MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Die MAPPEI-Methode basiert auf sechs einfachen, aber sehr effektiven Prinzipien, die Ihnen einen schnellen unkomplizierten Umgang mit Papierdokumenten ermöglichen. Aus Erfahrung wissen wir, dass systematische Ablage und ein schneller Zugriff auf eine transparente Ordnung Ihr Dokumenten-Handling enorm erleichtern.

Mit den 6 Prinzipien der MAPPEI-Methode…

  1. schaffen Sie Sofort-Ordnung
  2. bilden sachgerechte logische Einheiten
  3. vergeben ihren Vorgängen eindeutige Kennzeichnungen
  4. arbeiten viel schneller und platzsparender mit der Loseblatt-Ablage
  5. gewinnen mehr Übersicht durch die flexible Stehorganisation
  6. profitieren durch die einheitliche Organisation

Nach welchem konkreten Ordnungsprinzip Sie das MAPPEI-System einsetzen und Ihre Vorgänge kennzeichnen, hängt von den speziellen Anforderungen und Aufgaben ab. Die Organisation der Dokumenten-Ablage erfolgt dann wahlweise:

  • alphabetisch (z.B. nach Namen oder Stichworten)
  • numerisch (z.B. nach Kunden-/Auftragsnummern oder Kennzahlen
  • alpha-numerisch (z.B. nach einer Kombination aus Zahlen und Schlüsselworten)

MAPPEI-Vorgänge kennzeichnen       

Um einen schnellen und gezielten Zugriff auf Dokumente zu gewährleisten, sollte jeder Vorgang in einer separaten Ordnungsmappe liegen. Zur Kennzeichnung bzw. Beschriftung der Vorgänge verwenden Sie Reiter, die Sie von hinten an die Organisationsleiste der Mappen ankleben. Die Kennzeichnung der Reiter weist drei Merkmale auf: Farbe, Position und Suchbegriff

1.    Farbe

Zuerst legen Sie für alle relevanten Themen jeweils eine Farbe fest. Auf diese Weise geben Sie ihrer individuellen Ordnung sofort eine markante Struktur und grenzen Themen optisch voneinander ab. Hier ein Praxis-Beispiel: Verwenden Sie grüne Reiter für Lieferanten, gelbe Reiter für Kunden und rote Reiter für Personal. Die Reiterfarbe ist somit das erste optische Signal, um einen Vorgang schnell zu finden oder richtig abzulegen. Ihr Vorteil: Fehlablagen sind damit nahezu ausgeschlossen, weil sie sofort ins Auge springen!

2.    Position

Jede Mappe ist am oberen Rand mit einer Ordnungsleiste bedruckt. Sie gibt die exakte Position beim Ankleben der Reiter vor. Suchbegriffe mit gleichem Anfangsbuchstaben bzw. gleicher Endziffer stehen somit immer auf gleicher Position. Das erleichtert Ihnen die Orientierung bei der Suche nach einem bestimmten Vorgang.

3.    Suchbegriff oder Ziffer

Um Vorgänge optimal zu kennzeichnen sollten Sie möglichst kurze, eindeutige, nicht zu allgemeine Begriffe zur Beschriftung der Reiter wählen. Die Suchbegriffe müssen klare Auskunft über den Inhalt der Ordnungsmappe geben. Nur so ist gewährleistet, dass immer die jeweils richtige Mappe entnommen und wieder korrekt abgestellt wird.

Klare Regeln zur Schreibweise und ein systematischer Aktenplan erleichtern den Mitarbeitern die tägliche Arbeit. Eine transparente Ordnung zahlt sich besonders im Vertretungsfall aus, weil der Informationsfluss nicht ins Stocken gerät.

Alphabetische Ordnung                         

Ein sehr gängiges und zugleich einfaches Ordnungsprinzip ist die alphabetische Ordnung von Vorgängen. Hier können Sie die Reiter mit Namen (z.B. der Firmen, Kunden, Lieferanten) beschriften oder auch prägnante Stichworte zum Thema oder zum Projekt notieren.

Schreiben Sie einen treffenden (Such-)Begriff ganz links an die Markierung des Reiterbogens. So ist gewährleistet, dass der Anfangsbuchstabe im MAPPEI-System immer gut sichtbar ist. Je nach Schriftgröße und der Anzahl vorhandener Mappen ist auch mehr lesbar.

Der 1. Buchstabe des Begriffs bestimmt dabei die Position, wo der Reiter an die Ordnungsleiste der Mappe angeklebt wird. Wie einfach das geht zeigt folgendes Beispiel: Kleben Sie den Reiter zum Lieferanten „Göbel AG“ bei „G“ und den für die Firma „Uhlenbrock GmbH“ bei „U“ von hinten an die Ordnungsleiste der Mappe. Bei der Ablage der Vorgänge in Ordnungsboxen ist nun darauf zu achten, dass die alphabetische Reihenfolge von hinten nach vorne erfolgt.

Ordnungsmappen mit Suchbegriffen „A“ stehen immer hinten links und solche mit „Z“ werden entsprechend der Staffelung rechts vorne einsortiert. Das bietet gute Orientierung, um schnell auf Vorgänge zu zugreifen. Wenn Sie Ihre Ablage durch Leitkarten in verschiedene Themen (z.B. Lieferanten, Kunden, Personal) unterteilen, dann beginnt diese Staffelung für jeden Bereich neu.

Numerische Ordnung                 

Für einige Bereiche ist Ablage nach numerischer Ordnung besonders vorteilhaft. Sie haben die Möglichkeit Ihre Vorgänge z.B. nach Kunden-Nummern, Lieferanten-Nummern, Auftrags-Nummern oder nach Postleitzahlen Gebieten zu sortieren.

Je nach Größe des Nummernkreises bietet sich eine Gruppierung nach Nummern an. Mittels Leitkarten lassen sich Bereiche untergliedern und mit verschiedenen Reiterfarben sind Vorgänge sehr gut optisch trennbar. Bei einer numerischen Ablage-Ordnung wird meist nach „aufsteigender Nummernfolge“ von vorn nach hinten abgestellt – wie im Beispiel zu sehen ist.

Mit der MAPPEI-Methode können Sie beide Ordnungsprinzipien besonders einfach und übersichtlich umsetzen. Sie sparen Zeit und Platz beim Dokumenten-Handling und können sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.

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