Glossar / WIKI
Wissenwertes zum Thema Dokumentenmanagement
Täglich sammelt sich eine Fülle an Papier auf unseren Schreibtischen: wichtige Dokumente, Briefe, ausgedruckte E-Mails, Memos etc. In vielen Büros wandert ein Großteil zunächst in Ablagefächer, Ablagekörbe bzw. Ablageschalen, die auf den Schreibtischen oder in Regalen liegen. (...)
Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. (...)
Die meisten Organisationsmittel haben einen großen Nachteil: Sie sind relativ unflexibel und passen nicht an jeden Aktenstandort! Einen Aktenordner zum Beispiel können Sie kaum übersichtlich in einer Schreibtischschublade aufbewahren. (...)
Doch wer muss eigentlich was wie lange aufbewahren? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Schriftstücke? Und in welcher Form sollten Sie Dokumente am besten archivieren? (...)
Können wir unsere Daten eigentlich dauerhaft und sicher digital ablegen? Wie können wir private und geschäftliche Informationen am besten vor fremdem Zugriff schützen?
Ein Archiv bezeichnet in der Praxis meist die Räumlichkeiten, in denen das Archivgut bzw. Schriftgut untergebracht wird. Der Zeitraum der Archivierung wird in der Regel durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmt. (...)
Möchten Sie noch mehr Struktur und Ordnung in Ihre Papiervorgänge bringen? Mit Fächermappen von MAPPEI können Sie einen komplexen Vorgang sehr gut inhaltlich gliedern. (...)
Der Forest Stewardship Council® (FSC®) ist eine internationale, gemeinnützige Organisation mit dem Ziel, mit Hilfe eines Siegels ökologisch und sozial verantwortliche Waldbewirtschaftung global auf Produkten sichtbar zu machen. (...)
PEFC ist ein transparentes und unabhängiges System zur Sicherstellung einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung und damit ein weltweiter "Wald-TÜV". PEFC ist die Abkürzung für die englische Bezeichnung "Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes", also ein "Programm für die Anerkennung von Forstzertifizierungssystemen". (...)
Zu den größten Zeitfressern gehören die Fehl- bzw. Falschablagen, Mehrfachablagen und die Suche nach verloren gegangenen Dokumenten. (...)
Neue Anforderungen im Job verändern auch die Arbeitswelt der Mitarbeiter. Bereichsübergreifende Projektarbeiten, Außendienst-Tätigkeiten, Beratungen bei Kunden vor Ort, Meeting-Runden von Abteilungen oder Projektgruppen, Seminare und Trainingsmaßnahmen etc. – all dies findet nicht unbedingt am eigenen Arbeitsplatz statt und erfordert flexible Arbeitsorte. (...)
Die Hängemappe als Ordnungsmittel für Dokumente ist in der Bürowelt noch weit verbreitet – obwohl es bessere Alternativen gibt. Diese Form der Aufbewahrung wurde erstmals 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert. (...)
Die „Hängeregistratur“ ist ein sehr geläufiger Begriff im Bürobereich. Der Begriff umfasst jedoch zahlreiche Varianten, wie Sie Akten verwalten und Schriftgut in Papierform "hängend ablegen" können. Es gibt Hängemappen, Hängetaschen, Hängeordner/-hefter, Hängesammler und Pendelakten – und diese in sehr unterschiedlichen Ausführungen. (...)
Müssen Sie in Ihrem Unternehmen sehr viele, aber relativ dünne und "gleichartige" Einzelvorgänge sinnvoll organisieren? Verlieren Sie in Ihren Ablagefächern und Postkörben schnell die Übersicht? Dann ist die Kassettenregistratur eine besonders platzsparende Möglichkeit. (...)
Die Lean Office Administration – auch Lean Office oder Lean Administration – ist ein Ansatz aus dem Bereich des Lean Managements. Hierbei geht es – wie bei anderen klassischen Prozessoptimierungen – darum, Prozesse wertschöpfungsorientiert zu analysieren und zu optimieren. (...)
Eine Form der täglich aufkommenden Papierflut zu begegnen ist die liegende bzw. horizontale Ablage. Hierdurch geht jedoch die Übersicht verloren und der Suchaufwand erhöht sich immens. (...)
Leider wird das „Loseblatt-Prinzip“ oft verknüpft mit dem Gedanken an „fliegende Blätter“ und an eine ungeordnete oder gar chaotische Sammlung von Unterlagen. Das ist jedoch wirklich unbegründet. Mit der Losenblatt-Ablage nach der MAPPEI-Methode legen Sie Ihre Schriftstücke einfach und sicher in eine Ordnungsmappe ab. (...)
Eine Aufbewahrung schriftlicher Informationen in Papierform erfolgt nicht nur aus betrieblichen Gründen (z.B. als Informationsgrundlage für Entscheidungen, Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten, Dokumentation der Firmenentwicklung), sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungsfristen nach dem HGB) (...)
Nutzen Sie Pultordner als Termin- oder Unterschriftenmappe? Sortieren Sie mühsam lose DIN A4-Blätter ein oder legen Sie hierin sogar ganze Vorgänge auf Wiedervorlage? Dann haben Sie beim täglichen Gebrauch sicher schon die Grenzen des Pultordners kennengelernt. (...)
Glauben Sie Schnellhefter sind so schnell wie ihr Name verspricht? Das ist leider ein Irrtum. Die Organisation von Dokumenten mittels Schnellhefter bringt Ihnen keine Zeitvorteile. Ganz im Gegenteil, denn jede geheftete Ablage kostet Zeit! (...)
Im Arbeitsalltag sind wir von einer Vielzahl "zeitlich begrenzter" Vorgängen umgeben. Das Verwalten und Ablegen solcher temporär wichtigen Schriftstücke wird oftmals als belastend empfunden. Wohin nun mit dem Dokument, der Gesprächsnotiz oder der Rückrufbitte? (...)
Vorfreude auf den Urlaub? Doch oftmals kehrt sich die Vorfreude auf den heiß ersehnten Urlaub in pures Grauen, wenn man an den chaotischen Schreibtisch nach seiner Rückkehr denkt. Unerledigte Aufgaben, Poststapel und volle E-Mail-Eingänge... Sie kennen das: Ihre Erholung ist dann leider viel zu schnell dahin! (...)
Zeit ist ein wertvolles Gut, ein "Rohstoff", der sich nicht vermehren lässt. Es ist wichtig, mit dieser Ressource verantwortungsvoll umzugehen. Über Work-Life-Balance, Zeitmanagement, Stress im Beruf, Stress im Alltag u. ä. wird viel geredet und geschrieben. Für Verbesserungen in diesen Bereichen wird aber häufig zu wenig getan. (...)
