Organisation für Sekretariat und Assistenz
Die Entlastung im PapiermanagementDie Bereiche Sekretariat und Assisstenz sind die Schaltstellen jeder Organisation.
Sie erfüllen wichtige Funktionen, die den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen sicherstellen. Hier laufen alle Unternehmensaspekte und
Themen zusammen – es ist der Knotenpunkt für Kommunikation, Koordination und Organisation. Sekretärinnen/Sekretäre und Assistenten/Assistentinnen
sind Experten in der Aktenverwaltung und sorgen dafür, dass wichtige Dokumente ordentlich verwaltet werden und leicht zugänglich
sind. Darüber hinaus schaffen sie Strukturen im Büroalltag, koordinieren Termine, verwalten Ressourcen und halten den Arbeitsablauf reibungslos.
Die MAPPEI-Methode unterstützt dabei das Dokumentenmanagement in hervorragender Weise.
Die Methode macht den Unterschied
Die MAPPEI-Methode basiert auf sechs einfachen, aber effektiven Prinzipien.
Diese ermöglichen einen schnellen,
unkomplizierten Zugriff auf alle Dokumente und erleichtern den Umgang mit Dokumenten enorm:
- Zeitgewinn:
Effiziente Ablage- und Wiedervorlageprozesse, wie sie durch die MAPPEI-Methode ermöglicht werden, sparen wertvolle Zeit. Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne lange nach Dokumenten suchen zu müssen. - Raumgewinn:
Die einheitliche Ablagestruktur von MAPPEI führt zu einer kompakten Archivierung. Weniger Platzbedarf bedeutet mehr Raum für produktives Arbeiten und weniger Unordnung. - Optimierte Prozesse:
MAPPEI bietet klare Strukturen und Farbkennzeichnungen, die die Prozesse der Dokumentenorganisation vereinfachen. Dies führt zu reibungsloseren Arbeitsabläufen und effizienterer Kommunikation. - Hohe Mitarbeiterzufriedenheit:
Durch schnellen Zugriff auf relevante Dokumente und die Vermeidung von Suchzeiten steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter. MAPPEI trägt dazu bei, den Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten. - Mehr Effizienz:
Die MAPPEI-Methode optimiert die Büroorganisation und ermöglicht es, Aufgaben schneller zu erledigen. Effiziente Abläufe bedeuten weniger Stress und bessere Ergebnisse. - Mehr Leistung:
Indem MAPPEI die Arbeitsprozesse vereinfacht und den Fokus auf das Wesentliche legt, steigert es die Leistungsfähigkeit von Sekretariaten und Assistenten. - Effiziente Meetings:
Eine klare Struktur trägt dazu bei, dass Meetings effektiv sind und die Kommunikation innerhalb der Abteilung reibungslos funktioniert.
Die zwei Säulen der perfekten Organisation
1. Der MAPPEI-Aktenplan
Der MAPPEI-Aktenplan bzw. die MAPPEI-Farbstruktur hilft Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und zu behalten. Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre Funktionsbereiche optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet.
Eine durch einfache und klare Regeln geschaffene, übersichtliche und effiziente Ablageorganisation verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzsituation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team.
Auch Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen automatisch geteilt und „zugänglich“ gemacht wird. All dies trägt dazu bei, die Organisation insgesamt stabiler und leistungsfähiger zu machen.
Entwerfen Sie für Ihr Unternehmen einen abteilungsübergreifenden Aktenplan, der sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientiert:
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Der MAPPEI-Aktenplan bzw. die MAPPEI-Farbstruktur hilft Ihnen, die Übersicht zu gewinnen und zu behalten. Durch das farbige Ordnungssystem werden Ihre Funktionsbereiche optisch übersichtlich und schnell wahrnehmbar abgebildet.
Eine durch einfache und klare Regeln geschaffene, übersichtliche und effiziente Ablageorganisation verbessert nicht nur die eigene Arbeitsplatzsituation, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Team.
Auch Vertretungssituationen werden deutlich einfacher, da Wissen automatisch geteilt und „zugänglich“ gemacht wird. All dies trägt dazu bei, die Organisation insgesamt stabiler und leistungsfähiger zu machen.
Entwerfen Sie für Ihr Unternehmen einen abteilungsübergreifenden Aktenplan, der sich an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens orientiert:
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2. Die Wiedervorlage
Die Wiedervorlage von MAPPEI ist klar strukturiert und ermöglicht eine termingerechte Ablage Ihrer Dokumente. Sie verwenden Leitkarten oder PVC-Ordnungsmappen, die entweder nach Monat und Tag oder nach Kalenderwochen gegliedert sind. Diese klare Einteilung ermöglicht es Ihnen, Ihre übersichtlich strukturierten Einzelvorgänge eindeutig beschriftet einzusortieren – sowohl für „dauerhafte“ als auch „temporäre“ Vorgänge.
• Monate: Stellen Sie die Terminkarte des aktuellen Monats ganz vorn in die Ordnungsbox und ordnen Sie alle folgenden Monate chronologisch dahinter an.
• Tage: Die Terminkarte des aktuellen Tages und der restlichen Tage (bis 31) werden hinter der Terminkarte des aktuellen Monats abgestellt.
• Vergangene Tage: Alle Terminkarten für bereits vergangene Tage werden hinter die Terminkarte des nachfolgenden Monats gestellt.
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Die Wiedervorlage von MAPPEI ist klar strukturiert und ermöglicht eine termingerechte Ablage Ihrer Dokumente. Sie verwenden Leitkarten oder PVC-Ordnungsmappen, die entweder nach Monat und Tag oder nach Kalenderwochen gegliedert sind. Diese klare Einteilung ermöglicht es Ihnen, Ihre übersichtlich strukturierten Einzelvorgänge eindeutig beschriftet einzusortieren – sowohl für „dauerhafte“ als auch „temporäre“ Vorgänge.
• Monate: Stellen Sie die Terminkarte des aktuellen Monats ganz vorn in die Ordnungsbox und ordnen Sie alle folgenden Monate chronologisch dahinter an.
• Tage: Die Terminkarte des aktuellen Tages und der restlichen Tage (bis 31) werden hinter der Terminkarte des aktuellen Monats abgestellt.
• Vergangene Tage: Alle Terminkarten für bereits vergangene Tage werden hinter die Terminkarte des nachfolgenden Monats gestellt.
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Die Ordnungsmappen werden jeweils hinter die Terminkarte des entsprechenden Tages eingestellt und so terminiert. Am Ende des Tages
verschieben Sie die aktuelle Terminkarte chronologisch hinter die Terminkarte des nächsten Monats. Dadurch rücken Ihre Aufgaben für den
kommenden Tag automatisch nach vorn. Sie können bereits jetzt beginnen, Vorgänge für den Anfang des nachfolgenden Monats taggenau
einzustellen und zu terminieren.
Aktionsmappen
MAPPEl-Aktionsmappen sind der perfekte Ort für Unterlagen, auf die zeitlich befristet zugegriffen werden muss. Sie sind transparent, wodurch der Inhalt direkt identifiziert werden kann.
Beschriftungsläufer in 13 verschiedenen Farben dienen zur Aufnahme der Suchbegriffe; die Beschriftung ist löschbar und die Beschriftungsläufer sind wiederbeschreibbar.
Ist ein Vorgang erledigt und bleibt kein Papier, wird die Aktionsmappe für einen neuen Vorgang erneut verwendet.
MAPPEI-Aktionsmappen bestehen aus robustem Kunststoff (PP) und haben ein Fassungsvermögen von bis zu ca. 200 Blatt Papier.
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MAPPEl-Aktionsmappen sind der perfekte Ort für Unterlagen, auf die zeitlich befristet zugegriffen werden muss. Sie sind transparent, wodurch der Inhalt direkt identifiziert werden kann.
Beschriftungsläufer in 13 verschiedenen Farben dienen zur Aufnahme der Suchbegriffe; die Beschriftung ist löschbar und die Beschriftungsläufer sind wiederbeschreibbar.
Ist ein Vorgang erledigt und bleibt kein Papier, wird die Aktionsmappe für einen neuen Vorgang erneut verwendet.
MAPPEI-Aktionsmappen bestehen aus robustem Kunststoff (PP) und haben ein Fassungsvermögen von bis zu ca. 200 Blatt Papier.
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Die Aufgaben- und Terminmodule im Überblick
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€ 290,20*
€ 226,00*
€ 129,00*
Prod.-Nr.:
304784/31
Clean Desk Set "Wide+T", Wiedervorlage nach Tagen u. Monaten
- Repräsentative Acrylbox
- Ideal für die Terminierung aller Dokumente
- Zettelwirtschaft ade!
- Wiedervorlage ohne Ordner
- Made in Germany
Übersichtliche und schnelle Organisation für Ihre Dokumente. Wiervorlage-Ordner ade!Die Mappen sind immer griffbereit, robust und wiederverwendbar. Ist der Vorgang erledigt, kann der Begriff gelöscht und die Mappe neu verwendet werden. Die Box aus Acrylglas zur freien Aufstellung ist ein besonders edler Blickfang und fasst mit 15 cm Tiefe extra viele Dokumente inkl. der Terminstation. Durch die Wiedervorlage steht jedes Dokument auf dem richtigen Bearbeitungsdatum und kann trotzdem unabhängig davon gefunden werden.
Set bestehend aus:-1 repräsentative Ordnungsbox aus Acrylglas 30 47 84 (362 x 225 x 155 mm (B x H x T))-4 Aktionsmappen klar, mit Läufer weiß 12 40 90/00, wiederverwendbar-4 Aktionsmappen klar, mit Läufer gelb 12 40 90/01, wiederverwendbar-4 Aktionsmappen klar, mit Läufer rot 12 40 90/02, wiederverwendbar-4 Aktionsmappen klar, mit Läufer blau 12 40 90/03, wiederverwendbar-4 Aktionsmappen klar, mit Läufer orange 12 40 90/04, wiederverwendbar-1 Allstoffschreiber 90 00 20
-1 Löschset 90 00 33-1 Leitkarten-Set 39 40 11 zur Wiedervorlage nach Tagen und Monaten-inkl. Anleitung
Prod.-Nr.:
304484/31
Clean Desk Set "Small+T", Wiedervorlage nach Tagen/Monaten
- Repräsentative Acrylbox
- Ideal für die Terminierung aller Dokumente
- Zettelwirtschaft ade!
- Wiedervorlage ohne Ordner
- Made in Germany
Wiedervorlageordner sollten der Vergangenheit angehören!
Das Clean Desk Set "Small+T" von MAPPEI bietet Ihnen eine übersichtliche und schnelle Organisation für Ihre Dokumente. Dank der robusten und wiederverwendbaren Mappen haben Sie Ihre Unterlagen stets griffbereit. Die Wiedervorlage sorgt dafür, dass jedes Dokument auf dem richtigen Bearbeitungsdatum steht und trotzdem jederzeit einfach gefunden werden kann. Die repräsentative Ordnungsbox aus Acrylglas ist zudem ein edler Blickfang auf Ihrem Schreibtisch.
Bringen Sie mit dem Clean Desk Set "Small+T" von MAPPEI Ordnung in Ihr Büro! Dieses Set bietet Ihnen alles, was Sie für eine effiziente Dokumentenorganisation benötigen. Die Mappen sind nicht nur robust und wiederverwendbar, sondern dank des Wiedervorlage-Systems haben Sie Ihre Dokumente immer genau dann zur Hand, wenn Sie sie brauchen. Nie wieder den Überblick verlieren – mit diesem Set behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Unterlagen. Die repräsentative Ordnungsbox aus Acrylglas verleiht Ihrem Arbeitsplatz zudem eine moderne und professionelle Note. Starten Sie jetzt mit dem Clean Desk Set "Small+T" und erleben Sie, wie einfach und effizient Dokumentenorganisation sein kann!
- Repräsentative Ordnungsbox aus Acrylglas 30 44 84
- 3 Aktionsmappen klar, mit Läufer weiß 12 40 90/00
- 3 Aktionsmappen klar, mit Läufer gelb 12 40 90/01
- 3 Aktionsmappen klar, mit Läufer rot 12 40 90/02
- 3 Aktionsmappen klar, mit Läufer blau 12 40 90/03
- 1 Allstoffschreiber 90 00 20
- 1 Leitkarten-Set 39 40 11, mit Leitkarten in orange, zur Wiedervorlage nach Tagen und Monaten
- Anleitung
Prod.-Nr.:
304488/31
Clean Desk Set "Small+T", Wiedervorlage nach Tagen/Monaten
- Ideal für die Terminierung aller Dokumente
- Zettelwirtschaft ade!
- Wiedervorlage ohne Ordner
- Made in Germany
Bringen Sie mit dem Clean Desk Set „Small+T“ von MAPPEI Ordnung in Ihr Büro! Dieses Set bietet Ihnen alles, was Sie für eine effiziente Dokumentenorganisation benötigen. Die Mappen sind nicht nur robust und wiederverwendbar, sondern dank des Wiedervorlage-Systems haben Sie Ihre Dokumente immer genau dann zur Hand, wenn Sie sie brauchen. Nie wieder den Überblick verlieren – mit diesem Set behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Unterlagen. Starten Sie jetzt mit dem Clean Desk Set „Small+T“ und erleben Sie, wie einfach und effizient Dokumentenorganisation sein kann!
Set bestehend aus:
-1 Ordnungsbox 30 44 88-3 Aktionsmappen 12 40 90/00 weiß-3 Aktionsmappen 12 40 90/01 gelb-3 Aktionsmappen 12 40 90/02 rot-3 Aktionsmappen 12 40 90/03 blau-1 Allstoffschreiber 90 00 20-1 Leitkarten-Set 39 40 11 orange-1 Anleitung zur MAPPEI Methode