Krankenhäuser und Ambulanzen stehen vor der riesigen Herausforderung eine Vielzahl wichtiger und vertraulicher Akten über einen sehr langen Zeitraum (von mindestens 10 - 30 Jahre) zu verwalten und archivieren. Damit das problemlos gelingt, müssen bei stationärer Aufnahme Patienten-Akten zur Krankengeschichte und Pflege Dokumentationen, Ambulanz-Akten, aber auch kaufmännische Verwaltungsakten zur Abrechnung ärztlicher Leistungen oder interne Personal-Akten etc. systematisch organisiert sein.
MAPPEI bietet hierfür die beste Lösung – basierend auf der MAPPEI-Methode lassen sich Zugriffs- und Ablagezeiten enorm reduzieren und außerdem noch wertvoller Platz einsparen. Sicherer Zugriff auf Informationen ist so auch für große Aktenmengen bei bester Übersicht gewährleistet. Übervolle Schreibtische mit Dokumentenstapel, Registraturen mit schlechter Raumausnutzung, lange Suchzeiten, schwierige Vertretungssituationen oder Fehlablagen sind mit dem richtigen Ablagesystem längst Vergangenheit.
Das MAPPEI-System optimiert im Krankenhaus die Organisation am einzelnen Arbeitsplatz, innerhalb einer Fach-Abteilung, unterstützt Chefarzt-Sekretariate bei der Wiedervorlage aktueller Terminvorgänge. Außerdem sorgt das Ablagesystem später für einen optimalen Überblick im Archiv. Durch die einheitliche und durchgängige Organisation lassen sich Akten schnell archivieren und – wenn der Zeitpunkt zur Aktenvernichtung gekommen ist – auch reibungslos aussortieren.
In der täglichen Praxis profitieren die Mitarbeiter im Krankenhaus gleich mehrfach von einer effizienten Papierorganisation mit MAPPEI:
- Beste Übersicht – durch systematische Ordnung der Dokumente und präzise Kennzeichnung
- Zeit Ersparnis – durch schnelle Ablage-/Zugriffszeiten und Schutz vor Fehlablagen
- Raum Ersparnis – durch sehr platzsparende Ordnungsmittel wie Ordnungsmappen und Ordnungsboxen
MAPPEI für Patienten-Akten
Patienten-Akten enthalten wichtige persönliche Unterlagen und erfüllen mehrere Funktionen. Sie dienen der Therapiesicherung für einen Patienten, legen Rechenschaft gegenüber Kostenträger ab und sind Beweissicherung. Auch in Zeiten voranschreitender Digitalisierung gibt es die Originalakte in Papierform. Optimale Gliederung macht eine Papierakte sehr leicht in der Handhabung. Das Blättern nach Informationen in einer Akte ist einfach „gewohnter“, als das Klicken durch digitale Akten. Eine Visite mit Notebook signalisiert noch immer eine unpersönliche Gerätemedizin und Technikabhängigkeit. Wie verlaufen der Informationsfluss und die Behandlung, wenn kein Zugriff auf digitale Medien möglich ist? Der Zugriff auf Papier-Akten ist hingegen auch ohne Technikeinsatz möglich. Mit dem besten Ordnungs- und Ablagesystem ist die Ablage und der Zugriff auf Informationen besonders einfach, sicher und jederzeit zuverlässig.
Zwei Beispiele zeigen eine mögliche MAPPEI-Anwendung:
(1) Ablage von Patienten-Akten nach Namen
- Kennzeichnung der Ordnungsmappe mit einem farbigen Reiter (z.B. Ambulanzakten = gelb) und Patientennamen (Name, Vorname)
- Ohne Suchaufwand ist nun ein gezielter Zugriff auf Patienten-Akten möglich. Einfach an der Reiterfarbe und der Position in alphabetischer Ordnung orientieren.
- Ideal ist es, wenn Sie eine einheitliche inhaltliche Gliederung der Patienten-Akte schaffen.
Hierfür eignen sich Ordnungsmappen mit Fächern. Beschriftete Taben erleichtern die Zuordnung und Ablage der verschiedenen Dokumente, die für Patienten anfallen. In Form einer Loseblatt-Ablage können nun einzelne Berichte, Röntgenaufnahmen, Laboruntersuchungen etc. rasch einsortiert werden. - Alternativ zur Loseblatt-Ablage kann auch eine geheftete Ablage eingesetzt werden:
Nutzen Sie einfach Ordnungsmappen mit einer Schlauchheftung und Registerblättern zur inhaltlichen Gliederung der Patientenmappe.
- Entnahme der Patienten-Akte aus Ordnungsbox sowie das Hinzufügen einzelner Schriftstücke ist problemlos und schnell möglich.
(2) Ablage von Patienten-Akten nach dem Geburtsdatum
Insbesondere bei großer Aktenzahl bevorzugte Ordnungsweise für Archive.
- Der Geburtstag ist ein unveränderliches Merkmal und bedarf keiner Korrektur
bei Namenswechsel durch Heirat oder Scheidung. Das Geburtsdatum ist
zu 95 % der Fälle bekannt.
- Häufig vorkommende Namen (z.B. Müller, Meier, Schulze….) verteilen sich
bei der Ablage nach Geburtsdatum gleichmäßig auf 365 Tage. Dies spart zusätzlich
Zeit bei der Aktensuche, weil sich nicht riesige Namensblöcke bilden.
- Doppelt angelegte Akten (z.B. Müller, Franz) fallen im Geburtstags-System direkt auf.
- Im Zeitverlauf eingehende Befunde oder Dokumente können den Patienten-Akten
leicht zugeordnet werden, da das Geburtsdatum i.d.R. auf jedem Beleg steht.
- Als effiziente Archivlösung bietet sich die laterale Ablage von Ordnungsmappen
mit dem TABCOLOR-System an. - Das TABCOLOR-Etikett einer Patienten-Akte trägt wichtige Informationen als Farbcodierung
und zusätzlich in Langschrift. Hauptkennung ist im Beispiel das Geburtsdatum (14. März) in Kombination mit dem Initial des Nachnamens (M für Mustermann) und dem Behandlungsjahr (2009). Jeder Ziffer, jedem Buchstaben und jedem Monat ist eine bestimmte Farbe fest zugeordnet.
So entstehen bei einer Vielzahl an Patienten-Akten regelrechte Farbblöcke, die zur optischen Orientierung dienen.
