TABCOLOR
Große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren
TABCOLOR ist ein Dokumentenmanagement-System, mit dem Sie große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren können. Es handelt sich um eine laterale Ablage, bei der die Etiketten seitlich an den Ordnungsmappen angebracht sind. D. h. anders als bei der MAPPEI-Methode erfolgt hierbei der Zugriff auf die Ordnungsmappen nicht von oben sondern seitlich. Hierdurch ist eine optimale Raumausnutzung bei großen Aktenmengen gewährleistet, die insbesondere in Archiven wichtig ist.
Farben sind von Menschen viel schneller und einfacher wahrnehmbar als Buchstaben oder Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-System entwickelt. Es basiert auf dem Zusammenspiel von Farben, Buchstaben und Zahlen. Dabei richtet sich die Farbcodierung selbstverständlich nach Ihren individuellen Ordnungskriterien.
Die Gestaltung der Etiketten und somit der gesamten Organisation erfolgt in alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Form und Logik (u. a. ist auch eine Organisation anhand des Geburtsdatums, z. B. von Patienten im Krankenhaus möglich). Die codierten Informationen werden auf dem Etikett zusätzlich in Langschrift aufgedruckt.
Mit TABCOLOR haben Sie all Ihre Dokumente immer im Überblick. Die Farbblöcke dienen dabei der groben Orientierung, und mittels der Einzelcodes lässt sich der zu bearbeitende Vorgang sofort finden oder ablegen. Durch diese deutlich sichtbare Kennzeichnung jeder TABCOLOR-Mappe werden die Suchzeiten minimiert. Hierin besteht ein großer Vorteil im Vergleich zum Aufwand im Bereich der Aktenorganisation mit Ordnern und Hängemappen.
Durch die seitliche Markierung und Zugänglichkeit der TABCOLOR-Mappen lässt sich die Fläche bis zu einer Höhe von mehr als 2 Metern zur Ablage nutzen – das entspricht bis zu 8 Registraturreihen übereinander. In der Regel ist selbst hierbei keine Leiter für den Zugriff erforderlich.
Anwender profitieren von vielen Vorteilen gegenüber anderen Systemen: eine optimale Raumausnutzung, mit der sich mehr als doppelt so viele Vorgänge unterbringen lassen wie bei einem Schubladensystem, bei dem nur 4 oder 5 Registraturreihen übereinander möglich sind. Durch die einfache und einheitliche TABCOLOR-Organisation wird die Arbeit mit den Akten auch für abteilungsfremde Mitarbeiter oder Stellvertreter enorm erleichtert.
TABCOLOR bietet Sicherheit durch leichten Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Aufgrund der leichten visuellen Erfassung des Ordnungsprinzips und der Übersichtlichkeit sind die Suchzeiten sehr gering.
Alle Etiketten bestehen aus Ziffern und/oder Buchstaben mit zugeordneten Farbfeldern. Hierdurch entstehen Farbblöcke, z.B. bei der Organisation nach den ersten drei Buchstaben eines Namens. Diese in der Ablage deutlich erkennbaren und logischen Farbreihen verhindern Fehlablagen. Eine falsche abgestellte Ordnungsmappe fällt dem Anwender direkt ins Auge.
Ordnungsmappen mit der Aufschrift "OUT" kennzeichnen die Position von in Bearbeitung befindlichen Akten (aus der Ablage oder dem Archiv entnommenen Vorgängen). Mit Hilfe der OUT-Mappen behält jeder Mitarbeiter einen Überblick über fehlende Mappen. Der Name des Mitarbeiters, der die Akte entnommen hat, und das Datum der Entnahme können in einem Einsteckfach in der OUT-Mappe (z. B. durch einen Entnahmebeleg) vermerkt werden, so dass auch der Aufenthaltsort sofort ersichtlich ist. Die OUT-Mappen sind zusätzlich mit einem transparenten Steckfach für zwischenzeitlich hinzukommende Dokumenten versehen. Umständliche Vor- bzw. Zwischenablagen sind somit nicht erforderlich.
Möglichkeiten der Unterbringung
So profitieren Sie auf ganz individuelle Art und Weise von den Vorteilen des TABCOLOR-Systems.
Ganz gleich, ob dünn, dick oder ausziehbar, mit oder ohne Unterteilungen bzw. Registern, mit Heftungen oder Klarsichttaschen etc. – MAPPEI stellt Ihnen ein breites Programm an Mappen für jeden Zweck zur Verfügung. Für die TABCOLOR-Organisation haben wir diverse Etiketten für alle Anforderungen im Sortiment. Die Daten für die Farbcodierung können direkt aus dem EDV-System generiert werden. Die Etiketten lassen sich wahlweise mit der TABCOLOR-PRINT-Software von Ihnen selbst oder direkt von MAPPEI erstellen. In diesem Fall erhalten Sie die arbeitsfertig mit Etiketten beklebten Mappen, in die Sie sofort Ihre Unterlagen einsortieren können.
Ob direkt auf dem Schreibtisch oder im Regal – für die perfekte Lagerung Ihres TABCOLOR-Systems empfehlen wir die robusten Lateralboxen. So ist ein sicherer Stand Ihrer Ordnungsmappen gewährleistet. Für die Unterbringung der TABCOLOR-Boxen gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Durch das Format der TABCOLOR-Mappen können Sie sowohl Ihre Möbel im Büro als auch Ihre Archivkapazitäten optimal nutzen. Die TABCOLOR-Mappen und Ordnungsboxen können u. a. in Schränken mit Fachböden, in Regalen, in Rollregalsystemen oder auch im Paternoster platzsparend untergebracht werden. Gern helfen wir Ihnen bei der Wahl der richtigen Systemmöbel.
Darüber hinaus haben wir passende Zubehörartikel in unserem Sortiment, die das TABCOLOR-System sinnvoll und individuell ergänzen.
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