MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Bei einer reibungslosen Ablage von Dokumenten ist konsequentes und systematisches Vorgehen gefragt. Wer seinen Arbeitsplatz und damit auch die Ablage besser organisiert, kann seine Produktivität deutlich steigern und hat die Sicherheit, jederzeit schnell auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. Ineffiziente Prozesse sind dagegen unnötige „Zeitfresser“, kosten Geld und machen auf Dauer unzufrieden. Zu den größten Zeitfressern gehören die Fehl- bzw. Falschablagen, Mehrfachablagen und die Suche nach verloren gegangenen Dokumenten.

Durchschnittlich 4 Stunden pro Woche verbringt ein Angestellter mit der Suche nach Unterlagen, die entweder verloren gegangen sind oder gar falsch abgelegt wurden. Nach einer Befragung geben etwa 67 Prozent der Büroangestellten an, dass sie für den Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit aufwenden. Mit der MAPPEI-Methode lässt sich der Zeitaufwand für die Organisation der Dokumenten-Ablage deutlich reduzieren. Sie gewinnen mit dieser Ablagetechnik optimale Übersicht über alle Ihre Vorgänge. Der Rückgriff auf bereits abgelegte oder archivierte Dokumente geht mit diesem System zudem viel bequemer und kostet weniger Zeit. So können Sie sich den wirklich wichtigen Aufgaben widmen.

Ordnung in Mappen

Statt „Papierstapel“ zu durchsuchen, greifen Sie auf eine transparente Ordnung Ihrer Vorgänge zurück. Hierzu erstellen Sie einen Aktenplan, der eine gute Übersicht in Ihre wichtigen Themen bringt und diese fest mit einer bestimmten Farbe verknüpft. Grenzen Sie dabei Themen „optisch“ voneinander ab, indem Sie Vorgänge mit farbigen Reitern kennzeichnen (z.B. Vorgänge zu Kunden = grün, Lieferanten = gelb, Personal = rot).

Alle relevanten Vorgänge sind in einzelnen Ordnungsmappen abgelegt und der Mappen-Inhalt wird am Reiter mit einem eindeutigen Begriff bzw. Stichwort gekennzeichnet. Die vertikal stehende Ablage in Ordnungsboxen gibt so „mit einem Blick“ Auskunft über die in Ordnungsboxen eingestellten Vorgänge. Auf diese Weise schützt das durchgängige Ablagesystem von MAPPEI vor Informations- und Wissensverlust. Insbesondere Vertretungssituationen durch Kollegen werden hierdurch vereinfacht, weil der Informationsfluss gewährleitet bleibt.

Fehlablagen sofort erkennen

Fehlerhaft abgelegte Dokumente bedeuten immer auch einen Informationsverlust, kosten uns täglich Arbeitszeit und Geld. All dies ist vermeidbar mit dem richtigen System. Falsch abgelegte Vorgänge fallen im MAPPEI-System sofort ins Auge. Wird z.B. eine Kunden-Mappe mit grünem Reiter versehentlich zwischen die Lieferanten-Akten mit gelben Reitern abgelegt – dann ist dies allein schon aufgrund der optischen Signalwirkung sofort sichtbar. Ebenso funktioniert die Farblogik des TABCOLOR-Systems: Bei der Organisation sehr großer Aktenmengen werden mit TABCOLOR durch deutlich erkennbare und logische Farbreihen Fehlablagen verhindert. Eine falsche abgestellte Ordnungsmappe fällt dem Anwender direkt ins Auge, weil sie nicht in den Farbblock passt. Klingt einfach? Ist es auch mit MAPPEI.
Machen Sie es doch auch einfach – optimieren Sie jetzt Ihre Ablage und vermeiden Fehlablagen.
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