Papierloses Büro
Arbeiten Sie wirklich schon papierlos?
"Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess."
- Thorsten Dirks, als ehem. CEO von Telefónica Deutschland (2015)
Die Idee des „papierlosen Arbeitens“ kam bereits in den 30er Jahren des 20. Jahrhunderts auf. Der US-amerikanische Ingenieur Vanevar Bush beschrieb in seinem Essay "As We May Think" die fiktive Maschine Memex (Memory Extender), die eine Arbeitserleichterung im wissenschaftlichen Austausch ermöglichen sollte. Eine Vision einer ersten informationsverarbeitende Maschine, die als Vorläufer der heutigen PC und des Hypertext gilt. Einige von Bushs Ideen sind real geworden, wie etwa
- die Speicher- und Abrufmöglichkeiten multimedialer Daten,
- die Verknüpfung von Dokumenten und Medieninhalten durch Hyperlinks sowie
- die Vernetzung der persönlichen Arbeitsgeräte durch das Internet
Doch auch im 21. Jahrhundert bleibt ein papierloses Büro im Alltag der meisten Menschen noch ein Traum. Privat wie beruflich – auf Papier kann nicht verzichtet werden. Elektronische Medien und Kommunikationsmittel sind weit verbreitet und vielgenutzt. Trotzdem hat das Papier als Informationsträger vergleichsweise viele Vorteile. Papier ist unkompliziert, immer verfügbar und günstig, insbesondere wenn man es über einen längeren Zeitraum als Informations- und Datenträger nutzt. Für Informationen auf Papier sind – außer unseren Augen – keine Lesegeräte erforderlich. Gerade die Technik spezieller Lesegeräte ist oft teuer und schnell veraltet. Um dann die Verfügbarkeit der Informationen weiterhin zu gewährleisten, muss erneut in die Übertragung auf neue digitale Medien investiert werden.
Der Einsatz von Computern und elektronischen Medien bringt uns offensichtlich dem papierlosen Büro nicht wirklich näher. Im Gegenteil, wir haben täglich mit einer noch größeren Papierflut zu kämpfen. Die Preise für Drucker und Kopierer sind heute vergleichsweise niedrig. Die Geräte mittlerweile für jedermann erschwinglich. Je problemloser bedrucktes Papier erzeugt werden kann, desto mehr wird auch produziert. Und ist das Schriftgut erstmal da, muss es auch intelligent organisiert werden.
Eine Aufbewahrung schriftlicher Informationen in Papierform erfolgt nicht nur aus betrieblichen Gründen (z.B. als Informationsgrundlage für Entscheidungen, Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten, Dokumentation der Firmenentwicklung), sondern auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben (z.B. Aufbewahrungsfristen nach dem HGB). Schon allein deshalb muss in den meisten Unternehmen nach wie vor Papier verwaltet werden. Das Fazit kann nur sein, dass es nicht primär darum geht, Papier als Informations- und Kommunikationsmedium zu vernichten, sondern allenfalls zu reduzieren, wo es möglich ist.
Nicht selten arbeiten andere Unternehmen, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen, selbst noch mit Papier. So kommt es schnell zu "Systembrüchen", die überwunden werden müssen damit relevante Informationen nicht verloren gehen. Gleichzeitig sollte ein schneller und einfacher Zugriff auf alle Dokumente und Informationen gewährleistet sein.
Die digitalen Ziele sich von der „Zettelwirtschaft“ zu verabschieden und zum „papierlosen Büro“ zu gelangen sind nachvollziehbar:
- Arbeitserleichterung und Kostenreduzierung (z.B. weniger Suchen, Ressourcen einsparen)
- eine schnelle und sichere Bereitstellung von Informationen (z.B. Internet, Intranet)
- leichtere Übermittlung und Verbreitung von Information (z.B. E-Mail, Internet)
- sichere Archivierung von Informationen (z.B. Dokumenten-Management-Systeme DMS)
All diese Ziele lassen sich mit der MAPPEI-Methode auch im Papierbereich erfüllen. In zahlreichen Unternehmen werden durch die Wahl ungeeigneter Methoden und Organisationsmittel noch immer unnötige Kosten verursacht. Studien belegen, dass durchschnittlich ein Drittel der Arbeitszeiten in deutschen Büros verschwendet wird. Das Potenzial für Verbesserungen in diesem Bereich wird stark unterschätzt.
- alle Vorgänge im Überblick
- muss einfach weniger Suchen
- ist immer auskunftsfähig
- spart Zeit, Platz und Kosten
- hat weniger Stress
"Die Ergebnisse belegen, dass bei den Unternehmen ein Umdenken stattfindet und immer mehr Prozesse digital erfolgen. Aus IDC-Sicht ist jedoch nicht allein der digitale Prozess entscheidend, denn zuerst sollte immer die Optimierung der noch vorhandenen Prozesse stehen, um auch eine spätere Überführung in einen digitalen Prozess reibungslos umsetzen zu können."
- Sabrina Schmidt, Consultant bei IDC und Projektleiterin der Studie "Print und Document Management in Deutschland 2019"
Wenn auch für Sie das papierlose Büro noch Utopie ist, dann nutzen Sie einfach die MAPPEI-Methode für Ihre Papierorganisation und entdecken Sie das große Potenzial für Verbesserungen!
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