MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Papierorganisation für die Immobilienverwaltung

Auch im Immobilien-Bereich hat sich die völlig papierlose Verwaltung längst noch nicht durchgesetzt. Immobilien-Akten, Kunden-Akten mit ergänzenden handschriftlichen Notizen, Mieter-Formulare, Grundriss-Pläne, Verträge, Urkunden, Abtretungen – es fällt noch viel Papier für ein Objekt an. Zwar können Immobilienverwaltungen schon viele Vorgänge durch spezielle Immobiliensoftware bearbeiten und digital verwalten – doch zur Aufbewahrung von „Originalbelegen“ ist eine perfekt funktionierende und übersichtliche Papierorganisation ratsam. Auch bei Besichtigungen und Kundengesprächen sind häufig noch Informationen auf Papier im Einsatz. Mietformulare und Übergabeprotokolle müssen ausgefüllt und zum Objekt abgelegt werden.

Mit der MAPPEI-Methode lässt sich der Zugriff auf all diese handschriftlichen Informationen und Originalbelege besonders einfach und effektiv optimieren. Im Vergleich zu anderen Ordnungsmitteln (z.B. herkömmlicher Aktenordner, Hängemappen etc.) reduzieren Sie Ihre Zugriffs- und Ablagezeiten enorm und sparen außerdem noch wertvollen Platz – und das bei bester Übersicht!

Grundsätzlich erzielt man in der Praxis ohnehin den größten Nutzen durch eine sinnvolle Kombination von Papierorganisation und digitaler Ablage. Bei Strom- oder Systemausfall wird die rein digitale Organisation von Informationen schnell zum Problem: Wenn z.B. die Bank, ein Mieter oder Handwerker dringende Fragen zu klären hat, deren Antwort digital gespeichert und nicht verfügbar ist.

Mit der effizienten MAPPEI-Papierorganisation bleiben Sie immer auskunftsfähig und behalten den Überblick. Die „Loseblatt-Ablage“ ist nicht nur zeitsparend im Tagesgeschäft, sondern schafft die ideale Voraussetzung für eine spätere Digitalisierung und Archivierung der Akten.

MAPPEI-Anwendungsbereiche

Im Immobilien-Bereich kann das MAPPEI-System sehr gezielt und effizient im Tagesgeschäft unterstützen. Nicht nur bei der Arbeitsplatzorganisation im Büro, auch bei der Wiedervorlage aktueller Terminvorgänge oder unterwegs, wenn bei Außenterminen wichtige Unterlagen zu Hand sein müssen.
Ebenso im Archiv zur strukturierten Ablage von Dokumenten, die langfristig aufbewahrt werden müssen.

Erstellen Sie einen Aktenplan und starten Sie sofort mit einer gut funktionierenden Papierorganisation. Ein logischer Aufbau der Ablagestruktur sorgt für eine einfache und schnelle Handhabung. Drei wichtige Signalelemente erleichtern Ihnen den Zugriff auf Informationen: Farbe, Position und Sachbegriff.

Folgendes Beispiel zeigt eine mögliche Anwendung

  •  Weiße Leitkarten gliedern Immobilien-Objekte nach der jeweiligen Adresse bzw. der Straße.
  • Ordnungsmappen mit gelben Reitern kennzeichnen Objektakten zu wiederkehrenden Themen
    (z.B. Abfallentsorgung, Gas, Heizung, Wasser, Reinigung, etc.)
  • Ordnungsmappen mit roten Reitern markieren Finanz-Themen
    (z.B. Nebenkosten, Festgeld-Konto)
  • Ordnungsmappen mit grünem Reiter kennzeichnen Akten zum Mieter bzw. Eigentümer

Mit speziellen Fächermappen von MAPPEI lassen sich Akten thematisch untergliedern. Im Fall einer Mieter-Akte können alle Dokumente in nur einer Ordnungsmappe abgelegt werden. Gestanzte Taben kennzeichnen unterschiedliche Fächer für z.B. Korrespondenz, Abrechnungen, Stammdaten, Kaution und Vertrag. Eingehende Dokumente einfach „lose"  in das entsprechende Fach legen und fertig.

Reiter-Farben sind bestimmten Themen zugeordnet und stellen eine Grobgliederung dar. So verschaffen Farben einen schnellen Überblick, erleichtern das Einsortieren und Wiederfinden von Informationen. Durch das Farbsystem lassen sich Fehlablagen leichter vermeiden. Zur präzisen Kennzeichnung des Inhalts werden logische Sachbegriffe auf Reiter geschrieben, die Alphabet genau an der Mappe positioniert und angeklebt werden. Platzsparend in Boxen stehend haben Sie besten Überblick über Ihre Ordnungsmappen.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr für die Suche in unübersichtlichen Ordnern oder anderen ineffizienten Ordnungsmitteln. Gewinnen Sie mit dem MAPPEI-System bis zu 1 Stunde täglich, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können!

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