Gewinnen Sie mehr Übersicht im Archiv
Aktenarchivierung – Organisation im Archiv
Auch wenn wir Zeiten des "papierreduzierten Arbeitens" entgegen gehen – in Unternehmen und Verwaltungen entstehen täglich neue Vorgänge – und zwar nach wie vor meist auch in Papierform. Ein Archiv muss daher noch immer große Mengen an Schriftgut aufnehmen. Mit der bewährten MAPPEI-Methode organisieren Sie Ihr Aktenarchiv wirtschaftlicher, raumsparender und anwenderfreundlicher!
Bereits zu Beginn der aktiven Bearbeitung Ihrer Dokumente empfiehlt sich, eine klare Aktenordnung nach der MAPPEI-Methode zu schaffen. Von dieser einmal geschaffenen Ordnung profitieren Sie auch im Archiv. Ihre Dokumente bleiben immer in den gekennzeichneten Ordnungsmappen. Sie müssen die Unterlagen später zur Archivierung auch nicht mehr zeitaufwendig umsortieren. So erhalten Sie die perfekte Übersicht.
Mit der MAPPEI-Methode funktioniert die Archivierung sehr einfach und schnell. Systembrüche gibt es hierbei keine. Ein konkreter Vorgang soll archiviert werden? Nehmen Sie die betreffende Ordnungsmappe einfach aus Ihrer aktuellen Ablage und stellen diese in eine Archivschachtel. Und zwar so wie sie ist – also die komplette Mappe mit Inhalt und entsprechender Kennzeichnung. So profitieren Sie dauerhaft von der einmal geschaffenen Ordnung. Die Dokumente befinden sich während der gesamten Nutzung in derselben Mappe, die wiederum ab der Vorgangsentstehung über alle Bearbeitungsphasen bis hin zur Lagerung im Archiv mit demselben Reiter gekennzeichnet ist.
Den Rücken der Archivschachtel beschriften Sie entsprechend des Inhalts. Ebenfalls sollten Sie hierauf das Datum einer möglichen Vernichtung notieren. Berücksichtigen Sie dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie betriebsinterne Anforderungen.
Durch diese Arbeitsweise können Sie Ihr Archiv rollierend gestalten. Jedes Jahr entsorgen Sie bequem die Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Damit schaffen Sie immer wieder Platz für neu zu archivierende Unterlagen.
Durch die Unterteilung in einzelne Vorgänge und deren durchgängige Organisation bleiben Sie auch im Archiv flexibel. Bei Bedarf sind die Mappen ganz einfach wieder in die aktuelle Ablage am Arbeitsplatz oder Wiedervorlage integrierbar. Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile und archivieren Sie nach der MAPPEI-Methode.
Sie streben eine optimierte und effiziente Organisation Ihres Archivs an? Das erreichen Sie sowohl durch Anwendung der MAPPEI-Methode als auch durch Nutzung des speziell für sehr große Aktenmengen konzipierten TABCOLOR-Systems.
Bei der Frage, welches System für Sie und Ihr Archiv die passende Lösung bietet, unterstützt Sie gern Ihr Organisationsberater. Er hilft Ihnen bei Bedarf auch bei der Auswahl von Platz sparenden Archivmöbeln oder Regalanlagen, die auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten sind.
Gewinnen Sie wertvollen Raum, finden Sie Akten, erkennen und vermeiden Sie Fehlablagen!
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