Dokumente archivieren
Schaffen Sie durch richtiges Archivieren mehr Übersicht und Platz!
In Unternehmen und Verwaltungen, aber auch im privaten Bereich – täglich entstehen neue Vorgänge, die sinnvoll abgelegt und später archiviert werden müssen. Während der Bearbeitungsphase sollten Sie Ihre Unterlagen möglichst im direkten Zugriff ablegen, um Wege- und Suchzeiten zu minimieren. Sind die Vorgänge abgeschlossen, müssen Sie die Dokumente, schon allein aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher archivieren. Für die Archivierung wird in vielen Unternehmen der Jahreswechsel als Stichtag angesehen, aber auch jedes andere Datum ist möglich.
Ein Archiv bezeichnet in der Praxis meist die Räumlichkeiten, in denen das Archivgut bzw. Schriftgut untergebracht wird. Der Zeitraum der Archivierung wird in der Regel durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmt. Die Aufgabe eines Archivs besteht u. a. darin, die archivierten Informationen sicher zu lagern und im Bedarfsfall schnell wieder zur Verfügung zu stellen. Dieser Aufgabe kommt man am besten durch Anwendung der MAPPEI-Methode im Archiv nach. Sie gewinnen eine optimale Übersicht über die archivierten Dokumente und schaffen eine platzsparende und wirtschaftliche Archivorganisation.
Mit MAPPEI archivieren Sie Ihre Dokumente einfach, schnell, übersichtlich und platzsparend. An Ihrem Arbeitsplatz gewinnen Sie Platz für die aktuellen Vorgänge. Ihre archivierten Dokumente sind sofort zugriffsbereit, weil sie systematisch geordnet und nach der gewohnten Ablagestruktur im Archiv aufbewahrt werden. So nutzen Sie auch im Archiv die Vorteile der MAPPEI-Methode, von der Sie bereits in der Bearbeitungsphase profitiert haben: Sie können die Ordnungsmappen mit einem Griff aus der Ordnungsbox nehmen und in eine Archivschachtel stellen. Die Archivschachtel beschriften Sie mit einem treffenden Ordnungsbegriff, z. B. "Kunden A - D", der Abteilung und dem Jahrgang. Anschließend einfach die Schachteln platzsparend im Archiv unterbringen.
Sie benötigen einen archivierten Vorgang? Ein Griff in die Archivschachtel und die gewünschte Akte steht wieder zur Verfügung. Sie können die Dokumente direkt und ohne Zeitaufwand in die aktuelle Ablage am Arbeitsplatz oder Wiedervorlage einstellen. Durch einen einmal definierten Aktenplan finden die Mitarbeiter auch im Archiv alles einfach und schnell. Ob am Schreibtisch, in unterschiedlichen Abteilungen oder im Archiv: es gilt immer das gleiche Organisationssystem.
Da Sie die Archivschachteln mit dem jeweiligen Jahrgang beschriften, ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auch das Aussortieren alter Unterlagen und deren Vernichtung unkompliziert. Sie haben immer den Überblick, wann welche Schachtel entsorgt werden kann. Im Falle der Losenblatt-Ablage in Ordnungsmappen aus Karton profitieren Sie zusätzlich von einer sortenreinen Entsorgung.
