Lean Office Administration
Optimierung der Geschäftsprozesse
In produzierenden Bereichen werden teilweise bereits seit Jahrzehnten Optimierungsmaßnahmen vorangetrieben. Das Potenzial für Verbesserungen ist in der Produktion zunehmend ausgeschöpft. Aus diesem Grund rückt seit einiger Zeit zusätzlich die Optimierung von Geschäftsprozessen in einer Organisation in den Vordergrund - und zwar sowohl bei produzierenden Unternehmen als auch bei reinen Dienstleistungsunternehmen und in der öffentlichen Verwaltung.
Die Lean Office Administration – auch Lean Office oder Lean Administration – ist ein Ansatz aus dem Bereich des Lean Managements. Hierbei geht es – wie bei anderen klassischen Prozessoptimierungen – darum, Prozesse wertschöpfungsorientiert zu analysieren und zu optimieren. Durch Lean Office Administration soll erreicht werden, dass möglichst jede Aktivität in der Verwaltung zur Wertschöpfung beiträgt. Unnötige Abläufe und Tätigkeiten, die keine Werte schaffen (japanisch "muda") und somit als Verschwendung zu betrachten sind, sollen möglichst eliminiert werden.
Am Anfang von Lean Office Administration steht eine intensive Analyse. Ergebnis einer solchen Analyse ist ein detaillierter Einblick in die komplexen Verwaltungsprozesse. Für die Konzipierung eines Soll-Zustandes stehen mehrere Methoden zur Verfügung (z.B. Auftragsstrukturanalyse, Wertstromanalyse, Tätigkeitsstrukturanalyse, Informationsstrukturanalyse). Ziel ist es, Verwaltungsprozesse so zu optimieren, dass vorhandene Potenziale gehoben werden.
Suchzeiten, Abstimmungsprobleme, unübersichtliche Dokumentenablagen, nicht funktionierende Wiedervorlagen oder Vertretungen... All das sind enorme "Zeitfresser" und verzögern den Prozessablauf.
MAPPEI und Lean Office Administration
Obwohl in fast allen Unternehmen weiterhin mit Papier gearbeitet wird, werden die Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der Papierorganisation häufig unterschätzt. Aktuelle Studien belegen, dass in Office-Bereichen insbesondere durch die Suche nach benötigten Dokumenten sehr viel Zeit verschwendet wird.
Durch die Anwendung der MAPPEI-Methode im Büro schaffen Sie eine transparente Papierorganisation. Ihre Ablagen, Strukturen und Abläufe können Sie durch einheitliche Standards vereinfachen und wesentlich effizienter gestalten. Die übersichtliche Organisation des vorhandenen Schriftgutes ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente, minimiert die Suchzeiten und verkürzt die Bearbeitungszeit.
Optimierungspotenzial ausschöpfen
Mit der MAPPEI-Methode schöpfen Sie das Optimierungspotenzial im Bereich der Papierorganisation voll aus. So kommen Sie den Zielen der Lean Office Administration einen großen Schritt näher. Einige Vorteile der MAPPEI-Methode: Sie sparen Zeit und Raum, verbessern die Teamfähigkeit und erreichen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Die Probleme im Zusammenhang mit Vertretungssituationen werden deutlich reduziert. Die Anwendungsmöglichkeiten der MAPPEI-Methode sind sehr vielseitig und individuell – daher unsere Empfehlung:
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Mit MAPPEI beschleunigen Sie Ihre Prozessabläufe im Büro und setzen Ihre Lean-Office-Ziele erfolgreich um.
