TABCOLOR – Große Aktenmengen sicher organisieren

Immer alles im Blick und alles im Griff

Große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren

TABCOLOR ist ein Dokumentenmanagement-System, mit dem Sie große Aktenmengen platzsparend und sicher organisieren können. Es handelt sich um eine laterale Ablage, bei der die Etiketten seitlich an den Ordnungsmappen angebracht sind. D. h. anders als bei der MAPPEI-Methode erfolgt hierbei der Zugriff auf die Ordnungsmappen nicht von oben sondern seitlich. Hierdurch ist eine optimale Raumausnutzung bei großen Aktenmengen gewährleistet, die insbesondere in Archiven wichtig ist.

Farbige Ordnung gemäß Ihren individuellen Ordnungskriterien

Farben sind von Menschen viel schneller und einfacher wahrnehmbar als Buchstaben oder Zahlen. Aus diesem Grund wurde das TABCOLOR-System entwickelt. Es basiert auf dem Zusammenspiel von Farben, Buchstaben und Zahlen. Dabei richtet sich die Farbcodierung selbstverständlich nach Ihren individuellen Ordnungskriterien.

Die Gestaltung der Etiketten und somit der gesamten Organisation erfolgt in alphabetischer, numerischer oder alphanumerischer Form und Logik (u. a. ist auch eine Organisation anhand des Geburtsdatums, z. B. von Patienten im Krankenhaus möglich). Die codierten Informationen werden auf dem Etikett zusätzlich in Langschrift aufgedruckt.

Mit TABCOLOR haben Sie all Ihre Dokumente immer im Überblick. Die Farbblöcke dienen dabei der groben Orientierung, und mittels der Einzelcodes lässt sich der zu bearbeitende Vorgang sofort finden oder ablegen. Durch diese deutlich sichtbare Kennzeichnung jeder TABCOLOR-Mappe werden die Suchzeiten minimiert. Hierin besteht ein großer Vorteil im Vergleich zum Aufwand im Bereich der Aktenorganisation mit Ordnern und Hängemappen.

Alle Akten im Blick und Zugriff bei optimaler Raumausnutzung

Durch die seitliche Markierung und Zugänglichkeit der TABCOLOR-Mappen lässt sich die Fläche bis zu einer Höhe von mehr als 2 Metern zur Ablage nutzen – das entspricht bis zu 8 Registraturreihen übereinander. In der Regel ist selbst hierbei keine Leiter für den Zugriff erforderlich.

Anwender profitieren von vielen Vorteilen gegenüber anderen Systemen: eine optimale Raumausnutzung, mit der sich mehr als doppelt so viele Vorgänge unterbringen lassen wie bei einem Schubladensystem, bei dem nur 4 oder 5 Registraturreihen übereinander möglich sind. Durch die einfache und einheitliche TABCOLOR-Organisation wird die Arbeit mit den Akten auch für abteilungsfremde Mitarbeiter oder Stellvertreter enorm erleichtert.

Das System für geringe Suchzeiten und Vermeidung von Fehlablagen

TABCOLOR bietet Sicherheit durch leichten Zugriff auf alle Informationen zu jeder Zeit. Aufgrund der leichten visuellen Erfassung des Ordnungsprinzips und der Übersichtlichkeit sind die Suchzeiten sehr gering.

Alle Etiketten bestehen aus Ziffern und/oder Buchstaben mit zugeordneten Farbfeldern. Hierdurch entstehen Farbblöcke, z.B. bei der Organisation nach den ersten drei Buchstaben eines Namens. Diese in der Ablage deutlich erkennbaren und logischen Farbreihen verhindern Fehlablagen. Eine falsche abgestellte Ordnungsmappe fällt dem Anwender direkt ins Auge.

OUT-Mappen – ein klares Signal für entnommene Mappen

Ordnungsmappen mit der Aufschrift "OUT" kennzeichnen die Position von in Bearbeitung befindlichen Akten (aus der Ablage oder dem Archiv entnommenen Vorgängen). Mit Hilfe der OUT-Mappen behält jeder Mitarbeiter einen Überblick über fehlende Mappen. Der Name des Mitarbeiters, der die Akte entnommen hat, und das Datum der Entnahme können in einem Einsteckfach in der OUT-Mappe (z. B. durch einen Entnahmebeleg) vermerkt werden, so dass auch der Aufenthaltsort sofort ersichtlich ist. Die OUT-Mappen sind zusätzlich mit einem transparenten Steckfach für zwischenzeitlich hinzukommende Dokumenten versehen. Umständliche Vor- bzw. Zwischenablagen sind somit nicht erforderlich.