MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Pultordner sind nicht die Lösung

Nutzen Sie Pultordner als Termin- oder Unterschriftenmappe? Sortieren Sie mühsam lose DIN A4-Blätter ein oder legen Sie hierin sogar ganze Vorgänge auf Wiedervorlage? Dann haben Sie beim täglichen Gebrauch sicher schon die Grenzen des Pultordners kennengelernt. Die fehlende Übersicht einer solchen liegenden Ablage zwingt häufiger zur Suche nach Dokumenten und stielt wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben im Tagesgeschäft.

Pultordner werden in Büros noch immer als "Ordnungshelfer" in ganz unterschiedlichen Varianten eingesetzt. Neben Pultordner ohne Beschriftung sind vor allem drei bedruckte Varianten gängig:

  • mit alphabetischer Beschriftung: Buchstaben A bis Z
  • mit nummerischer Beschriftung: Zahlen 1 bis 31
  • mit Datumsfächern: Monate Januar bis Dezember.

Darüber hinaus gibt es auch Pultordner, bei denen die Fächer individuell beschriftet werden können. Diese Varianten haben in der Regel nur ca. 20 Fächer. Die meisten Pultordner sind mit Löchern in den Zwischenblättern bzw. Trennblättern versehen. Hierdurch kann man erkennen, ob sich in einem hinteren Fach noch Dokumente befinden. Aus den unterschiedlichen Varianten ergeben sich diverse Einsatzmöglichkeiten. Der mit Buchstaben versehene Pultordner wird zum Beispiel häufig als Unterschriftenmappe eingesetzt. Die mit den Zahlen 1 bis 31 oder Monaten Januar bis Dezember versehenen Varianten werden insbesondere als Wiedervorlage verwendet.

Speziell für die Wiedervorlage gibt es sehr gute Alternativen zum Pultordner. MAPPEI bietet Ihnen eine übersichtliche, schnellere und bessere Lösung!

Nachteile der Wiedervorlage mit Pultordnern

Für die Wiedervorlage – aber auch bei anderen Einsatzmöglichkeiten – zeigen Pultordner erhebliche Nachteile gegenüber der MAPPEI-Lösung:   

  • Die Dokumente "verschwinden" einfach im Pultordner und einzelne Vorgänge sind nicht mehr erkennbar. Kurz: Man verliert sehr schnell den Überblick, wo welches Dokument liegt. Auch das Führen einer separaten Übersichtsliste ist keine wirkliche Hilfe, weil die Aktualisierung viel zu zeitaufwendig ist.
  • Kommt es z. B. bei der Terminierung zu Zwischenfragen und man weiß nicht, unter welchem Datum der Vorgang eingelegt wurde, muss man ggf. den gesamten Pultordner durchblättern. Hierdurch entstehen lange Suchzeiten und der Gesprächspartner muss warten, vertröstet oder später zurückgerufen werden...
  • Einige Pultordner-Varianten haben Fächer, die sich wie ein "Blasebalg" ausdehnen können. Hierdurch kann man in Versuchung kommen, eine große Anzahl an Dokumenten im Pultordner "verschwinden" zu lassen.

Vorteile der Wiedervorlage mit MAPPEI gegenüber dem Pultordner:

  • Bei Anwendung der MAPPEI-Methode werden die Dokumente übersichtlich in Einzelvorgänge strukturiert und klar gekennzeichnet.
  • Das Abstellen der Vorgänge in die Wiedervorlage ist einfach und unkompliziert.
  • Alle Vorgänge sind zu sehen und direkt zur Hand, wenn sie benötigt werden.
  • Auch bei eventuellen Zwischenfragen sind Sie sofort auskunftsfähig. Such- und Wartezeiten entfallen.
  • Durch ein rollierendes System steht der aktuelle Tag immer vorn. Somit ist sofort erkennbar, was heute zu erledigen ist.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir erläutern Ihnen gern, wie Sie die Wiedervorlage ganz individuell nutzen können.

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