MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Papier- und Büroorganisation im Handwerk

Alles im Blick, alles im Griff

Papier- und Büroorganisation im Handwerksunternehmen

Sie sind Handwerker bzw. führen ein Handwerksunternehmen? Die tägliche Papierflut verstellt Ihnen den Blick auf´s Geschäft? Sie müssen zahlreiche Aufgaben und Termine organisieren und verlieren im Tagesgeschehen leicht den Überblick? Verbringen Sie dabei auch mehr Zeit als Ihnen lieb ist für administrative Tätigkeiten und für die Suche nach Dokumenten und Schriftstücken? Dann sorgen Sie jetzt mit der MAPPEI-Methode und der MAPPEI-Wiedervorlage schnell für Ordnung und Überblick! Hiermit schaffen in Ihrer Ablage und Wiedervorlage sofort "Ordnung ohne Stress"! So können Sie sich besser Ihren Kernaufgaben widmen, Ihre Angebote nachfassen und Ihre Kundenaufträge bearbeiten.

Wiedervorlage > effiziente Angebotsverfolgung und Auftragsbearbeitung

Gerade die Angebotsverfolgung und Auftragsbearbeitung sind zentrale Themen für Handwerksunternehmen. Um laufende Angebote und Aufträge besser überblicken zu können, bietet sich die gut strukturierte und rollierende Wiedervorlage von MAPPEI an. Zum Nachfassen oder bei Rückfragen des Kunden sind Sie "mit einem Griff" sofort auskunftsfähig – ganz ohne lästiges Suchen.

Alle relevanten Informationen sind in einer Ordnungsmappe abgelegt. Die Mappe trägt zur Kennzeichnung einen Reiter mit dem treffenden Stichwort zum Inhalt – in der Regel der Kundenname. Zur logischen Strukturierung Ihrer Vorgänge legen Sie eine einfache Farbstruktur fest. Hierbei ordnen Sie unterschiedlichen Themenbereichen jeweils eine eigene Farbe zu – z.B. gelb für Angebote und blau für Aufträge. Farben sind eine ausgezeichnete Organisationshilfe, da unser Auge sie viel schneller identifizieren kann als Buchstaben oder Zahlen.

Neue Termine, Aufgaben, Angebote etc. behalten Sie besser im Blick, wenn Sie die dazugehörigen Schriftstücke und Notizen sofort in einer Ordnungsmappe mit farbigem Reiter ablegen. Durch Ihre individuelle Farbstruktur lassen sich die Vorgänge auf einen Blick thematisch unterscheiden.

Anschließend legen Sie den Bearbeitungszeitraum (Monat und Tag oder Kalenderwoche) fest und stellen den Vorgang an die entsprechende Stelle in die Wiedervorlage ein. Das rollierende System erinnert dann "automatisch". So arbeiten Sie systematisch jeden Tag Ihre Aufgaben ab, ohne einen Vorgang – oder noch schlimmer: einen Kunden – zu vergessen.

Großer Vorteil der MAPPEI-Wiedervorlage: Alle Vorgänge sind unabhängig vom Termin sichtbar. Sollten Sie – oder Kollegen aus Ihrem Team – einen Vorgang vorzeitig benötigen, dann ist dieser sehr leicht über die Reiterfarbe, die Reiterposition und die Beschriftung zu finden.

Temporäre und dauerhafte Vorgänge

Für Vorgänge bzw. Schriftstücke, die nach der Bearbeitung nicht in Papierform aufbewahrt bzw. archiviert werden, eignen sich die stabilen Aktionsmappen aus Kunststoff besonders gut. Nachdem ein Vorgang abgeschlossen ist und hierzu kein Papier "übrig" bleibt, lässt sich diese Mappe ganz einfach wiederverwenden: einfach den Beschriftungsläufer neu beschriften und nach dem neuen Stichwort positionieren.

Beispiele für temporäre Vorgänge:

  • Sie haben ein Angebot für einen potenziellen Neukunden geschrieben und möchten später nachfassen
  • Sie möchten einen Interessenten an einem bestimmten Tag anrufen oder besuchen und haben sich hierzu Notizen gemacht
  • Sie haben offene Fragen notiert, die Sie mit einem Lieferanten oder auch einem Mitarbeiter klären möchten

Für die Organisation von Rahmenverträgen, die Dokumentation von langfristigen Kundenbeziehungen oder die Projektplanung etc. – also von "dauerhaften" Vorgängen, lohnt es sich Ordnungsmappen aus Karton anzulegen. Diese meist aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Unterlagen müssen später nicht umsortiert werden. Sie können die Vorgänge später – so wie sie sind – ganz einfach archivieren.

Bei der Wahl der für Sie passenden Produkte und der Umsetzung der Methode nach Ihren individuellen Anforderungen unterstützen wir Sie gern. Sprechen Sie uns an!

Die Vorteile einer guten Wiedervorlage

Handwerksunternehmen, die mit der Wiedervorlage von MAPPEI und dem Terminmodul arbeiten, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Eingehende Schriftstücke direkt bearbeiten, sortieren und termingenau organisieren – all das ist mit MAPPEI denkbar einfach.

  • die Wiedervorlage bringt direkt Ordnung in Ihre Büroorganisation
  • sie schafft die Basis für planvolles Arbeiten im Unternehmen
  • sie ermöglicht das gezielte Nachfassen von Angeboten
  • Informationen stehen schnell zur Verfügung
  • die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden wird optimiert und Ihr Service damit verbessert
  • Sie können gezielter Aufträge akquirieren

Verschwenden Sie keine Zeit mehr für das Suchen nach Dokumenten. Nutzen Sie stattdessen die "gewonnene Zeit" für die Kundengewinnung, Auftragsbearbeitung oder für Projekte, die Ihnen Gewinn bringen.

Perfekt organisiert mit MAPPEI.

Termin-Module für Handwerksunternehmen

Angebotsverfolgung Handwerk

Erfahrungen eines Handwerksunternehmens mit MAPPEI

"... Durch die eindeutigen Kriterien haben wir alle Vorgänge im Griff und müssen nicht mehr nach ihnen suchen. Somit sparen wir viel Zeit, die wir nun für die noch bessere Kundenbetreuung einsetzen..."

Kriener & Trübner - Wärme, Wasser, Qualität

Profitieren auch Sie von der MAPPEI-Methode!

Nutzen und Vorteile

Nutzen und Vorteile
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