Glossar / WIKI

Wissenswertes zum Thema:

- Dokumentenmanagement
- Schriftgutorganisation
- Registratur
- Ablage

Bevor wir in die Begrifflichkeiten und deren Bedeutungen einsteigen, geben wir Ihnen einen Überblick über die Inhalte und Vorteile der MAPPEI-Methode.

Inhalte und Vorteile sind bekannt:

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Effizientes Dokumentenmanagement mit MAPPEI: Ihre Lösung für Ordnung im Büro

MAPPEI bietet eine innovative Methode zur Ordnung und Verwaltung von Dokumenten, die nicht nur Zeit spart, sondern auch die Produktivität steigert. Durch klare Strukturen und einfache Handhabung wird Ihr Arbeitsplatz in einen Ort der Effizienz verwandelt.

Inhaltsverzeichnis

• Einführung in die MAPPEI-Methode
• Die Realität des papierlosen Büros
• MAPPEI als umfassende Arbeitsmethode
• Leistungen von MAPPEI
• Langfristige Partnerschaft mit MAPPEI
• Fazit und Ausblick
• Häufig gestellte Fragen zu MAPPEI

Einführung in die MAPPEI-Methode

MAPPEI revolutioniert das Dokumentenmanagement, indem es nicht nur Ordnung schafft, sondern auch die Effizienz steigert. Die Methodik von MAPPEI bietet klare Strukturen, die das Auffinden und Verwalten von Dokumenten erheblich erleichtern. Mit den richtigen Werkzeugen und Strategien wird die tägliche Büroarbeit nicht nur einfacher, sondern auch produktiver.

Die Realität des papierlosen Büros

In der heutigen Zeit streben viele Unternehmen nach einem papierlosen Büro. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Berge von Papier stapeln sich auf Schreibtischen und in Ablagekörben. Diese Unordnung kann nicht nur den Arbeitsplatz ungemütlich machen, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen. Ein papierloses Büro verspricht zahlreiche Vorteile, darunter eine bessere Übersicht über Dokumente und eine Reduzierung des physischen Platzbedarfs. Doch wie kann man diesen Zustand erreichen? Die Antwort liegt in der richtigen Organisation von Akten und Dokumenten.

MAPPEI als umfassende Arbeitsmethode

MAPPEI ist weit mehr als nur ein System zur Dokumentenorganisation. Es stellt eine umfassende Arbeitsmethode dar, die darauf abzielt, die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Durch die klare Strukturierung von Arbeitsabläufen und Dokumenten wird nicht nur Ordnung geschaffen, sondern auch eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsweise ermöglicht. Die Implementierung von MAPPEI hilft, die Herausforderungen der modernen Büroorganisation zu meistern. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Dokumente und Akten in einem einheitlichen System zu verwalten, was den Zugriff und die Bearbeitung erheblich vereinfacht. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren – Ihre Arbeit.

Leistungen von MAPPEI

MAPPEI bietet eine Vielzahl von kostenfreien Leistungen, die Ihnen helfen, die Methode optimal zu nutzen. Diese Leistungen beginnen bereits vor dem offiziellen Auftrag und umfassen eine umfassende Beratung, die Ihnen die Sicherheit gibt, die richtige Entscheidung zu treffen. Darüber hinaus stehen Ihnen Organisationsexperten zur Seite, die Sie bei der Einführung und Einrichtung unterstützen. Dieser Rundum-Service stellt sicher, dass Sie die Produkte und Systeme von MAPPEI effektiv anwenden können.

Langfristige Partnerschaft mit MAPPEI

Die Zusammenarbeit mit MAPPEI basiert auf einer langfristigen Partnerschaft. Das Unternehmen legt großen Wert darauf, dass die Kunden nicht nur einmalig von den Produkten profitieren, sondern eine nachhaltige Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe erzielen. Durch kontinuierliche Unterstützung und Anpassungen werden Sie in der Lage sein, die MAPPEI-Methode optimal zu nutzen. Diese Partnerschaft bedeutet auch, dass Sie jederzeit auf die Expertise von MAPPEI zugreifen können. Egal ob es um neue Herausforderungen oder Änderungen in Ihrem Unternehmen geht, MAPPEI steht Ihnen beratend zur Seite.

Fazit und Ausblick

Mit MAPPEI schaffen Sie die Grundlage für eine moderne, effiziente und nachhaltige Büroorganisation. Die Methode vereinfacht nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern steigert auch die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Durch die Unterstützung von MAPPEI profitieren Sie von einer klaren Struktur und einer besseren Übersicht über Ihre Arbeitsabläufe. Die langfristige Partnerschaft mit MAPPEI garantiert Ihnen, dass Sie auch in Zukunft von den neuesten Entwicklungen und Anpassungen profitieren können. Lassen Sie sich von der MAPPEI-Methode überzeugen und erleben Sie, wie sich Ihre Arbeitsweise zum Positiven verändert.

Häufig gestellte Fragen zu MAPPEI

• Was ist MAPPEI genau?
  MAPPEI ist ein System zur effizienten Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Es bietet eine klare Struktur und ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit von Informationen.
  
  
• Wie kann MAPPEI meine Produktivität steigern?
  Durch die Implementierung von MAPPEI können Sie den Zeitaufwand für die Dokumentenverwaltung erheblich reduzieren. Die Methode sorgt für eine bessere Übersicht und ermöglicht es Ihnen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
  
  
• Welche Unterstützung bietet MAPPEI bei der Einführung?
  MAPPEI bietet umfassende Beratungsleistungen und Schulungen an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit der Methode vertraut sind. Organisationsexperten stehen Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite.
  
  
• Ist MAPPEI für jedes Unternehmen geeignet?
  Ja, MAPPEI ist flexibel und kann an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden. Egal ob kleines Unternehmen oder großer Konzern, die Methode ist skalierbar.
  
  
• Wie lange dauert es, bis ich die Vorteile von MAPPEI spüre?
  Viele Nutzer berichten von sofortigen Verbesserungen in der Organisation und Effizienz. Mit der richtigen Implementierung können Sie bereits nach kurzer Zeit von den Vorteilen profitieren.

Ablagefächer und Alternativen

Täglich sammelt sich eine Fülle an Papier auf unseren Schreibtischen: wichtige Dokumente, Briefe, ausgedruckte E-Mails, Memos etc. In vielen Büros wandert ein Großteil zunächst in Ablagefächer, Ablagekörbe bzw. Ablageschalen, die auf den Schreibtischen oder in Regalen liegen. (...)

Aktenordner

Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. (...)

Aktenstandorte

Die meisten Organisationsmittel haben einen großen Nachteil: Sie sind relativ unflexibel und passen nicht an jeden Aktenstandort! Einen Aktenordner zum Beispiel können Sie kaum übersichtlich in einer Schreibtischschublade aufbewahren. (...)

Aufbewahrungsfristen

Doch wer muss eigentlich was wie lange aufbewahren? Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Schriftstücke? Und in welcher Form sollten Sie Dokumente am besten archivieren? (...)

Archiv / archivieren

Ein Archiv bezeichnet in der Praxis meist die Räumlichkeiten, in denen das Archivgut bzw. Schriftgut untergebracht wird. Der Zeitraum der Archivierung wird in der Regel durch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestimmt. (...)

Desk sharing

Neue Anforderungen im Job verändern auch die Arbeitswelt der Mitarbeiter. Bereichsübergreifende Projektarbeiten, Außendienst-Tätigkeiten, Beratungen bei Kunden vor Ort, Meeting-Runden von Abteilungen oder Projektgruppen, Seminare und Trainingsmaßnahmen etc. – all dies findet nicht unbedingt am eigenen Arbeitsplatz statt und erfordert flexible Arbeitsorte. (...)

Fächermappen

Möchten Sie noch mehr Struktur und Ordnung in Ihre Papiervorgänge bringen? Mit Fächermappen von MAPPEI können Sie einen komplexen Vorgang sehr gut inhaltlich gliedern. (...)

Fehlablage

Zu den größten Zeitfressern gehören die Fehl- bzw. Falschablagen, Mehrfachablagen und die Suche nach verloren gegangenen Dokumenten. (...)

Flexible Arbeitsplätze

Neue Anforderungen im Job verändern auch die Arbeitswelt der Mitarbeiter. Bereichsübergreifende Projektarbeiten, Außendienst-Tätigkeiten, Beratungen bei Kunden vor Ort, Meeting-Runden von Abteilungen oder Projektgruppen, Seminare und Trainingsmaßnahmen etc. – all dies findet nicht unbedingt am eigenen Arbeitsplatz statt und erfordert flexible Arbeitsorte. (...)

FSC-Siegel

Der Forest Stewardship Council® (FSC®) ist eine internationale, gemeinnützige Organisation mit dem Ziel, mit Hilfe eines Siegels ökologisch und sozial verantwortliche Waldbewirtschaftung global auf Produkten sichtbar zu machen. (...)

Hängeablage (vertikal u. lateral)

Die „Hängeablage“ ist ein sehr geläufiger Begriff im Bürobereich. Der Begriff umfasst jedoch zahlreiche Varianten, wie Sie Akten verwalten und Schriftgut in Papierform "hängend ablegen" können. Es gibt Hängemappen, Hängetaschen, Hängeordner/-hefter, Hängesammler und Pendelakten – und diese in sehr unterschiedlichen Ausführungen. (...)

Hängemappe

Die Hängemappe als Ordnungsmittel für Dokumente ist in der Bürowelt noch weit verbreitet – obwohl es bessere Alternativen gibt. Diese Form der Aufbewahrung wurde erstmals 1893 auf der Weltausstellung in Chicago präsentiert. (...)

Hebelordner

Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. (...)

Hefter

Glauben Sie Schnellhefter sind so schnell wie ihr Name verspricht? Das ist leider ein Irrtum. Die Organisation von Dokumenten mittels Schnellhefter bringt Ihnen keine Zeitvorteile. Ganz im Gegenteil, denn jede geheftete Ablage kostet Zeit! (...)

Lean Office Administration

Die Lean Office Administration – auch Lean Office oder Lean Administration – ist ein Ansatz aus dem Bereich des Lean Managements. Hierbei geht es – wie bei anderen klassischen Prozessoptimierungen – darum, Prozesse wertschöpfungsorientiert zu analysieren und zu optimieren. (...)

Kassettenregistratur

Müssen Sie in Ihrem Unternehmen sehr viele, aber relativ dünne und "gleichartige" Einzelvorgänge sinnvoll organisieren? Verlieren Sie in Ihren Ablagefächern und Postkörben schnell die Übersicht? Dann ist die Kassettenregistratur eine besonders platzsparende Möglichkeit. (...)

Liegende Ablage

Eine Form der täglich aufkommenden Papierflut zu begegnen ist die liegende bzw. horizontale Ablage. Hierdurch geht jedoch die Übersicht verloren und der Suchaufwand erhöht sich immens. (...).

Loseblatt-Ablage

Leider wird das „Loseblatt-Prinzip“ oft verknüpft mit dem Gedanken an „fliegende Blätter“ und an eine ungeordnete oder gar chaotische Sammlung von Unterlagen. Das ist jedoch wirklich unbegründet. Mit der Losenblatt-Ablage nach der MAPPEI-Methode legen Sie Ihre Schriftstücke einfach und sicher in eine Ordnungsmappe ab. (...)

Ordner

Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. (...)

Papierloses Büro

Eine Aufbewahrung schriftlicher Informationen in Papierform erfolgt nicht nur aus betrieblichen Gründen (z.B. als Informationsgrundlage für Entscheidungen, Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten, Dokumentation der Firmenentwicklung), sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungsfristen nach dem HGB) (...)

Papierstabel

Eine Form der täglich aufkommenden Papierflut zu begegnen ist die liegende bzw. horizontale Ablage. Hierdurch geht jedoch die Übersicht verloren und der Suchaufwand erhöht sich immens. (...).

PEGFC-Siegel

PEFC ist ein transparentes und unabhängiges System zur Sicherstellung einer nachhaltigen Waldbewirtschaftung und damit ein weltweiter "Wald-TÜV". PEFC ist die Abkürzung für die englische Bezeichnung "Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes", also ein "Programm für die Anerkennung von Forstzertifizierungssystemen". (...)

Pultordner

Nutzen Sie Pultordner als Termin- oder Unterschriftenmappe? Sortieren Sie mühsam lose DIN A4-Blätter ein oder legen Sie hierin sogar ganze Vorgänge auf Wiedervorlage? Dann haben Sie beim täglichen Gebrauch sicher schon die Grenzen des Pultordners kennengelernt. (...)

Schnellhefter

Glauben Sie Schnellhefter sind so schnell wie ihr Name verspricht? Das ist leider ein Irrtum. Die Organisation von Dokumenten mittels Schnellhefter bringt Ihnen keine Zeitvorteile. Ganz im Gegenteil, denn jede geheftete Ablage kostet Zeit! (...)

Stehordner

Ein Büro ohne Aktenordner ist für Sie undenkbar? Die Nutzung von Aktenordnern ist zwar eine gängige Form der Ablage, die aber durchaus auch ihre Nachteile hat. (...)

Vertretung (Krankheit/Urlaub)

Vorfreude auf den Urlaub? Doch oftmals kehrt sich die Vorfreude auf den heiß ersehnten Urlaub in pures Grauen, wenn man an den chaotischen Schreibtisch nach seiner Rückkehr denkt. Unerledigte Aufgaben, Poststapel und volle E-Mail-Eingänge... Sie kennen das: Ihre Erholung ist dann leider viel zu schnell dahin! (...)