MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Krankenhäuser und Ambulanzen stehen vor der riesigen Herausforderung eine Vielzahl wichtiger und vertraulicher Akten über einen sehr langen Zeitraum (von mindestens 10 - 30 Jahre) zu verwalten und archivieren. Damit das problemlos gelingt, müssen bei stationärer Aufnahme Patienten-Akten zur Krankengeschichte und Pflege Dokumentationen, Ambulanz-Akten, aber auch kaufmännische Verwaltungsakten zur Abrechnung ärztlicher Leistungen oder interne Personal-Akten etc. systematisch organisiert sein.

MAPPEI bietet hierfür die beste Lösung – basierend auf der MAPPEI-Methode lassen sich Zugriffs- und Ablagezeiten enorm reduzieren und außerdem noch wertvoller Platz einsparen. Sicherer Zugriff auf Informationen ist so auch für große Aktenmengen bei bester Übersicht gewährleistet. Übervolle Schreibtische mit Dokumentenstapel, Registraturen mit schlechter Raumausnutzung, lange Suchzeiten, schwierige Vertretungssituationen oder Fehlablagen sind mit dem richtigen Ablagesystem längst Vergangenheit.

Das MAPPEI-System optimiert im Krankenhaus die Organisation am einzelnen Arbeitsplatz, innerhalb einer Fach-Abteilung, unterstützt Chefarzt-Sekretariate bei der Wiedervorlage aktueller Terminvorgänge. Außerdem sorgt das Ablagesystem später für einen optimalen Überblick im Archiv. Durch die einheitliche und durchgängige Organisation lassen sich Akten schnell archivieren und – wenn der Zeitpunkt zur Aktenvernichtung gekommen ist – auch reibungslos aussortieren.

In der täglichen Praxis profitieren die Mitarbeiter im Krankenhaus gleich mehrfach von einer effizienten Papierorganisation mit MAPPEI:

  • Beste Übersicht – durch systematische Ordnung der Dokumente und präzise Kennzeichnung
  • Zeit Ersparnis – durch schnelle Ablage-/Zugriffszeiten und Schutz vor Fehlablagen
  • Raum Ersparnis – durch sehr platzsparende Ordnungsmittel wie Ordnungsmappen und Ordnungsboxen

MAPPEI für Patienten-Akten

Patienten-Akten enthalten wichtige persönliche Unterlagen und erfüllen mehrere Funktionen. Sie dienen der Therapiesicherung für einen Patienten, legen Rechenschaft gegenüber Kostenträger ab und sind Beweissicherung. Auch in Zeiten voranschreitender Digitalisierung gibt es die Originalakte in Papierform. Optimale Gliederung macht eine Papierakte sehr leicht in der Handhabung. Das Blättern nach Informationen in einer Akte ist einfach „gewohnter“, als das Klicken durch digitale Akten. Eine Visite mit Notebook signalisiert noch immer eine unpersönliche Gerätemedizin und Technikabhängigkeit. Wie verlaufen der Informationsfluss und die Behandlung, wenn kein Zugriff auf digitale Medien möglich ist? Der Zugriff auf Papier-Akten ist hingegen auch ohne Technikeinsatz möglich. Mit dem besten Ordnungs- und Ablagesystem ist die Ablage und der Zugriff auf Informationen besonders einfach, sicher und jederzeit zuverlässig.

Zwei Beispiele zeigen eine mögliche MAPPEI-Anwendung:

(1) Ablage von Patienten-Akten nach Namen

  • Kennzeichnung der Ordnungsmappe mit einem farbigen Reiter (z.B. Ambulanzakten = gelb) und Patientennamen (Name, Vorname)
  •  Ohne Suchaufwand ist nun ein gezielter Zugriff auf Patienten-Akten möglich. Einfach an der Reiterfarbe und der Position in alphabetischer Ordnung orientieren.
  • Ideal ist es, wenn Sie eine einheitliche inhaltliche Gliederung der Patienten-Akte schaffen.
    Hierfür eignen sich Ordnungsmappen mit Fächern. Beschriftete Taben erleichtern die Zuordnung und Ablage der verschiedenen Dokumente, die für Patienten anfallen. In Form einer Loseblatt-Ablage können nun einzelne Berichte, Röntgenaufnahmen, Laboruntersuchungen etc. rasch einsortiert werden.
  • Alternativ zur Loseblatt-Ablage kann auch eine geheftete Ablage eingesetzt werden:
    Nutzen Sie einfach Ordnungsmappen mit einer Schlauchheftung und Registerblättern zur inhaltlichen Gliederung der Patientenmappe.
  • Entnahme der Patienten-Akte aus Ordnungsbox sowie das Hinzufügen einzelner Schriftstücke ist problemlos und schnell möglich.

(2) Ablage von Patienten-Akten nach dem Geburtsdatum

Insbesondere bei großer Aktenzahl bevorzugte Ordnungsweise für Archive.

  • Der Geburtstag ist ein unveränderliches Merkmal und bedarf keiner Korrektur
    bei Namenswechsel durch Heirat oder Scheidung. Das Geburtsdatum ist
    zu 95 % der Fälle bekannt.
  • Häufig vorkommende Namen (z.B. Müller, Meier, Schulze….) verteilen sich
    bei der Ablage nach Geburtsdatum gleichmäßig auf 365 Tage. Dies spart zusätzlich
    Zeit bei der Aktensuche, weil sich nicht riesige Namensblöcke bilden.
  • Doppelt angelegte Akten (z.B. Müller, Franz) fallen im Geburtstags-System direkt auf.
  • Im Zeitverlauf eingehende Befunde oder Dokumente können den Patienten-Akten
    leicht zugeordnet werden, da das Geburtsdatum i.d.R. auf jedem Beleg steht.
  • Als effiziente Archivlösung bietet sich die laterale Ablage von Ordnungsmappen
    mit dem TABCOLOR-System an.
  • Das TABCOLOR-Etikett einer Patienten-Akte trägt wichtige Informationen als Farbcodierung
    und zusätzlich in Langschrift. Hauptkennung ist im Beispiel das Geburtsdatum (14. März) in Kombination mit dem Initial des Nachnamens  (M für Mustermann) und dem Behandlungsjahr (2009). Jeder Ziffer, jedem Buchstaben und jedem Monat ist eine bestimmte Farbe fest zugeordnet.
    So entstehen bei einer Vielzahl an Patienten-Akten regelrechte Farbblöcke, die zur optischen Orientierung dienen.
  • Zusätzlich zur Farbkodierung wird zur sicheren Identifizierung noch einmal der vollständige Patientenname, das Geburtsdatum, die Aufnahmenummer der Klinik und ggf. ein Barcode in Langschrift aufgedruckt.
  • Cleveres TABCOLOR-Detail zum Aussortieren alter Patienten-Akten:
  • Mit der farblichen Kennzeichnung des Behandlungsjahres können Alt-Akten nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht (nach 10 bzw. 30 Jahren) problemlos identifiziert und vernichtet werden.
  • So einfach schafft man Platz und hält das Archiv aktuell!

Das Ordnungs-System von MAPPEI hat den Vorteil: es ist einfach zu erlernen, leicht umsetzbar und hilft durch seine Transparenz Vertretungssituationen zu vereinfachen. Alle Akten sind platzsparend und übersichtlich untergebracht. Falschablagen fallen sofort auf. Bei Entnahme der Akte kann eine OUT-Mappe Hinweise zum Verbleib geben und in der Zwischenzeit eingehende Schriftstücke sammeln. Insofern ist es im Krankenhaus ideal anwendbar, da verschiedene Personen schnellen und sicheren Zugriff auf Informationen haben müssen, um Patienten zu helfen.

MAPPEI im Chefarzt-Sekretariat

Durch Umstellung der Papierorganisation auf das MAPPEI-System herrscht auch im turbulenten Tagesgeschehen sofort Ordnung auf dem Schreibtisch. Jeder kann sich viel besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Wichtige Informationen und Dokumente sind sofort im Zugriff, wenn sie
benötigt werden.

Basis für eine reibungslose Organisation von Dokumenten ist ein verbindlicher Aktenplan. Ein logischer Aufbau der Ablagestruktur sorgt für eine einfache und schnelle Handhabung. Den Zugriff auf Akten erleichtern drei Signalelemente: Farbe, Sachbegriff und Position. Folgendes Beispiel zeigt wie ein Aktenplan im Chefarzt-Sekretariat aussehen könnte:

Im Chefarzt-Sekretariat fallen auch zahlreiche termingebundene Aufgaben an. Mit der rollierenden MAPPEI-Wiedervorlage bleiben alle terminierten Vorgänge immer im Überblick. Sind am Ende des Tages alle Aufgaben abgearbeitet bzw. neu terminiert, dann kann die Leitkarte mit dem heutigen Datum entnommen werden. Stellen Sie die Karte einfach hinter die Karte des Vortages auf den nächsten Monat. Mit diesem System stehen die Aufgaben und Termine des kommenden Tages direkt ganz vorn und können nicht übersehen werden. Sollten Sie einen Vorgang schon vor dem Termin benötigen, so ist er durch die spezielle Codierung (Farbe, Sachbegriff und Position) sehr leicht auffindbar.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr für die Suche – arbeiten Sie einfach mit MAPPEI. Mit dem MAPPEI-System gewinnen Sie bis zu 1 Stunde täglich, die Sie für wichtigere Aufgaben nutzen können!

Profitieren auch Sie von der MAPPEI-Methode!

Nutzen und Vorteile

Nutzen und Vorteile

"Ordnung ohne Stress"

Ordnung ohne Stress – Das Buch zur MAPPEI-Methode

Das Buch zur Methode
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