MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Ablagefächer vs. stehende Ablage

Täglich sammelt sich eine Fülle an Papier auf unseren Schreibtischen: wichtige Dokumente, Briefe, ausgedruckte E-Mails, Memos etc. In vielen Büros wandert ein Großteil zunächst in Ablagefächer, Ablagekörbe bzw. Ablageschalen, die auf den Schreibtischen oder in Regalen liegen. Sie sind eine Form der liegenden Ablage, bei der die Dokumente übereinanderliegend gesammelt werden. Eingehende Dokumente können nach bestimmten Kriterien (z.B. Unterscheidung von Eingangs-/Ausgangspost, nach Arbeitsbereich oder Zuständigkeit) in verschiedene Ablagefächer eingelegt werden. Meist kommt das neueste Dokument aber vermutlich einfach obendrauf... 

Auf den ersten Blick sieht es so aus, als könnten die Dokumente auf diese Weise recht schnell in die meist preiswerten Ablagefächern gelegt werden. Die z.T. sehr hohen Papierstapel nutzen auch scheinbar den vorhandenen Platz gut aus.

Aber: In Ablagefächern geht die Übersicht schnell verloren. Das Auffinden eines bestimmten Dokuments artet bei einer unübersichtlichen Ablageform sehr leicht zur Suche nach der berühmten Nadel im Heuhaufen aus. Suchen kostet unnötig Zeit und hält uns von der Erledigung wichtiger Aufgaben ab. Nicht selten verschwinden einzelne Dokumente in den Ablagefächern wie im Bermuda-Dreieck. Für die Nutzer bringt die Nutzung von Ablagefächern und Ablagekörbchen daher einige Nachteile mit sich.

Nachteile von Ablagefächern

  • großes Risiko für Unordnung (Stapelbildung)
  • zeitraubende Suche nach Dokumenten 
  • unpraktischer Zugriff 
  • unübersichtliche Ablage ohne (klare) Kennzeichnung der Vorgänge
  • Gefahr des "Daten-/Informationsgrabes"
  • Frustgefahr in Vertretungssituationen

Eine liegende Ablage mittels Ablagefächern, Ablagekörben oder Ablageschalen ist aufgrund mangelnder Übersicht nicht empfehlenswert. Allenfalls kann sie kurzfristig als Ergänzung zu anderen Ablageformen verwendet werden – z.B. als "reine Postkörbe" für die Eingangs- und Ausgangspost.

Die Alternative zu herkömmlichen Ablagefächern

Wer von Anfang an auf eine effiziente Organisation seiner Schriftstücke abzielt, sollte sich direkt einer stehenden Ablage zuwenden. Hier bietet die bewährte MAPPEI-Methode nachhaltig zahlreiche Vorteile. Die Dokumente kommen in Ordnungsmappen, die in Ordnungsboxen gestellt werden.

Vorteile der stehenden Ablage mit MAPPEI

Organisieren auch Sie Ihre Dokumente nach der MAPPEI-Methode, damit Sie immer das richtige Dokument, am richtigen Ort, in kürzester Zeit und zu den niedrigsten Kosten ablegen und finden.

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Stehende Ablage mit MAPPEI

Bessere Übersicht dank MAPPEI

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