Aktenordner

Aktenordner versus Ordnungsmappen

Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. Die ursprünglich losen Blätter müssen erst viele Schritte durchlaufen (s. auch "Loseblatt-Ablage"), um endlich an ihren rechten Platz zu kommen. Anschließend sollen sie dann bei Bedarf möglichst schnell wiedergefunden und bearbeitet werden können...

Bei der zunehmenden Flut an Informationen und Unterlagen ist dies eine echte Herausforderung für das tägliche Dokumentenmanagement. Sie müssen das Schriftgut lochen und nach einer bestimmten Systematik (z. B. chronologisch, alphabetisch oder thematisch) in einen Aktenordner mit Tippklemmer abheften. Die Ordnerrücken dazu noch sinnvoll beschriften, damit man selbst überhaupt die Chance hat, den Vorgang wiederzufinden bzw. Kollegen im Vertretungsfall nicht gleich aufgeschmissen sind...

Nachteile von Aktenordner

• Zahlreiche unproduktive Arbeitsschritte
  Lochen, Heften, Ordner öffnen, Arretierung lösen, Schriftgut umwälzen, Hebel öffnen, Schriftgut einheften oder entnehmen... All dies kostet wertvolle Zeit, die sinnvoller nutzbar wäre.
• Mit Aktenordnern ist man relativ unflexibel
  Benötigt man z. B. Unterlagen unterwegs, muss man entweder den gesamten Aktenordner mitnehmen oder die Dokumente aus dem Ordner entnehmen, umsortieren und später wieder einsortieren.
• Kaum Sicherheit gegen Falschablagen
  Wenn ein Dokument in einem Aktenordner falsch abgeheftet wird, ist der Suchaufwand anschließend enorm.
• Aktenordner nehmen viel Platz in Anspruch
  Durch ihre Hebelmechanik, die starre und unflexible Ordnerrückenbreite und die hochkant stehende Aufbewahrung haben Aktenordner einen hohen Platzbedarf.
• Eine Terminorganisation ist kaum möglich
  Einen Vorgang, der sich im Aktenordner befindet, können Sie kaum direkt in eine Wiedervorlage nehmen. In der Regel wird ein Termin irgendwo (z. B. in Outlook) notiert und der Vorgang dann zum Termin im Aktenordner gesucht...
• Das Entsorgen ist relativ aufwendig
  Bei der Entsorgung, z. B. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, muss jeder Aktenordner dem Inhalt nach separiert werden (Altpapier, PVC-Register, Heftungen, Klammern und der Aktenordner selbst).

Vorteile von Aktenordner

• Sie sparen wertvolle Arbeitszeit
  Durch eine sichere Loseblatt-Ablage entfallen fast alle unproduktiven Tätigkeiten. Dank der MAPPEI-Methode haben Sie eine deutlich bessere Übersicht über Ihre Vorgänge und minimieren die Suchzeiten.
• Mit Ordnungsmappen sind Sie sehr flexibel
  Im Rahmen der MAPPEI-Methode erhält jeder Vorgang eine eigene Ordnungsmappe. Hierdurch können Sie gezielt auf einen benötigten Vorgang zugreifen, den Vorgang z. B. auch zu einem Termin mitnehmen und anschließend problemlos wieder abstellen.
• Deutlich mehr Sicherheit gegen Falschablagen
  Durch die eindeutige Kennzeichnung der Ordnungsmappen fallen Falschablagen auf bzw. werden direkt vermieden.
• Ordnungsmappen nehmen viel weniger Platz in Anspruch
  Weil auf Hebelmechanik und starren Ordnerrücken verzichtet wird, kann mit den Ordnungsmappen der vorhandene Raum deutlich besser genutzt werden. Die Ordnungsmappen passen sich flexibel ihrem Inhalt an. Durch die "vertikale Ablage" können mehr Regalböden übereinander verwendet werden.
• Übersichtliche Wiedervorlage
  Eine gut funktionierende und übersichtliche Wiedervorlage ist mit den Ordnungsmappen kein Problem.
• Das Entsorgen von Odnungsmappen ist einfacher
  Bei Anwendung der Loseblatt-Ablage können die Ordnungsmappen – z. B. nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht – zusammen mit ihrem Inhalt entsorgt werden.

Ein Beispiel aus dem Büroalltag

Wer kennt solche Situationen nicht? Das Telefon klingelt und ein Kunde hat eine Frage zu einem laufenden Vorgang. Falls Sie diesen in einem Aktenordner abgeheftet haben, beginnt nun die Sucherei. In der Regel müssen Sie den Aktenordner zunächst aus dem Regal holen und "durchwälzen". Sie sind nicht direkt auskunftsfähig und müssen den Kunden warten lassen oder vielleicht später noch einmal zurückrufen, wenn Sie den Vorgang endlich gefunden haben... Das macht keinen guten Eindruck!

Wie sehen die Alternativen aus? Nehmen wir an, Sie arbeiten mit Ordnungsmappen von MAPPEI. Wenn nun Ihr Kunde anruft und noch eine Frage zu einem Vorgang hat, dann sind Sie sofort auskunftsfähig, denn mit den MAPPEI-Ordnungsmappen haben Sie die benötigten Unterlagen sofort zur Hand. Alle in Bearbeitung befindlichen Vorgänge sind dank übersichtlicher Sortierung und Kennzeichnung im direkten Zugriff. Dies sollte eigenlich nicht der Ideallfall sondern Standard sein!