Das TABCOLOR®-System
Große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren
Farbige Ordnung gemäß Ihren individuellen Ordnungskriterien.
Menschen nehmen Farben sehr viel schneller und einfacher wahr als Buchstaben oder
Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-System entwickelt. Das System basiert
auf dem Zusammenspiel von Farben in Kombination mit Buchstaben und Zahlen.
Die Farbcodierung des TABCOLOR-Systems richtet sich nach Ihren individuellen
Ordnungskriterien. Es gibt verschiedene Möglichkeiten Akten zu organisieren:
alphabetisch, numerisch oder alphanumerisch. Die Gestaltung der TABCOLOR-Etiketten
kann alle drei Organisationskritierien abbilden. Zusätzlich lassen sich die codierten
Informationen in Langschrift auf dem Etikett integrieren.
TABCOLOR ist eine platzsparende laterale Ablageform, bei der der Aktenzugriff von
der Seite bzw. von vorn erfolgt. Jede Ordnungsmappe ist seitlich durch ein Etikett mit
eindeutiger Farbcodierung gekennzeichnet. Auf diese Weise entstehen bei großen
Aktenmengen Farbblöcke, die der Orientierung dienen. Über den jeweiligen Einzelcode
und die zusätzliche Beschriftung lassen sich die Vorgänge einfacher finden oder ablegen.
Das erhöht den Überblick und minimiert die Suchzeiten.
Unschlagbare TABCOLOR-Vorteile
- leicht erfassbare Farblogik für besten Überblick
- geringe Suchzeiten und schneller Zugriff auf Vorgänge
- platzsparende Lateral-Ablage
- zeitsparende Loseblatt-Ablage
- leicht erlernbares Ordnungssystem
- vereinfachte Vertretungssituationen
Etiketten-Beispiel für Patientenakten
Nebenstehendes Beispiel zeigt, wie die konkrete Gestaltung eines TABCOLOR-Etiketts für
Patientenakten im Krankenhaus aussehen kann. Das Codierungsetikett besteht aus Ziffern
und einem Buchstaben mit fest zugeordneten Farbfeldern.
Hauptkriterium für die farbige Aktenorganisation sind hier das Geburtsdatum (14. März)
und das Initital des Nachnamens (M), um den Patienten sicher zu identifizieren. Zusätzlich
sind alle codierten Informationen in Langschrift aufgedruckt. Auf dem TABCOLOR-Etikett
sind das Geburtsdatum, der Vor- und Nachname des Patienten, die Aufnahmenummer
sowie ein Barcode integriert. Der Barcode schafft die Voraussetzungen für eine eventuelle
spätere Digitalisierung der Akte bzw. eine Erfassung der Akte im EDV-System. Mit der
DocuFind-Software ist eine sichere Aktenverwaltung und -verfolgung möglich.
Individuelle Beratung = maßgeschneiderte Lösungen
Sie möchten effizienter arbeiten, Suchzeiten minimieren und mehr Platz in Ihrem Büro, in Ihrer Abteilung und in Ihrem Archiv schaffen? Wir finden mit Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen. Nutzen Sie unsere kostenlose Erstberatung – in Ihrem Unternehmen, direkt am Ort des Geschehens!
Das System für Sicherheit und geringe Suchzeiten
Das TABCOLOR-System sichert jederzeit einen leichten Zugriff auf benötigte Informationen. Das farbgestützte Ordnungsprinzip lässt sich visuell leicht erfassen und schafft bestmögliche Übersicht. Dadurch bleiben die Suchzeiten sehr gering. Alle Codierungsetiketten bestehen aus Ziffern und/oder Buchstaben mit fest zugeordneten Farbfeldern. Organisiert man seine Akten z. B. nach den ersten drei Buchstaben eines Namens, so entstehen zusammenhängende Farbblöcke. Einzelne Vorgänge lassen sich anhand farbiger Kriterien viel leichter erkennen. Finden statt Suchen – TABCOLOR macht es möglich.
Falschablagen fallen sofort auf
Dank des farbigen TABCOLOR-Systems fallen auch falsch abgelegte Mappen dem Anwender sofort ins Auge. Kehrt ein Vorgang versehentlich mal nicht an den richtigen Standort zurück, so ist bzw. bleibt dieser keineswegs verschwunden. Durch die Farbcodierung und Anordnung der einzelnen Ordnungsmappen ergeben sich im Regal logische Farbblöcke. Wird diese Ordnung durch eine Falschablage unterbrochen (s. Foto), dann ist dies sofort sichtbar. Die einheitliche TABCOLOR-Organisation erleichtert hierdurch auch jede Vertretungssituation.
Optimale Raumausnutzung
Mit TABCOLOR haben Sie nicht nur alle Akten direkt im Überblick, sondern optimieren
gleichzeitig auch die Nutzung vorhandener Räumlichkeiten für Ihr Archiv bzw. Ihre Ablage.
Das TABCOLOR-System ist eine laterale Ablageform. Durch die seitliche Markierung und
den seitlichen Zugriff auf die TABCOLOR-Mappen können Sie sogar eine Ablagefläche
bis zu einer Höhe von mehr als zwei Metern nutzen – also bis zu acht Registraturreihen
übereinander. Der Zugriff auf die Akten ist in der Regel ohne Leiter und bequem aus dem
Stand heraus möglich.
Gegenüber anderen Systemen besticht TABCOLOR insbesondere mit dem Vorteil der
optimalen Raumausnutzung: Bei einem Schubladensystem sind meist nur vier Registraturreihen
übereinander nutzbar. Mit TABCOLOR können Sie im Vergleich dazu mehr als
doppelt so viele Vorgänge unterbringen.
Überall platzsparend
Durch das spezielle Format der TABCOLOR-Mappen können Sie Ihre Raumkapazitäten
in Büromöbeln und im Archiv optimal nutzen.
In Schränken, Regalen und Rollregalanlagen oder im Paternoster – überall lassen sich
TABCOLOR-Mappen platzsparend unterbringen.
TABCOLOR-Etiketten
Die Daten für die Farbcodierung Ihrer TABCOLOR-Mappen können Sie direkt über Ihr
EDV-System generieren. Hierzu benötigen Sie eine Datenbank, aus der Sie die entsprechenden
Daten filtern, um die Etiketten zu erzeugen und zu drucken.
Anfertigung von Ihnen oder direkt von MAPPEI – Sie haben die Wahl! Ihre Etiketten können
Sie mit der TABCOLOR-PRINT-Software selbst erstellen. Auf Wunsch fertigt MAPPEI Ihre
Etiketten auch direkt. Sie erhalten dann arbeitsfertige, mit Etiketten beklebte Mappen, in die
Sie Ihre Unterlagen einfach nur noch einsortieren.
Produkte für individuelle Lösungen
MAPPEI hat die ideale Lösung für Ihre speziellen Anforderungen. Ganz gleich, ob der Vorgang
dünn oder dick ist, später erweiterbar sein soll, mit oder ohne Unterteilungen (z. B. Registern)
organisiert wird, mit Heftungen oder Klarsichttaschen ergänzt werden soll.
In unserem breiten Produktprogramm finden Sie immer die passende TABCOLOR-Mappe für
Ihre individuelle Lösung! Profitieren Sie von den Vorteilen des TABCOLOR-Systems mit dem
clever aufeinander abgestimmten Zubehör: Leitkarten, diverse vorgefertigte Etiketten (z. B.
Ziffern-, Buchstaben-, Klassifizierungs-, Monats-, Jahres- und Farbcodierungsetiketten) und
verschiedenen Ordnungsboxen.
Im Regal oder auf dem Schreibtisch? Für die perfekte Lagerung Ihrer TABCOLOR-Mappen
empfehlen wir die robusten Lateralboxen, die Ihre Akten bestens stabilisieren. Dafür sorgen
die Bodenrillen in den Boxen, die ein Durchrutschen oder Kippen der Akten verhindern.
Es entsteht sofort ein aufgeräumtes Gesamtbild. Durch den besseren Überblick haben Sie
benötigte Vorgänge schnell zur Hand.
Zeitersparnis durch das TABCOLOR®-System
Zeitgewinn
bis zu 50 Prozent im Bereich Dokumentation und Verwaltung
Zeitbedarf
in Minuten bei 300 Vorgängen mit je 5 Dokumenten,
Anlegen, Ablegen, 1.200 Zugriffen, 75 Rückgriffen
Rund 180 Stunden Zeitersparnis im Jahr.
Anteile der Tagesarbeitszeit bei
8 Stunden täglich (480 Minuten)
* Durchschnittswert bei der Umstellung einer typischen
Arbeitsplatzorganisation auf das MAPPEI-System
Anlegen eines Ordnungsmittels
Das Anlegen eines Ordnungsmittels beinhaltet die einzelnen Tätigkeiten von
der Aufnahme bis zur Beschriftung und Kennzeichnung. Bei der Anlage wird
noch kein Vorgang/Dokument abgelegt.
Zugriff auf einen bestehenden Vorgang
Unter Zugriff auf einen bestehenden Vorgang wird das Hinzufügen und somit
ggf. das Abheften von weiteren Dokumenten zu einem Vorgang verstanden.
Rückgriff auf einen bestehenden Vorgang
Mit dem Rückgriff ist der Arbeitsablauf gemeint, der dafür notwendig ist, an
ein bestimmtes Dokument eines Vorgangs zu gelangen. Es findet hier kein Abheften
statt, sondern nur eine Informationsaufnahme.
Ablage eines Vorgangs
Bei der Ablage eines Vorgangs werden 2 Varianten betrachtet.
1. Ablage in neu anzulegenden Ordnungsmitteln
Wird im Rahmen der Nutzung von Ordnungsmitteln für einen neuen Vorgang
auch eine neue Mappe bzw. ein neuer Ordner angelegt, so entfällt
das Aufnehmen einer vorhandenen Mappe oder eines vorhandenen
Ordners. Daher muss diese Konstellation separat betrachtet werden.
2. Ablage in vorhandenen Ordnungsmitteln
Besteht bei der Ablage für den abzulegenden Vorgang bereits ein
Ordnungsmittel, so muss dieses vor der Ablage zunächst gesucht und aufgenommen
werden.
Raumgewinn durch TABCOLOR®: bis zu 40 Prozent!
