MAPPEI – Ihre zeitgemäße Akten- und Büroorganisation

Schriftgutorganisation in der Schulverwaltung

Anmeldungsformulare, Schullaufbahnbögen samt Anlagen, Unterrichtsbefreiungen, Zeugnisse, Förderpläne, Mitteilungen und Verweise etc. – auch in Schulen fallen noch jede Menge Papierdokumente an. Eine optimal funktionierende Ablage aller Papierunterlagen hat daher für die Verwaltung in Schulsekretariaten enorme Vorteile. Die MAPPEI-Methode bringt mit geringem Aufwand sofort beste Übersicht und Ordnung in die Papierorganisation einer Schulverwaltung. Aktuell wichtige Informationen stehen dann am Arbeitsplatz überschaubar und kompakt geordnet nur eine Armlänge entfernt zur Verfügung. Bequemes Handling, Zeit- und Platzersparnis erleichtern die tägliche Organisation von Vorgängen. Mit der Loseblatt-Ablage lassen sich Dokumente mit nur wenigen Handgriffen schnell ablegen. Auch der spätere Zugriff auf die Vorgänge geht weit schneller, als mit herkömmlichen Büromitteln (z.B. Ordner). So sparen Sie täglich für „administrative Tätigkeiten“ fast eine Stunde Zeit ein, die Sie in wichtigere Aufgaben investieren können.

Welche Bereiche lassen sich mit dem MAPPEI-System optimieren? Neben Schülerakten oder anderen Verwaltungsakten lässt sich auch die Wiedervorlage im Schulsekretariat sowie die Organisation temporärer Vorgänge und Aufgaben oder die Organisation von Unterrichtsmaterialien verbessern. MAPPEI informiert und berät Sie gerne, welche individuellen Möglichkeiten bei der Organisation Ihrer Aktenvorgänge bestehen. Sprechen Sie uns einfach an!

Organisation von Schülerakten

Schülerakten werden für die gesamte Schulzeit bzw. für die Dauer der Zugehörigkeit eines Schülers an die entsprechende Schule angelegt. Mit MAPPEI geht das ganz bequem und einfach: Legen Sie für jeden Schüler eine eigene Ordnungsmappe an, die alle personenbezogenen Dokumente aufnimmt. Hier dient der Name als Suchbegriff. Zur Kennzeichnung der Mappe beschriften Sie also einfach einen Reiter mit dem jeweiligen Namen (z.B. Decker, Tim). Anschließend kleben Sie den Reiter an die entsprechende Position „D“ (erster Buchstabe des Nachnamens) an der Mappe an. Zum Schutz der Reiter können Sie eine Folie überziehen, um dem Reiter noch mehr Stabilität und Haltbarkeit geben. Klassenweise durch Leitkarten getrennt, stellen Sie nun die einzelnen Schülerakten alphabetisch (A-Z) in Ordnungsboxen in Schubladenschränken ab.

Sie können für alle Schülerakten eine einheitliche Reiterfarbe (z.B. blau) verwenden, die sie von anderen Verwaltungsakten (z.B. Personalakten – hellorange) unterscheidet. Möglich ist jedoch auch alle Geburtsjahrgänge bzw. Klassen farblich zu unterscheiden, um durch die Signalwirkung einen noch schnelleren Zugriff zu sichern.

Zu den Schülerunterlagen, die in die Akte eingehen gehören zahlreiche Dokumente. Von der Anmeldung, über Schülerstammdaten, Anträge auf Unterrichtsbefreiung, sämtliche Zeugnisse, Unterlagen zum Förderbedarf, etc. Alle Unterlagen müssen entsprechend übersichtlich abgelegt und aufbewahrt werden.

Hier bietet MAPPEI viele Möglichkeiten zur Akten-Organisation – diverse Ordnungsmappen je nach Blattumfang oder Mappen mit Unterteilungen (z.B. in Fächer oder mit Registerblättern). Zur Beschriftung der Reiter eine Farbauswahl, um Themen direkt optisch zu unterscheiden und die Zugriffszeiten zu beschleunigen.

Wiedervorlage im Schulsekretariat

Auch in der Schule gibt es zahlreiche Vorgänge, die sich nicht sofort erledigen lassen. Häufiger Grund dafür sind fehlende Informationen, um mit der Bearbeitung fortzufahren. Oft ist es sinnvoll, dass der komplette Vorgang zur Bearbeitung vorliegt. Das geht mit der MAPPEI-Wiedervorlage besonders einfach. Terminieren Sie einfach die gesamte Akte auf einen bestimmten Tag und schon stehen Ihnen sofort alle Informationen zur Verfügung. Ohne stressende Suche, ohne Zeitverlust können Sie Ihre Aufgabe nun gezielt angehen und erledigen. Dank der systematischen Wiedervorlage gerät garantiert kein Termin in Vergessenheit.

Organisation temporärer Vorgänge & Aufgaben

Im Schulsekretariat gehen täglich viele Dokumente ein, die nicht direkt einem Vorgang zugeordnet werden können. Oft bilden sich dann „Bearbeitungsstapel“. Die führen spätestens dann zu Problemen, wenn Sie ein Dokument kurzfristig benötigen, um Auskunft zu geben. Für alle Schriftstücke, die noch zu bearbeiten sind, bietet sich deshalb die Anlage als „temporärer Vorgang“ in Aktionsmappen an. Mit der B.O.S.S.-Arbeitsplatzorganisation sparen Sie sich unnötige Suche, indem Sie solche Aufgaben sofort übersichtlich organisieren.

Die robusten Ordnungsmappen aus Kunststoff tragen einen Beschriftungsläufer, den Sie mit einem treffenden Stichwort kennzeichnen. Ist die Aufgabe bzw. der temporäre Vorgang erledigt, dann können Sie alle Dokumente zum Vorgang entweder
(1) in eine dauerhafte Ordnungsmappe überführen, beschriften und ablegen
oder
(2) Sie lösen die Mappe auf, entfernen das Stichwort auf dem Läufer und können
die Aktionsmappe für einen anderen temporären Vorgang wiederverwenden.

Organisation Unterrichts-Materialien

Auch das Lehrpersonal gewinnt mit MAPPEI sofort mehr Übersicht und Ordnung bei der Organisation von Unterrichts-Materialien. Interessantes Zusatzmaterial (wie z.B. Arbeitsblätter, Aufgaben, Handout/Informationspapier, Zeitungsausschnitte, etc.) kann sehr gut thematisch gegliedert und gesammelt werden. Das spart wertvolle Zeit bei der Unterrichtsvorbereitung.

Um die Ablagestruktur möglichst transparent zu machen wird zunächst ein Aktenplan erstellt. Dieser ermöglicht einen schnellen Zugriff und erleichtert das Einsortieren der Materialien. Der Aktenplan kann entweder individuell für den jeweiligen Lehrer/Lehrerin gelten oder auch als zentrale Ablage für die gesamte Lehrerschaft. Die Strukturierung der Themen erfolgt durch Leitkarten für einzelne Fächer (z.B. Deutsch, Mathe, Englisch, …). Die Unterthemen zu den Fächern lassen sich anschließend in einzelne Mappen mit Reiter gliedern. Verwenden Sie präzise und aussagekräftige Stichwörter zur optimalen Kennzeichnung der Mappen. Im Fach Deutsch könnte die Unterteilung und Reiter-Beschriftung wie folgt aussehen: Texte, Grundwortschatz, Grammatik-Übungen/Arbeitsblätter, Motivationshilfen…etc.

So optimal organisiert hilft Ihnen die Ablage Ihre Aufgaben noch effektiver zu erledigen. Sie sparen nicht nur Zeit für unnötige Suche, sondern nutzen mit den platzsparenden Ordnungsmitteln von MAPPEI den vorhanden Raum effizient aus.

MAPPEI schafft Ordnung mit System. Nutzen auch Sie jetzt alle Effizienz-Vorteile.

Wir beraten Sie gerne bei Ihren Projekten!

Erfahrungen mit MAPPEI in der Schulverwaltung

"... Unsere Erwartungen wurden sogar übertroffen. Die Arbeit ist an dieser Stelle einfacher und schneller geworden, Vorgänge findet man mit absoluter Sicherheit, und das erleichtert den Büroalltag erheblich..."

Projektbericht: Realschule Bleckede

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