Organisation in Ihrer Abteilung

Probleme einer nicht einheitlichen Organisation

Es mag sein, dass sich manche Menschen auch in einer objektiv betrachtet chaotischen Ablage zurechtfinden. In einigen Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die auch aus den höchsten Papierstapeln bei Bedarf sofort das gesuchte Dokument herausziehen können ("Das Genie beherrscht das Chaos"). Das ist jedoch eher die Ausnahme! Dies kann im Einzelfall funktionieren, wenn alleine gearbeitet wird. Probleme treten aber spätestens auf, wenn mehrere Mitarbeiter auf die gleichen Schriftstücke zugreifen müssen. Eine bekannte Situation sind Vertretungsfälle. Was tun Kollegen, wenn das "Genie" auf Dienstreise ist, Urlaub hat oder krankheitsbedingt ausfällt? Häufig beginnt dann das große Suchen. Schnell entsteht Ärger auf den Kollegen, dessen Papierberge durchwühlt werden müssen...

Durch ein einheitliches, und dennoch individuelles Ablagesystem sowie Regeln für das Anlegen und das Nutzen von Akten stellen Krankheits- und Urlaubsvertretungen kein Problem mehr dar. Auch am Arbeitsplatz der Kolleginnen und Kollegen werden alle Unterlagen schnell gefunden.
 

Vorteil einer einheitlichen Organisation in der gesamten Abteilung

Bei Verwendung der MAPPEI-Methode werden alle Unterlagen in Ordnungsmappen eingelegt, die farblich eindeutig gekennzeichnet sind. So können Sie gezielt auf die gerade benötigten Unterlagen zugreifen, anstatt zeitaufwendig Ordner zu wälzen.

Für die Dokumente werden schon vor der eigentlichen Bearbeitung Ordnungsmappen angelegt. Der große Vorteil: Während der gesamten Bearbeitungsphase, in der Ablage am einzelnen Arbeitsplatz, in der Wiedervorlage und sogar im Archiv profitieren Sie von der einmal geschaffenen Ordnung. Die Unterlagen können in der Ordnungsmappe bleiben und müssen nicht umsortiert werden. Bei Bedarf können sie sogar ohne zusätzlichen Aufwand aus dem Archiv in die Bearbeitung zurückgeführt werden.