Effizienter sein durch einen einfachen Aktenplan
Einfache Regeln erleichtern die Arbeit
Kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor: Sie suchen dringend einen bestimmten Aktenvorgang und er ist nicht direkt auffindbar? Dann ist Ihr Aktenplan und somit Ihr System für die Aktenverwaltung und -bearbeitung zu unübersichtlich und nicht effizient. Mangelnde Übersicht schränkt Ihre Arbeitsleistung enorm ein. Ohne einen einheitlichen und möglichst einfachen Aktenplan und ohne ein logisches Ablagesystem werden Sie immer wieder feststellen, wie mühsam die Suche nach Dokumenten ist.
Der MAPPEI-Aktenplan bzw. die MAPPEI-Farbstruktur hilft Ihnen die Übersicht zu behalten bzw. zu gewinnen – ganz einfach und individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten! Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre logisch aufgebauten Funktionsbereiche optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet. So schaffen Sie eine effiziente und übersichtliche Ablageorganisation durch einfache und klare Ablageregeln.
Vorteile eines einheitlichen und einfachen Aktenplans:
- einheitliche Aktenkennzeichnung für alle Bearbeitungsstellen (abteilungs- oder firmenspezifisch)
- bessere Übersicht und Arbeitsplanung für die zuständigen Mitarbeiter
- gesteigerte Arbeitseffizienz durch optimierte und zeitsparende Dokumentenverwaltung
- schnellere Aktenzugriffe über die gesamte Organisationseinheit
- verbesserte Zusammenarbeit im Team durch objektiv nachvollziehbaren Informationsfluss
- erleichterte Vertretungssituationen
Eine optimal funktionierende Aktenorganisation benötigt einheitliche Regeln – und genau so funktioniert die MAPPEI-Methode. Wer sich einen guten und eindeutigen Aktenplan bzw. eine Farbstruktur erarbeitet hat, nach dem die Unterlagen abgelegt werden, kann wesentlich schneller auf benötigte Dokumente zugreifen. Dies verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzorganisation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team. Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen geteilt und "zugänglich" gemacht wird. All dies macht Sie leistungsfähiger und effizienter!
Optimieren Sie Ihre Ablage, indem Sie gemeinsam mit allen Mitarbeitern eine einheitliche Ablagestruktur entwerfen. Ihren MAPPEI-Aktenplan entwickeln Sie aus Ihrer Berufspraxis heraus. Orientieren Sie sich dabei an abteilungsübergreifenden Strukturen. Legen Sie für alle übergeordneten Themenbereiche jeweils eine Farbe fest. Tragen Sie die Funktionsbereiche in die Farbkarte ein. Diese können Sie z. B. aufhängen, in Ihre Schreibtischunterlage schieben oder ganz vorn in eine Ordnungsbox stellen, damit Ihre Farbstruktur immer gut sichtbar ist.
Unser Ziel ist ein möglichst einfacher Aktenplan.
MAPPEI kann Ihnen einen einfachen Aktenplan für Ihre relevanten Bereiche anbieten. Unsere Beratung hilft Ihnen dabei, auch komplexe, mehrdimensionale Strukturen in Ihrer Ablage abzubilden.
Benötigen Sie Hilfe bei individuellen und komplexeren Strukturen?
Wir unterstützen Sie gern!
Bei großen Organisationen erstellen wir gern mit Ihnen einen für Ihr Unternehmen passenden und übersichtlichen Aktenplan. Komplexere Strukturen lassen sich z. B. auch mit einer zweidimensionalen Farbstruktur abbilden. Wir machen uns zunächst ein Bild von Ihrer aktuellen Organisation und analysieren ggf. einen bereits vorhandenen Aktenplan. Dabei wird die Organisation an den einzelnen Arbeitsplätzen, in den Abteilungen und ggf. auch in Ihrem Archiv berücksichtigt. Es werden zudem Ihre persönlichen Anforderungen an eine optimale Ablage erfragt.
Einfach verständlich und praktikabel.
Berücksichtigt werden dann nur die Bereiche, die für Sie tatsächlich relevant sind. Mit dem Aktenplan werden alle Vorgänge nach Funktionen und Unterfunktionen strukturiert. Dahinterliegende Akten sind durch eine klar definierte Kennzeichnung schnell identifizierbar und durch eine einheitliche Farbcodierung in der Papierablage sofort zu finden. Er muss auch flexibel erweiterbar sein, da sich Strukturen und Aufgaben im Unternehmen im Zeitverlauf verändern. Die geschaffene Struktur lässt sich bei Bedarf auch in die EDV bzw. digitale Ablage übertragen.
