Schnellhefter
ist gar nicht schnell
Glauben Sie Schnellhefter sind so schnell wie ihr Name verspricht? Das ist leider ein Irrtum. Die Organisation von Dokumenten mittels Schnellhefter bringt Ihnen keine Zeitvorteile. Ganz im Gegenteil, denn jede geheftete Ablage kostet Zeit!
Mit der MAPPEI-Methode und der schnellen Loseblatt-Ablage in Ordnungsmappen können Sie dagegen wertvolle Zeit einsparen. Sie erschaffen eine übersichtliche und systematische Ordnung für einen gezielten Zugriff auf Ihre Dokumente.
Schnellhefter sind dünne Hefter zur Aufbewahrung von gelochten Blättern und es gibt sie in verschiedenen Ausführungen. Die gängigsten Produkte sind entweder aus Pappe oder aus Kunststoff mit durchsichtigem Deckel. Alle Hefter haben innen eine „Abheftvorrichtung“. Meist besteht sie aus einem biegbaren Metall-/Blechband und einer Abheftschiene zur Fixierung.
Das gelochte Schriftgut wird auf das Blechband aufgefädelt und anschließend mit einer Metallklemme bzw. einem Kunststoffstreifen fixiert. Schnellhefter funktionieren somit wie eine „Sammelmappe“, bei der das Schriftgut dicht übereinander liegt. Durch die Heftung sind die einzelnen Blätter zwar vor dem Herausfallen und dem Zerknicken geschützt, doch es sind auch einige Nachteile mit diesem Ordnungsmittel verbunden.
In der Anwendung erfordern Schnellhefter – im Vergleich zu MAPPEI-Ordnungsmappen – doch einige zeitraubende und somit unproduktive Arbeitsschritte. Zudem lässt sich innerhalb des Hefters nur schwer eine Ordnung für einen gezielten Zugriff herstellen. Um bestimmte Informationen bzw. abgelegte Dokumente zu finden, muss mitunter der gesamte Hefter durchsucht werden.
Zur Sortierung der Dokumente gibt es grundsätzlich zwei Arten der Heftung: Die kaufmännische Heftung (Rechtsheftung) und die Behörden-Heftung (Linksheftung). Bei der kaufmännischen Heftung liegt das neueste Dokument immer ganz oben. Somit ergibt sich eine zeitlich absteigende Ordnung. Mit der Behörden-Heftung wird dagegen eine zeitlich aufsteigende Ordnung geschaffen, d.h. hier liegt das älteste Dokument oben. Suchen ist bei diesem Ordnungsmittel also vorprogrammiert!
- Lochen und Auffädeln der Dokumente kostet Zeit
- Umheften bzw. Zwischenheften von Dokumenten erfordert viele Arbeitsschritte und ist aufwändig
- Ordnung und Sortierung sind eher unflexibel (aufsteigende oder absteigende Sortierung)
- erhöhte Suchzeiten durch Bündelung der Unterlagen
- Beschriftung von Schnellheftern aus Kunststoff ist umständlich, da nur ein schmaler Papierstreifen beschreibbar ist, der eingezogen werden muss.
Vorteile der Loseblatt-Ablage
Die Loseblatt-Ablage nach der MAPPEI-Methode spart unproduktive Arbeitsschritte, wie z.B. Lochen und Heften, ein und ermöglicht so einen deutlich schnelleren Umgang mit den Dokumenten. Die Ablage ungelochter Blätter in Mappen ist schnell erledigt. Außerdem ist eine flexiblere Sortierung und rasche Entnahme einzelner Dokumente möglich.
Aktenvorgänge werden thematisch stark „vereinzelt“, d.h. zu jedem Vorgang legt man eine eigene Mappe zum raschen Wiederauffinden an. Durch eine präzise Benennung einzelner Vorgänge minimieren Sie außerdem Ihre Suchzeiten ganz enorm. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch Arbeitszeit, die Sie für weit wichtigere Aufgaben brauchen.
