Ordnung als Prinzip
6 Prinzipien der MAPPEI-Methode
Die MAPPEI-Methode basiert auf sechs einfachen, aber sehr effektiven Prinzipien, die Ihnen einen schnellen unkomplizierten Umgang mit Papierdokumenten ermöglichen. Aus Erfahrung wissen wir, dass systematische Ablage und ein schneller Zugriff auf eine transparente Ordnung Ihr Dokumenten-Handling enorm erleichtern.
Die 6 Prinzipien der MAPPEI-Methode
- Schaffung von Sofort-Ordnung
- Bildung von sachgerechten logischen Einheiten
- Vergabe eindeutiger Kennzeichnungen
- Arbeiten mit der Loseblatt-Ablage
- Gewinnung von Übersicht durch flexible Stehorganisation
- Aufbau einer einheitlichen Organisationstruktur
MAPPEI-Vorgänge kennzeichnen
Um einen schnellen und gezielten Zugriff auf Dokumente zu gewährleisten, sollte jeder Vorgang in einer separaten Ordnungsmappe liegen. Zur Kennzeichnung bzw. Beschriftung der Vorgänge verwenden Sie Reiter, die Sie von hinten an die Organisationsleiste der Mappen ankleben. Die Kennzeichnung der Reiter weist drei Merkmale auf: Farbe, Position und Suchbegriff
Alphabetische Ordnung
Ein sehr gängiges und zugleich einfaches Ordnungsprinzip ist die alphabetische Ordnung von Vorgängen. Hier können Sie die Reiter mit Namen (z.B. der Firmen, Kunden, Lieferanten) beschriften oder auch prägnante Stichworte zum Thema oder zum Projekt notieren.
Schreiben Sie einen treffenden (Such-)Begriff ganz links an die Markierung des Reiterbogens. So ist gewährleistet, dass der Anfangsbuchstabe im MAPPEI-System immer gut sichtbar ist. Je nach Schriftgröße und der Anzahl vorhandener Mappen ist auch mehr lesbar.
Der 1. Buchstabe des Begriffs bestimmt dabei die Position, wo der Reiter an die Ordnungsleiste der Mappe angeklebt wird. Wie einfach das geht zeigt folgendes Beispiel: Kleben Sie den Reiter zum Lieferanten „Göbel AG“ bei „G“ und den für die Firma „Uhlenbrock GmbH“ bei „U“ von hinten an die Ordnungsleiste der Mappe. Bei der Ablage der Vorgänge in Ordnungsboxen ist nun darauf zu achten, dass die alphabetische Reihenfolge von hinten nach vorne erfolgt.
Ordnungsmappen mit Suchbegriffen „A“ stehen immer hinten links und solche mit „Z“ werden entsprechend der Staffelung rechts vorne einsortiert. Das bietet gute Orientierung, um schnell auf Vorgänge zu zugreifen. Wenn Sie Ihre Ablage durch Leitkarten in verschiedene Themen (z.B. Lieferanten, Kunden, Personal) unterteilen, dann beginnt diese Staffelung für jeden Bereich neu.
Numerische Ordnung
Für einige Bereiche ist Ablage nach numerischer Ordnung besonders vorteilhaft. Sie haben die Möglichkeit Ihre Vorgänge z.B. nach Kunden-Nummern, Lieferanten-Nummern, Auftrags-Nummern oder nach Postleitzahl-Gebieten zu sortieren.
Je nach Größe des Nummernkreises bietet sich eine Gruppierung nach Nummern an. Mittels Leitkarten lassen sich Bereiche untergliedern und mit verschiedenen Reiterfarben sind Vorgänge sehr gut optisch trennbar. Bei einer numerischen Ablage-Ordnung wird meist nach „aufsteigender Nummernfolge“ von vorn nach hinten abgestellt – wie im Beispiel zu sehen ist.
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- Preisangebot
- Umsetzung/Realisierung und Einarbeitung
- Service
