Buch "Ordnung ohne Stress"
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Das Buch zur Methode

"Ordnung ohne Stress" macht den Leser mit den praxistauglichen Prinzipien und flexiblen Ordnungsmitteln von MAPPEI bekannt.

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Flexible Arbeitsplätze und Desk-Sharing

Flexible, mobile und non-territoriale Arbeitsplätze und Desk-Sharing

Neue Anforderungen im Job verändern auch die Arbeitswelt der Mitarbeiter. Bereichsübergreifende Projektarbeiten, Außendienst-Tätigkeiten, Beratungen bei Kunden vor Ort, Meeting-Runden von Abteilungen oder Projektgruppen, Seminare und Trainingsmaßnahmen etc. – all dies findet nicht unbedingt am eigenen Arbeitsplatz statt und erfordert flexible Arbeitsorte. Rasante technische Weiterentwicklungen von Smartphone oder Tablet ermöglichen es uns, auch von unterwegs immer schneller auf immer größere Datenmengen zuzugreifen. Für viele Aufgaben ist es daher (fast) egal, wo sich die Mitarbeiter befinden.

Mobile und non-territoriale Arbeitsplätze heißen die Bürokonzepte dieser Zeit. Nicht jeder Mitarbeiter ist tatsächlich auch jeden Tag im Unternehmen präsent. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht gilt es daher häufig als Geldverschwendung, für jeden Mitarbeiter einen festen Arbeitsplatz freizuhalten. Raumkosten, Büroausstattung, Energiekosten, Reinigungskosten etc. lassen sich so einsparen und sichern durch die Flexibilität der Arbeitsorte in einigen Fällen sogar den Erhalt von Arbeitsplätzen im Unternehmen. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation (IAO) sieht in den mobilen Arbeitsplätzen und der damit verbundenen Flexibilität einige Vorteile für die Belegschaft:

  • gesteigerte Work-Life-Balance der Mitarbeiter
  • höhere Motivation
  • bessere Arbeitsergebnisse
  • höhere Produktivität

Es gibt sehr unterschiedliche Ausprägungen von flexiblen und mobilen Arbeitsplätzen: Das Desk-Sharing ist z.B. eine Organisationsform, bei der weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter im Unternehmen existieren. Mehrere Mitarbeiter teilen sich denselben Arbeitsplatz. Beim Room- bzw. Buildingsharing nutzen die Mitarbeiter beliebige Arbeitsplätze in einem Raum bzw. in einem Gebäude. In der Praxis bedeutet dies in beiden Fällen: Der Schreibtisch gehört niemandem mehr allein. Jeder Mitarbeiter sitzt am nächsten Tag anderswo. Bei Arbeitsbeginn muss der Arbeitsplatz täglich "neu aufgebaut" werden. Zum Arbeitsende muss der Schreibtisch wieder "aufgeräumt" (Clean-Desk-Policy) verlassen werden. Diese Flexibilität – wann und wo zu arbeiten wie man es möchte – schafft enorme Freiheiten für die Mitarbeiter, setzt aber gleichzeitig eine sehr gute Arbeitsorganisation und Selbstmanagement des Einzelnen voraus. Genau an diesem Punkt unterstützt MAPPEI mit seinen Lösungen: Tägliche Aufgaben abzuarbeiten gelingt mit der cleveren, kompakten Wiedervorlage. Und auch ein "aufgeräumter Schreibtisch" entsteht quasi wie von selbst, wenn man nach der MAPPEI-Methode arbeitet.

Die Arbeit an flexiblen Arbeitsplätzen funktioniert nur dann gut, wenn möglichst viele Informationen und Dokumente elektronisch gespeichert und somit an unterschiedlichen Orten verfügbar sind. Das "papierlose Büro" ist in Bezug auf flexible Arbeitsplätze somit ein Wunschtraum. Allerdings wird das Papier in vielen Arbeitsabläufen nie oder in naher Zukunft nicht komplett verschwinden. Man benötigt Verträge in Papierform zum Unterzeichnen, nimmt Unterlagen mit zum Kunden, druckt wichtige Dokumente aus und macht sich darauf Notizen. Ein effektives Organisationssystem für das Papier muss sich der Mobilität der Anwender anpassen, flexibel sein und überall funktionieren. Das MAPPEI-System ist all diesen Anforderungen gewachsen.

Mitarbeiter von ihrem festen Arbeitsplatz zu "entkoppeln" und an neuen Orten schneller arbeitsfähig machen – hierfür ist die MAPPEI-Methode genau das passende Hilfsmittel. Egal, ob Sie sich einen Arbeitsplatz mit Kollegen teilen, jeden Tag einen anderen Arbeitsplatz haben oder unterwegs arbeiten. Alle Vorgänge in Papierform werden sofort übersichtlich organisiert und in Ordnungsmappen abgelegt. Weil alle Mappen in handlichen und transportablen Ordnungsboxen untergebracht werden, können Sie Ihre Unterlagen schnell und einfach mitnehmen. Außerdem stehen passende Systemmöbel, wie Akten-Caddy und Akten-Trolley, zur Verfügung, in denen wichtige Unterlagen verstaut und an wechselnde Arbeitsplätze gebracht werden können. Von der einmal geschaffenen Ordnung profitieren Sie an jedem Arbeitsplatz.

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