Hängemappen

Organisieren Sie noch mit Hängemappen?

Die Hängemappe als Ordnungsmittel für Dokumente ist in der Bürowelt noch weit verbreitet – obwohl es bessere Alternativen gibt. Diese Form der Aufbewahrung wurde erstmals 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert. Weil Hängemappen aus relativ alterungsbeständigem Karton bestehen und sich in Hängeschränken einhängen lassen, eignen sie sich grundsätzlich für die Langzeitarchivierung von Dokumenten.

Hängemappen und Hängehefter gibt es in zahlreichen unterschiedlichsten Ausführungen. Als "Hängemappen" werden meist unten geschlossene Mappen mit zwei an den Oberkanten befestigten Hängevorrichtungen bezeichnet. Oft werden Hängemappen mit einer Hängeregistratur gleichgesetzt.

Es gibt aber für Hängeregistraturen auch andere Anwendungsmöglichkeiten, die ohne Hängemappen funktionieren. Eine bessere und platzsparende Alternative sind die einhängbaren Ordnungsboxen mit Einstellmappen von MAPPEI.

Nachteile von Hängemappen

Gegenüber Einstellmappen haben Hängemappen und Hängehefter zahlreiche, zum Teil auch gravierende, Nachteile:

• Hängemappen benötigen immer spezielle Hängevorrichtungen für die Unterbringung. Hierdurch ist man bei der Anwendung relativ unflexibel. Bearbeitet man z.B. mehrere Vorgänge, bilden sich in der Regel Stapel auf dem Schreibtisch. Die Übersicht geht verloren!
• Der Raumbedarf ist aufgrund der integrierten Hängeschienen hoch.
• Hängemappen eignen sich aus Platz- und Kostengründen nur bedingt für die Endarchivierung. Häufig entsteht ein gravierender Mehraufwand, wenn die Inhalte für die Archivierung aus den Hängemappen entnommen und in anderen Behältnissen archiviert werden.
• Sehr dünne Vorgänge lassen sich mit Hängemappen nicht wirklich effizient erfassen und aufbewahren.
• Bei vollen Hängeheftern können Schriftstücke sogar aus der Heftung herausreißen, da das Gewicht "nach unten zieht".
• Der Mappeninhalt wird meist mit sog. Einschiebeschildchen gekennzeichnet, deren Anwendung häufig schwierig und zeitaufwendig ist. Auch die Platzierungsmöglichkeiten der Schildchen sind oft begrenzt, so dass die Übersicht verloren geht.