Liegende Ablage und Papierstapel

Papierstapel: Warum eine liegende Ablage nicht die beste Lösung ist...

Eine Form der täglich aufkommenden Papierflut zu begegnen ist die liegende bzw. horizontale Ablage. Hierdurch geht jedoch die Übersicht verloren und der Suchaufwand erhöht sich immens.

Durch das Übereinanderliegen scheint der vorhandene Platz zwar auf den ersten Blick gut genutzt, denn die Dokumente lassen sich als Loseblatt-Ablage recht zügig auf Stapel ablegen. Zur Bearbeitung müssen dann aber eben diese Stapel (evtl. komplett) bewegt werden. Das ist sehr umständlich und zeitaufwändig. Auch kann das Schriftgut Schaden nehmen. Knicke, Risse, Verbleichen oder Verschmutzung sind dann unerwünschte Nebenwirkungen. Wer sich trotzdem für diese Art der Ablage entscheidet, der nutzt häufig bestimmte Organisationsmittel, um Dokumente nach Vorgängen zu bündeln: Aktendeckel, Sichthüllen, Sammler, Schnellhefter, Ablagefächer, Ablage- bzw. Postkörbchen, Pultordner etc.

Damit gelingt es jedoch nur ansatzweise das vorhandene Papier nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Es kann zwar alphabetisch, nummerisch oder thematisch (z.B. Unterscheidung von Eingangs-/Ausgangspost, nach Arbeitsbereich oder Zuständigkeit etc.) liegend abgelegt werden, aber eine wirkliche Übersicht ist damit nicht zu erreichen.

Häufig handelt es sich bei der liegenden Ablage nur um eine "temporäre Zwischenablage" für Dokumente, die sich aktuell noch in Bearbeitung befinden. Aber gerade in dieser Phase würde man von einer optimalen Übersicht am meisten profitieren! Im ungünstigsten Fall wird die liegende Ablage zum echten Dokumenten-Friedhof. Diesen Informationsverlust kann sich keine Organisation erlauben. Daher ist eine liegende Ablage nicht die beste Lösung und kommt heute eher selten zum Einsatz.

Liegenden und stehende Ablage im Vergleich

Für eine effiziente Papierorganisation ist eine liegende Ablage daher nicht zu empfehlen. Mit der bewährten MAPPEI-Methode legen Sie Ihre Dokumente viel zeit- und platzsparender ab. Sie arbeiten deutlich effizienter! Alle Nachteile der liegenden Ablage kehren sich mit dieser Arbeitsmethode in Vorteile um.

Auch in Zukunft werden viele Unternehmen und Menschen weiterhin mit Papier arbeiten und es organisieren müssen. Bislang wurden jedoch die Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der papierbasierten Dokumentenverwaltung häufig unterschätzt. Aktuelle Studien belegen, dass im Büro insbesondere durch die Suche nach benötigten Dokumenten nach wie vor sehr viel Zeit verschwendet wird.

Wo und wie Sie Ihre Dokumente ablegen ist also ein wichtiger Erfolgs- und Kostenfaktor! Die stehende Ablage mit Ordnungsmappen hat sich bewährt. Im Vergleich zur liegenden Ablage besticht sie mit zahlreichen Vorteilen: