Organisation für Sekretariat und Assistenz

Die Entlastung im Papiermanagement

Die Bereiche Sekretariat und Assisstenz sind die Schaltstellen jeder Organisation.

Sie erfüllen wichtige Funktionen, die den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen sicherstellen. Hier laufen alle Unternehmensaspekte und Themen zusammen – es ist der Knotenpunkt für Kommunikation, Koordination und Organisation. Sekretärinnen/Sekretäre und Assistenten/Assistentinnen sind Experten in der Aktenverwaltung und sorgen dafür, dass wichtige Dokumente ordentlich verwaltet werden und leicht zugänglich sind. Darüber hinaus schaffen sie Strukturen im Büroalltag, koordinieren Termine, verwalten Ressourcen und halten den Arbeitsablauf reibungslos. Die MAPPEI-Methode unterstützt dabei das Dokumentenmanagement in hervorragender Weise.

Die Methode macht den Unterschied

Die MAPPEI-Methode basiert auf sechs einfachen, aber effektiven Prinzipien.
Diese ermöglichen einen schnellen, unkomplizierten Zugriff auf alle Dokumente und erleichtern den Umgang mit Dokumenten enorm:

Zeitgewinn:
Effiziente Ablage- und Wiedervorlageprozesse, wie sie durch die MAPPEI-Methode ermöglicht werden, sparen wertvolle Zeit. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne lange nach Dokumenten suchen zu müssen.

Raumgewinn:
Die einheitliche Ablagestruktur von MAPPEI führt zu einer kompakten Archivierung. Weniger Platzbedarf bedeutet mehr Raum für produktives Arbeiten und weniger Unordnung.

Optimierte Prozesse:
MAPPEI bietet klare Strukturen und Farbkennzeichnungen, die die Prozesse der Dokumentenorganisation vereinfachen. Dies führt zu reibungsloseren Arbeitsabläufen und effizienterer Kommunikation.

Hohe Mitarbeiterzufriedenheit:
Durch schnellen Zugriff auf relevante Dokumente und die Vermeidung von Suchzeiten steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter. MAPPEI trägt dazu bei, den Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten.

Mehr Effizienz:
Die MAPPEI-Methode optimiert die Büroorganisation und ermöglicht es, Aufgaben schneller zu erledigen. Effiziente Abläufe bedeuten weniger Stress und bessere Ergebnisse.

Mehr Leistung:
Indem MAPPEI die Arbeitsprozesse vereinfacht und den Fokus auf das Wesentliche legt, steigert es die Leistungsfähigkeit von Sekretariaten und Assistenten.

Effiziente Meetings:
Eine klare Struktur trägt dazu bei, dass Meetings effektiv sind und die Kommunikation innerhalb der Abteilung reibungslos funktioniert.

Die zwei Säulen der perfekten Organisation

1. Der MAPPEI-Aktenplan

Der MAPPEI-Aktenplan bzw. die MAPPEI-Farbstruktur hilft Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und zu behalten. Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre Funktionsbereiche optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet.

Eine durch einfache und klare Regeln geschaffene, übersichtliche und effiziente Ablageorganisation verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzsituation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team.

Auch Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen automatisch geteilt und „zugänglich“ gemacht wird. All dies trägt dazu bei, die Organisation insgesamt stabiler und leistungsfähiger zu machen.

Entwerfen Sie für Ihr Unternehmen einen abteilungsübergreifenden Aktenplan, der sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientiert:

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2. Die Wiedervorlage

Die Wiedervorlage von MAPPEI ist klar strukturiert und ermöglicht eine termingerechte Ablage Ihrer Dokumente. Sie verwenden Leitkarten oder PVC-Ordnungsmappen, die entweder nach Monat und Tag oder nach Kalenderwochen gegliedert sind. Diese klare Einteilung ermöglicht es Ihnen, Ihre übersichtlich strukturierten Einzelvorgänge eindeutig beschriftet einzusortieren – sowohl für „dauerhafte“ als auch „temporäre“ Vorgänge.

• Monate: Stellen Sie die Terminkarte des aktuellen Monats ganz vorn in die Ordnungsbox und ordnen Sie alle folgenden Monate chronologisch dahinter an.

• Tage: Die Terminkarte des aktuellen Tages und der restlichen Tage (bis 31) werden hinter der Terminkarte des aktuellen Monats abgestellt.

• Vergangene Tage: Alle Terminkarten für bereits vergangene Tage werden hinter die Terminkarte des nachfolgenden Monats gestellt.

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Die Ordnungsmappen werden jeweils hinter die Terminkarte des entsprechenden Tages eingestellt und so terminiert. Am Ende des Tages verschieben Sie die aktuelle Terminkarte chronologisch hinter die Terminkarte des nächsten Monats. Dadurch rücken Ihre Aufgaben für den kommenden Tag automatisch nach vorn. Sie können bereits jetzt beginnen, Vorgänge für den Anfang des nachfolgenden Monats taggenau einzustellen und zu terminieren.

Aktionsmappen

MAPPEl-Aktionsmappen sind der perfekte Ort für Unterlagen, auf die zeitlich befristet zugegriffen werden muss. Sie sind transparent, wodurch der Inhalt direkt identifiziert werden kann.
Beschriftungsläufer in 13 verschiedenen Farben dienen zur Aufnahme der Suchbegriffe; die Beschriftung ist löschbar und die Beschriftungsläufer sind wiederbeschreibbar.

Ist ein Vorgang erledigt und bleibt kein Papier, wird die Aktionsmappe für einen neuen Vorgang erneut verwendet.

MAPPEI-Aktionsmappen bestehen aus robustem Kunststoff (PP) und haben ein Fassungsvermögen von bis zu ca. 200 Blatt Papier.

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