müssen langfristig aufbewahrt und archiviert werden. Hierzu bietet MAPPEI auch fertig vorbereitete Ordnungsmappen an. Diese können sogar ganz individuell nach Ihren Vorgaben konfektioniert werden.

Einheitliches Aktensystem für mehr Effizienz

Mit MAPPEI schaffen Banken in allen Anwendungsbereichen ein einheitliches System, das viele Effizienz-Vorteile bringt. Auch bei besonders großen Aktenmengen bietet MAPPEI eine effiziente Lösung. Hier empfiehlt sich das TABCOLOR-System für das umfangreiche Archiv.

Durch die einfache und nutzerfreundliche Ordnung, die Verknüpfung von Themen und Farben (Aktenplan) und eine sichere und schnelle Loseblatt-Ablage profitieren Sie gleich mehrfach:

  • Zeitersparendes Akten-Handling
  • Reduzierte Suchzeiten
  • Sicheres Wiederfinden
  • Fehlablagen vermeiden
  • Sofort auskunftsfähig

Ganz gleich, ob eine effizientere Organisation am einzelnen Arbeitsplatz, in einer Abteilung oder im Archiv gefordert ist – MAPPEI hat die Lösungen, die Sie bei Ihren täglichen Aufgaben voran bringen.

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Erfahrungen mit MAPPEI bei der Volksbank Ulm-Biberach

"... Wir suchen keine Akten mehr, wir finden sie dort, wo sie hingehören. Die Übersicht ist deutlich besser geworden. Alles ist einfach und logisch..."

Projektbericht: Volksbank Ulm-Biberach

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