MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Aufbewahrungsfristen: Was kann weg, was nicht?

Nach wie vor wachsen Papierberge – auch in Zeiten der Digitalisierung – schneller als uns lieb ist... Insbesondere, wenn für die Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten und sie nicht vorschnell im Aktenvernichter landen dürfen, ist eine gute Organisation hilfreich.

Mit der bewährten MAPPEI-Methode organisieren Sie wichtige Originale, Belege und Schriftstücke von Anfang an und durchgängig bis in Ihr Archiv – und zwar nicht nur besonders wirtschaftlich und raumsparend, sondern auch sehr anwenderfreundlich! Aufgrund der sehr guten Übersicht finden Sie Ihre Schriftstücke schnell und zuverlässig.

Doch wer muss eigentlich was wie lange aufbewahren? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Schriftstücke? Und in welcher Form sollten Sie Dokumente am besten archivieren?

Die nachfolgenden Übersichten erheben nicht den Anspruch auf Vollständigkeit und Rechtssicherheit, geben jedoch einen ersten Einblick:

  • Gewerbetreibende sind verpflichtet geschäftliche Dokumente (Papierdokumente und elektronische Dokumente) über mehrere Jahre aufzubewahren, um diese bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt vorlegen zu können.
  • Für Privatpersonen gelten im Gegensatz dazu nur sehr wenige Aufbewahrungspflichten – vielmehr gibt es Empfehlungen, welche Unterlagen Sie sinnvollerweise aufgrund erschwerter Wiederbeschaffung verwahren sollten.
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Sie definieren den Zeitraum, innerhalb der Sie aufbewahrungspflichtige Dokumente übersichtlich geordnet archivieren und verfügbar halten müssen. Die Aufbewahrungsfrist für ein Dokument beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Schriftstück erstellt oder empfangen wurde. Die Aufbewahrungsfrist endet jeweils mit Ablauf der Frist am Ende des Kalenderjahres.
    Achtung: Es gibt natürlich Ausnahmen und Sonderfälle! Z. B. beginnt die Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante Belege erst im Jahr der Steuerfestsetzung. Die Aufbewahrungsfrist für einen Vertrag beginnt erst mit Ablauf der Vertragslaufzeit...
  • Hinsichtlich der Form gilt es die entsprechenden Dokumente im Archiv so aufzubewahren, dass sie lesbar, sauber und übersichtlich geordnet sind. In der Regel wird aufgrund der Beweiskraft das Original aufbewahrt. Ursprünglich digital erstellte Dokumente müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder etwa auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Was elektronisch erstellt und bearbeitet wurde, muss auch elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Für E-Mails gelten in der Regel die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente – auch hier ist entscheidend, um welche Art Dokument es sich bei der E-Mail handelt.

Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen

Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbständige (jeder, der nach dem Steuerrecht und dem Handelsrecht zur Buchführung verpflichtet ist) unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Sie müssen Ihre geschäftlichen Dokumente für eine festgesetzte Zeit zur Überprüfung verfügbar halten. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind handelsrechtlich und steuerrechtlich vorgegeben. Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabeordnung (AO) regeln diese Aufbewahrungszeiträume im Detail. Nachfragen bei Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt sichern Sie diesbezüglich ab.

  • Dauerhaft: eine dauerhafte und somit unbefristete Aufbewahrung von Dokumenten in Unternehmen ist allgemein üblich bei Grundstücksunterlagen, Bauplänen, Gesellschafterverträgen, Patenten, Gerichtsurteilen und Personalakten.
  • 10 Jahre: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn und Verlustrechnung), Handelsbücher, Inventare, Lageberichte, Buchungsbelege (z.B. Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Lieferscheine etc.), Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen.
  • 6 Jahre: empfangene und versandte Handelsbriefe bzw. Geschäftskorrespondenz auch per E-Mail, Wiedergaben (d.h. Durchschriften und Kopien) und sonstige Unterlagen, die kaufmännisch oder steuerrechtlich relevant sind.

Aufbewahrung privater Unterlagen

Für private Dokumente bestehen bislang verhältnismäßig wenige gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Dazu zählt u.a. die Pflicht, sämtliche Handwerkerrechnungen aufgrund der Gewährleistungspflicht 5 Jahre lang aufzubewahren. Allerdings gibt es für die private Ablage zahlreiche Empfehlungen für aufbewahrungswürdige Dokumente. Eine grobe Orientierung, wie viele Jahre Sie welche Unterlagen am besten verwahren sollten, zeigt Ihnen die nachfolgende Übersicht:

  • Ihr Leben lang: standesamtliche Urkunden (z.B. Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde und Sterbeurkunden von Familienangehörigen), Abschlusszeugnisse von Schule und Studium, Ausbildungsurkunden und Berufsabschlusszeugnisse, ärztliche Gutachten, alle notwendigen Unterlagen zur Rentenberechnung, die Ihren beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise), Gerichtsurteile, Mahnbescheide.
  • Über die gesamte Laufzeit: Versicherungsunterlagen (z.B. Verträge, Änderungen oder Statusberichte zu vorhandenen Kfz-, Haftpflicht-, Hausrat-, Lebensversicherungen etc.), Kreditunterlagen, Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Sparpläne, Produkte zur Berufsunfähigkeit oder zur privaten Altersvorsorge etc.)
  • Über die gesamte Gebrauchsdauer: Als Wertnachweis bei späterem Verkauf oder als Nachweis für die Hausratversicherung im Schadenfall (z.B. Rechnungen von Möbeln, technischen Geräten, Schmuck oder anderen hochwertigen Gütern). Kaufbelege oder Garantiescheine sollten Sie grundsätzlich mindestens für die Zeit der Gewährleistung aufbewahren.
  • 6 Jahre: Arbeitnehmer mit einem jährlichen Einkommen über € 500.000 müssen Kontoauszüge mit Buchungen, die steuerrechtlich relevant sein können, sechs Jahre aufheben.
  • 5 Jahre: eingereichte Steuerunterlagen und Steuerbescheide, insbesondere wenn diese nur vorläufig bewilligt wurden. Steuerbescheide werden auch oft rückwirkend benötigt, wenn Sie staatliche Zuschüsse beantragen möchten (z.B. zur Feststellung von Kindergartenbeiträgen oder Pflegegeldzahlungen für Verwandte). Handwerkerrechnungen sollten Sie aufgrund der Gewährleistungspflicht der Handwerker mindestens fünf Jahre aufbewahren.
  • 4 Jahre: Bankunterlagen, Kontoauszüge und Überweisungen. Banken archivieren die Belege meist nur für sechs Jahre und die Gebühren für nachträgliche Ausstellung sind meist hoch. Zahlungsnachweise für regelmäßige Zahlungen über längere Zeiträume (z.B. Miete) können gesetzlich vorgeschrieben bis zu vier Jahre als Beweis herangezogen werden. Für einmalige Zahlungen gilt nur eine Beleg-Frist von 2 Jahren.
  • 3 Jahre: alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Beleg für Kautionszahlung
  • 2 Jahre: Kaufverträge und Kassenbons sollten Sie mindestens zwei Jahre für Gewährleistung, Garantie und eventuelle Reklamationen aufbewahren. Eigenheimbesitzer müssen Rechnungen und Belege für steuerpflichtige Leistungen mindestens zwei Jahre aufheben (z.B. Rechnungen für Reinigungs-, Instandhaltungs- oder Gartenarbeiten). Auch Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Mit dem MAPPEI-System lassen sich alle diese Dokumente nicht nur schnell und übersichtlich nach Stichworten ablegen, sondern auch für längere Zeiträume besonders nutzerfreundlich und platzsparend archivieren. Sie haben immer in kürzester Zeit alle wichtigen Unterlagen griffbereit.

Geschäftlich wie privat – MAPPEI hat immer die passende Lösung zur Archivierung Ihrer Schriftstücke parat!

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