Papierorganisation nach Office-KAIZEN

Verschwendung (ver)meiden für mehr Effizienz im Büro

Trotz hoch entwickelter Informations- und Kommunikationstechnologien in der Arbeitswelt und im Büro geht bislang kaum etwas ohne gedruckte Unterlagen. Die meisten Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Papier, das im Arbeitsprozess systematisch organisiert werden muss.

Sehr häufig trägt jedoch die Wahl ungeeigneter Methoden und Organisationsmittel dazu bei, dass Unternehmen ihre Ressourcen verschwenden. Studien im Office-Bereich belegen, dass noch immer durchschnittlich ein Drittel der Arbeitszeit in Unternehmen vergeudet wird. Gründe sind z.B. die Suche nach Dokumenten und mangelnde Transparenz bei der Ablage – insbesondere, wenn mehrere Personen auf die gleichen Unterlagen zugreifen müssen. Hier besteht ein unterschätztes Potenzial für Verbesserungen und mehr Effizienz. Arbeiten Sie papierlos oder suchen Sie oft Dokumente im Papierchaos?

Eine von Beginn an transparente Papierorganisation unterstützt und optimiert die Bearbeitungsprozesse. Sie spart nicht nur wertvolle Zeit und Nerven, sondern führt auch zu einer höheren Arbeitsmotivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Mehr Effizienz durch Transparenz

Die Methode macht den Unterschied! Wenn Sie die Prinzipien von KAIZEN und der 5S-Methode sowie Lean-Office im Büro und an Ihrem Arbeitsplatz erfolgreich umsetzen wollen, dann nutzen Sie MAPPEI. Denn die Papierorganisation nach der MAPPEI-Methode ist transparent, systematisch und sehr effizient.

Zahlreiche Vorteile sind mit dieser in der Praxis bewährten Arbeitsmethode verbunden: Sie sparen Zeit und Raum, verbessern die Teamfähigkeit und erreichen eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem sind die Anwendungsmöglichkeiten der MAPPEI-Methode sehr vielseitig und individuell. Daher unsere Empfehlung: Sprechen Sie mit uns! Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir die für Sie passende Lösung.

KAIZEN – von der Produktion in die Verwaltung

Der japanische Begriff "KAIZEN" bezeichnet eine positive Lebens- und Arbeitsphilosophie, deren Ziel die kontinuierliche Verbesserung ist. Anfang der 90er Jahre bewirkte der KAIZEN-Gedanke japanischer Automobilhersteller, dass nirgends auf der Welt Autos schneller und günstiger produziert werden konnten. Grund hierfür war, dass in der Fertigung Verschwendungsarten systematisch vermieden wurden: Keine Warte- und Suchzeiten, Überproduktion oder zu große Lagerhaltung, Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit, schlechte Platzausnutzung oder ungenutztes Mitarbeiterpotenzial etc.

KAIZEN ist ein kontinuierlicher Prozess, um dauerhafte Verbesserungen zu erzielen. Erfahrung, Kreativität und die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden eingesetzt, damit sie effektiver anstatt mehr arbeiten.

Die Verbesserungsideen aus Produktionsprozessen lassen sich auch auf den Bereich der Verwaltung und die Aufgaben im Büro übertragen. Denn der Schreibtisch ist längst keine individuelle Insel und die Effizienz der Arbeitsweise keine Frage der Persönlichkeit mehr. Die Organisation von Aufgaben und Abläufen betrifft ganze Teams. Die Prozesse müssen daher auch einheitlich und systematisch sein – sonst droht erneut Verschwendung und Ineffizienz.

Steigender Wettbewerbsdruck zwingt Unternehmen dazu, effizienter zu arbeiten und Verschwendung auch im Büro zu vermeiden, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Im Bereich der Papierorganisation im Büro lässt sich das KAIZEN-Prinzip mit der MAPPEI-Methode besonders gut umsetzen. Die transparente Organisation vorhandener Dokumente funktioniert mit dieser Methode systematisch und sehr effizient.

5S-Methode

Im Büro und für den Schreibtisch

Ziel der 5S-Methode und der 5S-Arbeitsplatzgestaltung ist grundsätzlich die Herstellung von Sauberkeit und Ordnung, so dass jeder Mitarbeiter das, was er für seine Arbeit benötigt, sofort und ohne zu suchen zur Hand hat. Dies sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Doch im Arbeitsalltag wird gerade im Bürobereich nach wie vor sehr viel Zeit mit der Suche nach benötigten Daten, Informationen und Dokumenten verbracht und verschwendet.

Die 5S-Methode stammt ursprünglich ebenfalls aus der Fertigung, ist aber auch im Büro sehr hilfreich. Mit ihr lassen sich die Aktenstandorte (aber auch die elektronische Ablage) optimieren. Es werden die vorhandenen Dokumente und Daten gesichtet, Überflüssiges aussortiert und eine sinnvolle Ablagestruktur erstellt. Anschließend wird die geschaffene Struktur zum Standard gemacht und dafür gesorgt, dass sie konsequent eingehalten, gepflegt und weiter optimiert wird. Wer diese Methode im Rahmen der Papierorganisation umsetzen möchte, sollte die MAPPEI-Methode nutzen.

Lean Office Administration

optimieren Sie die Prozesse im Büro

In produzierenden Bereichen werden teilweise bereits seit Jahrzehnten Optimierungsmaßnahmen vorangetrieben. Das Potenzial für Verbesserungen ist in der Produktion zunehmend ausgeschöpft. Aus diesem Grund rückt seit einiger Zeit zusätzlich die Optimierung von Geschäftsprozessen in einer Organisation in den Vordergrund - und zwar sowohl bei produzierenden Unternehmen als auch bei reinen Dienstleistungsunternehmen und in der öffentlichen Verwaltung.

Die Lean Office Administration – auch Lean Office oder Lean Administration – ist ein Ansatz aus dem Bereich des Lean Managements. Hierbei geht es – wie bei anderen klassischen Prozessoptimierungen – darum, Prozesse wertschöpfungsorientiert zu analysieren und zu optimieren. Durch Lean Office Administration soll erreicht werden, dass möglichst jede Aktivität in der Verwaltung zur Wertschöpfung beiträgt. Unnötige Abläufe und Tätigkeiten, die keine Werte schaffen (japanisch "muda") und somit als Verschwendung zu betrachten sind, sollen möglichst eliminiert werden.

Am Anfang von Lean Office Administration steht eine intensive Analyse.

Ergebnis einer solchen Analyse ist ein detaillierter Einblick in die komplexen Verwaltungsprozesse. Für die Konzipierung eines Soll-Zustandes stehen mehrere Methoden zur Verfügung (z.B. Auftragsstrukturanalyse, Wertstromanalyse, Tätigkeitsstrukturanalyse, Informationsstrukturanalyse). Ziel ist es, Verwaltungsprozesse so zu optimieren, dass vorhandene Potenziale gehoben werden. Suchzeiten, Abstimmungsprobleme, unübersichtliche Dokumentenablagen, nicht funktionierende Wiedervorlagen oder Vertretungen... All das sind enorme "Zeitfresser" und verzögern den Prozessablauf.

MAPPEI und Lean Office Administration

Obwohl in fast allen Unternehmen weiterhin mit Papier gearbeitet wird, werden die Optimierungsmöglichkeiten im Bereich der Papierorganisation häufig unterschätzt. Aktuelle Studien belegen, dass in Office-Bereichen insbesondere durch die Suche nach benötigten Dokumenten sehr viel Zeit verschwendet wird.

Durch die Anwendung der MAPPEI-Methode im Büro schaffen Sie eine transparente Papierorganisation. Ihre Ablagen, Strukturen und Abläufe können Sie durch einheitliche Standards vereinfachen und wesentlich effizienter gestalten. Die übersichtliche Organisation des vorhandenen Schriftgutes ermöglicht einen schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente, minimiert die Suchzeiten und verkürzt die Bearbeitungszeit.

Mit der MAPPEI-Methode schöpfen Sie das Optimierungspotenzial im Bereich der Papierorganisation voll aus. So kommen Sie den Zielen der Lean Office Administration einen großen Schritt näher. Einige Vorteile der MAPPEI-Methode: Sie sparen Zeit und Raum, verbessern die Teamfähigkeit und erreichen eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Die Probleme im Zusammenhang mit Vertretungssituationen werden deutlich reduziert. Die Anwendungsmöglichkeiten der MAPPEI-Methode sind sehr vielseitig und individuell.

Papierorganisation ist ein KVP

Wie KVP ihrem Unternehmen hilft

Kontinuierliche Verbesserung können von einfachen Änderungen in der täglichen Arbeit Ihres Unternehmens bis hin zu wichtigen Änderungen in den Schwerpunkten und Abläufen Ihrer globalen Struktur reichen. Sie benötigen in jedem Fall die richtigen Instrumente, um erfolgreich zu sein und den Prozess am Laufen zu halten.

„Das Leben beginnt am Ende Ihrer Komfortzone“
Neale Donald Walsch

Es gibt einen Grund, warum Menschen sich Veränderungen oft widersetzen: Das, was wir wissen beruhigt uns. Während der Ruf des Unbekannten einige anspricht, ist es eine natürliche und beruhigende Sache, sich nicht in neue Situationen zu begeben. In der Geschäftswelt ist dies leider nicht immer möglich.

In früheren Zeiten war es Unternehmen oft möglich, sich auf ihren Lorbeeren auszuruhen und den Status Quo mit ihren Produkten und Dienstleistungen aufrechtzuerhalten.

Das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung ist nicht neu. Es wird seit den 1980er Jahren in unzähligen Lehrbüchern und Veröffentlichungen thematisiert. Und es herrscht schon seit sehr langer Zeit die Vorstellung, dass wir immer bestrebt sein sollten, unsere Arbeit besser zu verbessern.

Was bedeutet kontinuierlich?

Es geht nicht darum, eine Methode zu finden, die funktioniert, und daran festzuhalten. Es geht darum, zu sehen, wo Sie sich heute befinden, ein Ziel zu setzen und zu tun, was getan werden muss, um dieses Ziel zu erreichen. Sobald dieses Ziel erreicht ist, beginnen Sie erneut und finden Möglichkeiten, sich weiter zu verbessern. Es spielt keine Rolle, in welcher Branche oder Branche Sie tätig sind - ein kontinuierlicher Verbesserungsansatz ist erforderlich, um den Überblick zu behalten.

KVP und die Produkte von MAPPEI

Angesichts der Fülle an Informationen zu diesem Thema kann es schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll. Was wir vorschlagen, beginnt immer mit der Analyse Ihrer aktuellen Situation. Sie benötigen ein umfassendes Verständnis Ihrer heutigen Arbeitsweise. Um den Prinzipien von KVP folgen zu können. 

Zuerst legen Sie Ihren Ausgangspunkt fest.

Analysieren: Planen Sie Ihre Verbesserungen, einschließlich der Festlegung von Zielen.    

Verbessern: Setzen Sie die Maßnahmen ein, die zur Verbesserung erforderlich sind.    

Überprüfen: Messen Sie Ihren Erfolg im Verhältnis zu Ihrer Grundlinie.    

Identifizieren: Passen Sie Ihre Änderungen an oder optimieren Sie sie.

Kontinuierliche Verbesserungen müssen nicht kompliziert sein. Sie erfordern Planung und Engagement. Treffen Sie heute die Entscheidung Ihren Arbeitsplatz in eine kontinuierliche Verbesserungserfolgsgeschichte zu verwamdeln.

Entscheiden Sie sich dafür effektiver, schlanker und letztlich profitabler zu werden. Legen Sie mit MAPPEI kurzfristige Maßnahmen fest, mit denen Sie Ihre langfristigen Ziele erreichen. Und denken Sie daran, dass kontinuierliche Verbesserung wirklich kontinuierlich ist: Wenn Sie erst einmal angefangen haben, vergeht kein Tag mehr, an dem Sie keine neuen Wege finden, um Ihr Geschäft zu verbessern!

MAPPEI und GTD

GTD - Ein freier Schreibtisch, ein freier Kopf.

Die Organisationsmittel von MAPPEI ermöglichen es, Akten rasch neu zu ordnen. Dies ist nicht nur für »normale« Nutzer von Belang, sondern vor allem für GTD-Anwender extrem wichtig. Würden Sie das Material für jede Idee, für jedes Vorhaben, für jedes Projekt in jeweils eigenen Hängemappen oder gar Aktenordnern ablegen, dann würden Sie in Ihrem Büro bald erdrückt. Nutzen Sie dagegen Organisationsmappen, sieht die Sache schon anders aus.

GTD und MAPPEI im Alltag

Wo immer Sie Akten sortieren - sei es im normalen Alltag am Schreibtisch, auf Reisen, im Rahmen eines GTD basierten Arbeitens oder nach Projektende beim Archivieren der Akten-, haben Sie mit den Organisationsmitteln von MAPPEI die richtigen Instrumente zur Hand. Sie können sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren und werden nicht durch die Unzufriedenheit über unflexible Werkzeuge abgelenkt.

GTD - mit MAPPEI keine bloße Theorie

Wenn Sie im Sinne von GTD arbeiten, werden Sie in besonderer Weise von der Flexibilität der MAPPEL-Methode profitieren. Das Wiedervorlagesystem von MAPPEI eignet sich zudem ideal als GTD-Terminkartei.

Projektmappen können Sie in verschiedenen Ordnungsboxen nach GTD-Schema aufbewahren:

  • "Aktive Projekte"
  • "Warten auf"
  • "Vielleicht/Irgendwann"
  • "Next Actions"
  • "Referenzmaterial"

Beispiel 1:
Sollten Sie beim Durchsehen im Rahmen Ihres Wochenüberblicks in Ihrer Mappei-Box "Vielleicht/Irgendwann" auf eine Mappe zu einer Projektidee stoßen, die Sie nun realisieren wollen, dann nehmen Sie die Mappe dort heraus und stellen sie einfach in die Ordnungsbox "Aktive Projekte".

Beispiel 2:
Sehen Sie in der "Warten auf"-Box, dass sich ein Gesprächspartner nicht innerhalb der vereinbarten Frist bei Ihnen gemeldet hat, nehmen Sie die Mappe aus dieser Box heraus und stellen sie hinter die Leitkarte "Anrufen", damit Sie bei nächster Gelegenheit mal nachhaken können.