Temporäre Ablage
Temporäre Vorgänge mit "begrenzter Lebensdauer"
Im Arbeitsalltag sind wir von einer Vielzahl "zeitlich begrenzter" Vorgängen umgeben. Das Verwalten und Ablegen solcher temporär wichtigen Schriftstücke wird oftmals als belastend empfunden. Wohin nun mit dem Dokument, der Gesprächsnotiz oder der Rückrufbitte? Wie legt man eine Kundenanfrage an und ab, deren direkte Beantwortung noch einer Rücksprache bedarf? Wo ist ein Angebot am besten aufgehoben, bei dem noch unklar ist, ob daraus tatsächlich ein Auftrag entsteht? Wohin mit den Recherchen zu laufenden Projekten, die nach gewisser Zeit ihre Aktualität verlieren und dementsprechend nicht in Papierform archiviert werden? Häufig halten diese Fragen von der Erledigung der eigentlichen Aufgaben ab und kosten uns wertvolle Zeit.
Temporäre vs. dauerhafte Ablage
Temporäre Vorgänge sind solche, die Sie später nicht archivieren wollen oder müssen – zumindest nicht in Papierform. Bei manchen Dokumenten (z.B. Notizen, Rückrufbitten, Ausdrucke von E-Mails) ist eventuell von Anfang an klar, dass sie nach der Bearbeitung entsorgt werden. In Zeiten fortschreitender Digitalisierung verbleiben diverse Vorgänge nur bis zur abschließenden Bearbeitung in Papierform. Nach Erledigung werden diese Dokumente dann möglicherweise zur dauerhaften Archivierung gescannt und digital abgelegt. Häufig bleibt allerdings auch in solchen Fällen die Papierablage – z.B. aus Sicherheitsgründen oder aus Gewohnheit – neben der rein digitalen Ablage bestehen.
Es gibt auch Vorgänge, bei denen sich erst in der Bearbeitungsphase entscheidet, ob hieraus ein dauerhafter Vorgang entsteht oder nicht. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn aus einem Erstgespräch ein Angebot und daraus ein Auftrag entsteht.
Aktionsmappen für Ihre temporäre Ablage
Möchten Sie auch Ihre temporären Papierdokumente übersichtlich und effizient organisieren und immer griffbereit haben? Dann vertrauen Sie auf das richtige System. Nutzen Sie die robusten und wiederverwendbaren Aktionsmappen von MAPPEI. Behalten Sie den Überblick!
- Ordnungsmappe aus strapazierfähigem Kunststoff (PP)
- geeignet für Schriftgut im DIN A4-Format
- nimmt Schriftgut bis zu 2 cm auf (entspricht ca. 200 Blatt Papier)
- mit einer oben angeschweißten Läuferschiene, auf der ein Beschriftungsläufer (Reiter) aufgezogen ist
- mit Beschriftungsläufern in 13 verschiedenen Farben erhältlich (s. Aktenplan)
- sehr einfache Beschriftung der Kunststoffreiter (handschriftlich mit einem Allstoffschreiber)
- wiederverwendbar – Beschriftung kann einfach wegradiert oder mit unserem Löschset entfernt werden
Aktionsmappen sind der perfekte Ort für Unterlagen, auf die Sie zeitlich befristet zugreifen müssen. Ist die Aufgabe oder der Vorgang erledigt und bleibt kein Papier hierzu übrig, dann wird die Aktionsmappe "frei" und kann für einen anderen temporären Vorgang erneut verwendet werden. So haben Sie alle aktuellen Dokumente immer direkt im Überblick und schnell zur Hand.
Wenn sich herausstellt, dass aus einem ursprünglich temporären Vorgang ein dauerhafter Vorgang wird, sollten Sie die Aktionsmappe "auflösen" und eine Ordnungsmappe aus Karton anlegen, die Sie während der Bearbeitung nutzen und später leicht archivieren können.
Egal ob temporäre oder dauerhafte Ablage – für beide Formen gilt, dass Sie viel entspannter und effizienter arbeiten, wenn alles immer schnell zu finden ist. MAPPEI hat mit den Aktionsmappen die ideale Lösung für eine temporäre Ablage, die immer "in Bewegung" ist und daher ständig neu anpassbar sein muss. Alle Informationen, die zur aktuellen Bearbeitung notwendig sind, können Sie so einfach und schnell organisieren.
